Everhour relie le temps d'agence, la facturation et l'émission de factures, tandis que les accords clients définissent toujours les détails de facture qui comptent.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'agence marketing transforme le travail de campagne en un document de facturation prêt pour le client. La tâche pratique consiste à lister la période de service, le client, le projet ou la marque, le numéro de facture, les conditions de paiement et le travail facturé. Les lignes courantes incluent la stratégie, la création, les médias, l'expérience client, la technologie ou les données, et la gestion de projet. La facture doit rendre le modèle de facturation clair avant que le client ne demande des justificatifs.
La facturation d'agence est généralement pilotée par le contrat. Une mission au projet, une provision mensuelle, une relation AOR, une commission média ou un engagement à taux horaire produit une forme de facture différente. Une provision de février peut afficher une seule ligne mensuelle, tandis qu'une campagne de lancement peut séparer la conception créative, la production de landing page, la configuration des médias payants et la gestion de compte. Les coûts remboursables, acomptes, pénalités de retard et délais de paiement ne doivent figurer sur la facture que lorsque l'accord ou l'énoncé des travaux les prend en charge.
Commencez par les bases commerciales : nom légal de l'agence, nom du client, contact de facturation, date de facture, numéro de facture, date d'échéance de paiement, période de service, référence du projet et instructions de paiement. Ajoutez des lignes qui correspondent au périmètre plutôt qu'à un raccourci interne. Un client doit comprendre « Production créative paid social, campagne de mars, 18 heures facturables à 150 $ par heure » sans ouvrir un plan de projet séparé.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral de facture prescrit unique, et les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. La taxe de vente et d'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, du service ou du produit vendu, et du lieu de vente. Les services marketing peuvent être traités différemment selon l'État, donc la ligne de taxe de la facture doit suivre la position d'enregistrement de l'agence et la transaction client spécifique.
Les factures de provision et d'AOR ont besoin de limites nettes. Indiquez la période de facturation, les services couverts et tout travail exclu qui nécessite une approbation séparée. Si la provision inclut une allocation stratégique mensuelle mais que l'achat média, les dépenses de production ou les abonnements technologiques sont remboursables, séparez ces frais de la ligne de provision. Les factures mixtes deviennent plus difficiles à approuver lorsque les coûts répercutés ressemblent à des honoraires d'agence.
Les modèles cost-plus, à taux horaire et à commission média ont besoin de justificatifs parce que le rapprochement fait partie de la méthode de facturation. Gardez la ligne de facture concise, puis appuyez-la avec des relevés de temps, des détails de dépenses média ou des documents de coûts. Une erreur fréquente consiste à enfouir tout le travail d'agence sous « services marketing ». Cette formulation donne au client trop peu de contexte pour les responsables de budget, les équipes achats et les réviseurs financiers.
Un outil de facture gratuit suffit pour un projet ponctuel, une provision mensuelle simple ou un petit client qui n'a besoin que d'un PDF avec des conditions claires. Il fonctionne lorsque les données source existent déjà, que le modèle de facturation est simple et qu'aucun membre de l'équipe n'a besoin d'approuver la facture avant son envoi. Vous avez tout de même besoin de numéros de facture cohérents, de détails client exacts et de dossiers qui montrent les revenus et les dépenses.
Un workflow géré devient plus adapté lorsque le temps facturable, le travail non facturable, les dépenses, les provisions et les approbations client existent dans plusieurs projets. Les agences marketing ont besoin de temps facturable suivi par client et par projet pour alimenter les factures sans ressaisie. Everhour prend en charge ce workflow avec le statut de facturation des projets, des contrôles non facturables au niveau des tâches, des taux de tâche personnalisés, des exceptions de taux par membre, et des rapports pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les lignes courantes de facture d'agence marketing incluent la stratégie, la gestion de compte ou de projet, la création, les médias, l'expérience client, la technologie ou les données, et les services liés à la production. La meilleure structure de lignes suit l'accord client. Une facture de projet peut regrouper par livrable ou phase, tandis qu'une facture de provision peut regrouper par catégorie de service mensuelle et lister séparément les coûts répercutés approuvés.
Une seule facture peut inclure les deux lorsque l'accord l'autorise, mais les lignes doivent rester séparées. Placez la provision ou les honoraires d'agence sur une ligne, puis listez les dépenses média, les coûts de production, les frais logiciels ou les autres éléments remboursables comme des coûts répercutés distincts. Cela maintient les services générateurs de marge séparés des dépenses financées par le client.
Une facture d'agence marketing aux États-Unis n'a pas besoin de champ TVA ou GST parce que les États-Unis n'ont pas de régime national de facture TVA ou GST. La taxe de vente et d'utilisation est étatique et locale. Le traitement correct dépend du nexus, de la localisation du client, de la taxabilité du service et des règles spécifiques de l'État qui s'appliquent à la transaction.
Les modèles cost-plus, à taux horaire et à commission média changent le plus le format de la facture parce qu'ils ont généralement besoin de détails de rapprochement. La facturation à taux horaire a besoin de justificatifs de temps par rôle, personne, tâche ou projet. La facturation cost-plus a besoin de justificatifs de coûts. La facturation à commission média a besoin d'une relation claire entre les dépenses média et la commission facturée.
Les descriptions de services vagues ralentissent l'approbation. Un réviseur financier peut traiter « Gestion paid search de mars, Marque A, SOW 2026-03 approuvé, provision mensuelle » plus vite que « services marketing ». Ajoutez la période de service, le nom du projet ou de la campagne, la base de facturation et le numéro de référence approuvé lorsque le client utilise les achats ou les bons de commande.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation des projets, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables dans des projets facturables, d'appliquer des taux de tâche personnalisés et de définir des exceptions de taux par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les factures d'agence reflètent uniquement le travail que le client doit payer.
Suivez le travail facturable approuvé par client, projet, tâche et taux avant le jour de facturation. Everhour exclut le travail non facturable des frais client et donne aux agences des dossiers de facturation plus clairs.
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