Un journal PDF enregistre le temps après coup ; Everhour capture les heures de tâche au fil du travail pour une facturation plus claire.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
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Un journal PDF des heures facturables vous aide à répondre à une question pratique : quel montant de travail client approuvé doit être facturé pour une période, un dossier ou un projet défini. Le calcul commence par les saisies de temps facturable, exclut le travail non facturable, applique le bon taux horaire et produit un montant de facture avant taxes en dollars américains.
Le format PDF est préférable pour un enregistrement fixe, pas pour une modification en direct. Utilisez-le lorsque vous avez besoin d'une feuille de temps signée, d'une pièce jointe pour le client ou d'une archive claire des saisies qui ont déjà été examinées. Si le journal change encore, conservez la source modifiable séparément et générez le PDF uniquement après approbation.
Chaque ligne doit indiquer la date, le client ou le projet, la description de la tâche, le collaborateur, le statut facturable, les heures, le taux et le montant. Le contrôle clé est l'indicateur facturable. La planification interne, le nettoyage administratif, la formation et les reprises exclues par accord doivent rester visibles, mais elles ne doivent pas augmenter le total présenté au client.
Ne combinez pas différents taux dans un seul total d'heures avant de multiplier. Un consultant senior, un analyste junior et un taux de tâche fixe nécessitent des lignes séparées ou des sous-totaux séparés. Gardez également les réductions de facturation séparées du temps brut capturé. Le temps travaillé explique l'effort ; le temps facturé explique le montant que le client est invité à payer.
La formule de base est simple : le montant facturable est égal aux heures facturables approuvées multipliées par le taux horaire applicable. Si l'accord client utilise des tranches de facturation, arrondissez chaque saisie conformément à cet accord avant de totaliser. Ensuite, calculez le sous-total par taux, additionnez les sous-totaux et appliquez toute réduction de facturation approuvée avant les taxes ou les conditions de paiement.
Par exemple, un journal de livraison client comprend 14 heures de conseil approuvées à 210 $ par heure et 23 heures de configuration approuvées à 130 $ par heure. Le sous-total du conseil est de 2 940 $, et le sous-total de la configuration est de 2 990 $. Le montant facturable avant taxes est de 5 930 $. Toute donnée de taxe d'État ou locale intervient après ce total de service lorsque le service est taxable.
Un journal PDF suffit lorsque la mission est petite, que la structure des taux est simple et que les saisies sont déjà approuvées. Un freelance qui envoie une facture mensuelle peut utiliser un PDF comme fichier justificatif final, surtout lorsque le client a seulement besoin des dates, descriptions, heures, taux et du montant total.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les taux varient selon le projet ou la tâche, que les approbations comptent ou que les factures doivent être générées à partir de saisies approuvées. Everhour Time Tracking prend en charge les minuteurs en direct, les saisies manuelles, les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur afin que l'enregistrement de facturation final parte de données de temps contrôlées plutôt que d'un PDF reconstitué.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Incluez la date, le client, le projet ou le dossier, la description de la tâche, la personne, le statut facturable, les heures, le taux horaire et le montant de ligne. Ajoutez des notes pour les réductions de facturation ou le temps exclu lorsqu'ils affectent le total facturé. Un journal PDF doit montrer suffisamment de détails pour que le client puisse retracer le total de la facture sans exposer du travail interne sans rapport.
Incluez le temps non facturable uniquement lorsqu'il aide à expliquer l'effort du projet ou la revue interne. Gardez-le clairement libellé et en dehors du sous-total de la facture. Mélanger les heures non facturables dans le total facturé est une erreur courante, car le journal peut sembler complet alors que le montant facturé est trop élevé.
Affichez le taux utilisé pour chaque ligne ou sous-total facturable. Si différentes personnes, tâches ou phases utilisent différents taux, séparez-les avant de multiplier les heures par le taux. Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de son exception limitée à faible coût.
Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux unique national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des collectivités locales, et certains services peuvent ne pas être taxés. Calculez d'abord le sous-total du service facturable, puis ajoutez une donnée de taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable.
Générez le PDF après que les saisies ont été examinées, arrondies conformément à l'accord client et approuvées pour la facturation. Si vous créez le PDF trop tôt, des modifications ultérieures peuvent faire diverger la facture et le fichier justificatif. Conservez le journal modifiable comme fichier de travail et traitez le PDF comme l'enregistrement final de facturation.
Everhour Time Tracking capture les heures de tâche et de projet via des minuteurs en direct ou des saisies manuelles, y compris dans les outils de gestion de projet pris en charge tels qu'Asana, ClickUp, Jira, GitHub et Trello. Les administrateurs peuvent utiliser les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur avant que le temps n'alimente les feuilles de temps, les rapports, la budgétisation, la facturation ou la revue de la paie.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux et des saisies facturables, et exclut le travail non facturable. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons, avec le statut de facture synchronisé dans Everhour.
Suivez les heures approuvées avant la création du PDF. Everhour capture le temps de tâche, prend en charge les approbations et les périodes verrouillées, et donne aux équipes des enregistrements de facturation plus clairs dès le départ.
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