Everhour donne aux équipes un suivi du temps contrôlé, tandis que les relevés américains doivent toujours contenir les heures quotidiennes et hebdomadaires complètes.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un outil de suivi du temps vous aide à enregistrer le travail par personne, date, projet, client et tâche, puis à examiner les totaux avant les décisions de paie, de facturation ou de budget. Pour les employeurs américains, la base est l'exactitude des relevés. La FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'impose pas un formulaire ou un système de suivi du temps spécifique.
Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les relevés doivent indiquer les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Cela fait des entrées quotidiennes et des totaux hebdomadaires la structure minimale utile. Un freelance ou une agence peut utiliser la même structure pour la facturation, même lorsque le droit de la paie n'est pas la principale raison du suivi.
La saisie manuelle fonctionne lorsque la journée de travail est prévisible et que la personne enregistre le temps peu après que le travail a été effectué. Les minuteurs fonctionnent mieux lorsque les personnes passent d'un client, d'un projet, d'un ticket ou d'une réunion à l'autre pendant la journée. Une configuration pratique permet aux utilisateurs de démarrer un minuteur, d'ajouter une correction manuelle et de laisser assez de notes pour qu'un responsable ou un client comprenne le travail.
Les champs principaux doivent rester simples : date, personne, projet, tâche, client, heure de début et de fin ou durée, statut facturable, taux et notes. Les champs de facturation et de paie américains utilisent normalement les dollars américains. Pour l'examen hebdomadaire, séparez le temps facturable du temps non facturable et conservez une semaine de travail fixe, puisque les heures supplémentaires FLSA pour les employés couverts non exemptés sont basées sur une semaine de travail de 168 heures.
Le temps reconstitué crée des relevés faibles. Une feuille de temps du vendredi remplie de mémoire omet généralement les petits changements de tâche, le travail administratif et les courts appels client. Ces lacunes faussent les budgets de projet et les factures. Elles rendent aussi l'examen de la paie plus difficile lorsque les relevés des employés couverts non exemptés doivent indiquer les heures quotidiennes travaillées et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Une deuxième erreur consiste à traiter les libellés de calendrier comme des règles de paie. La FLSA n'exige pas de prime d'heures supplémentaires uniquement pour le travail effectué le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos habituel. Les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal, sauf si une exemption s'applique.
Un total hebdomadaire ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un résumé rapide pour vos propres relevés, d'une courte mise à jour client ou d'un simple brouillon de facture. Conservez l'export ou la copie enregistrée avec la plage de dates, la personne, le projet et le total des heures. Les employeurs doivent aussi respecter les règles de conservation : les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains pendant au moins deux ans.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les responsables approuvent les entrées et que la paie ou la facturation dépend de ces approbations. Everhour Team Management prend en charge les règles de verrouillage, la correction du temps par l'administrateur, les limites personnelles de suivi, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet et les groupes d'équipe, afin que le temps suivi passe par un processus d'examen contrôlé au lieu de feuilles de calcul dispersées.
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Un relevé de temps utile commence par la personne, la date, le projet ou le client, la tâche et les heures travaillées. Les employeurs américains couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires doivent aussi disposer des heures quotidiennes travaillées et du total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les travailleurs non exemptés. Ajoutez le statut facturable, le taux et les notes lorsque les mêmes relevés servent à la facturation ou au reporting de projet.
La saisie manuelle est fiable lorsque les personnes enregistrent le temps rapidement et que les responsables examinent les totaux inhabituels. La reconstitution de fin de semaine affaiblit l'exactitude, car les changements de tâche, les courts appels et le travail administratif sont faciles à oublier. Une bonne politique fixe une échéance de soumission, exige un niveau de détail par tâche et limite les modifications tardives après approbation.
Séparez le temps facturable et non facturable lorsque les heures alimentent les factures, les rapports de rentabilité ou les budgets client. Le temps facturable justifie les frais facturés au client. Le temps non facturable explique le travail interne, les réunions, la formation et les frais généraux de projet. Les combiner masque le fait qu'un projet a consommé du temps qui ne peut pas être facturé.
Un outil peut totaliser les heures et signaler des seuils, mais les règles de paie exigent toujours une classification correcte des travailleurs, une configuration correcte de la semaine de travail et un examen de la juridiction. Selon la base fédérale de la FLSA, les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal.
Les données de temps des employés sont des informations personnelles. Les entreprises américaines qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses en vertu de la section 5 du FTC Act, et les orientations de la FTC indiquent aux entreprises de ne collecter que ce dont elles ont besoin, de le sécuriser et de s'en débarrasser en toute sécurité. Les entreprises couvertes en Californie doivent aussi tenir compte des obligations de la CCPA relatives aux données des employés.
Everhour Team Management donne aux responsables un workflow d'approbation, des règles de verrouillage, la correction du temps par l'administrateur, des limites personnelles de suivi, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet et les groupes d'équipe. Ces contrôles aident les équipes à examiner le temps soumis avant que la paie, la facturation ou le reporting n'utilisent les relevés.
Passez de totaux hebdomadaires libres à des relevés d'équipe approuvés. Everhour donne aux responsables des règles de verrouillage, des corrections, des limites, la capacité, des rôles, des affectations et un workflow d'approbation pour des opérations de temps plus propres.
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