Everhour prend en charge les workflows de facturation horaire avec des budgets et des contrôles du temps facturable, tandis que le calcul commence toujours par les heures et les taux approuvés.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
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Un calcul de facturation horaire répond à la question du montant qu'un client doit pour du travail facturable approuvé avant que le statut de paiement ne soit pris en compte. Les entrées principales sont les heures facturables, le taux horaire, l'incrément de facturation, les réductions ou ajustements, et toute entrée fiscale propre à la juridiction lorsque le service est taxable. Aux États-Unis, les totaux sont normalement indiqués en dollars américains.
Le résultat compte avant d'envoyer une facture, d'examiner le solde d'une provision ou de comparer les revenus attendus au travail réel. Il sépare également la valeur facturée au client du temps total travaillé. Les appels internes, le travail administratif, les corrections et les tâches non facturables peuvent figurer dans vos registres sans augmenter le montant facturé au client.
Commencez par l'accord de facturation. Définissez quelles tâches sont facturables, quel taux s'applique et comment le temps est arrondi. Les incréments courants incluent 0,1 heure pour une facturation par tranches de six minutes et 0,25 heure pour une facturation par tranches de quinze minutes. L'arrondi doit être appliqué de façon cohérente aux entrées de temps avant la multiplication par le taux, et non ajusté de manière informelle au niveau du total de la facture.
Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût prévue par la règle. Pour les autres entreprises de services horaires, la même discipline évite les litiges : le client doit voir le taux, le périmètre facturable, la période de facturation et les conditions de paiement avant le début du travail.
La formule de base est heures facturables × taux horaire = montant facturable. Pour un travail mixte, calculez chaque groupe de taux séparément, puis additionnez les sous-totaux. Par exemple, 42 heures de mise en œuvre approuvées à 135 $ par heure égalent 5 670 $, et 16 heures de revue approuvées à 95 $ par heure égalent 1 520 $. La valeur de la facture avant taxes est de 7 190 $.
Le traitement fiscal aux États-Unis relève des États et des autorités locales, et non d'une TVA/GST fédérale unique ou d'un taux national de taxe sur les ventes. Certains services ne sont pas taxés ; les services taxables nécessitent l'entrée correcte propre à la juridiction. Par exemple, la gross receipts tax du Nouveau-Mexique inclut l'exécution de services au Nouveau-Mexique, avec des taux combinés de 5,125 % à 8,6875 % selon l'emplacement de l'entreprise.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez une petite facture simple : un client, un taux, du temps approuvé, aucune déduction sur provision et aucun besoin de comparer le travail à un budget. Une feuille de calcul ou une calculatrice peut confirmer le montant avant l'envoi de la facture.
Un workflow géré est préférable lorsque la facturation horaire se répète. Vous avez besoin d'une saisie du temps durable, d'indicateurs facturable et non facturable, d'approbations, de budgets de projet et d'un relais vers la facturation. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets en temps et en argent, les périodes budgétaires récurrentes, les seuils d'alerte, la protection budgétaire, les contrôles d'inclusion des dépenses et plusieurs méthodes de facturation pour le travail client continu.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La formule de base consiste à multiplier les heures facturables approuvées par le taux horaire convenu. Si plusieurs taux s'appliquent, calculez chaque catégorie de taux séparément et additionnez les sous-totaux. Appliquez l'arrondi conformément à l'accord de facturation avant l'étape de multiplication, puis ajoutez les taxes propres à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable.
Arrondissez chaque entrée de temps selon l'incrément de facturation convenu avant de totaliser la facture, sauf si le contrat prévoit une autre méthode. Arrondir uniquement le total mensuel final modifie le résultat lorsque de nombreuses petites entrées sont concernées. Utilisez le même incrément pour toute la période de facturation afin que la facture soit cohérente et vérifiable.
Le travail non facturable doit rester en dehors du montant facturé au client, mais il peut rester dans les registres internes. Le garder visible vous aide à comparer l'effort total avec la valeur facturée. La facture destinée au client doit présenter le travail facturable, les taux et les ajustements assez clairement pour justifier le montant final.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des autorités locales, et les taux varient selon la juridiction et le type de service. Utilisez une entrée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable.
Pour les factures fournisseurs des agences fédérales, les règles de Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions d'escompte acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte. Pour les factures payées avec moins de 31 jours de retard, le Treasury utilise un intérêt quotidien simple avec le principal, le taux annuel et les jours de retard.
Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent au fur et à mesure que le travail est enregistré, avec des périodes récurrentes pour les provisions continues et des alertes budgétaires à 75 %, 90 % et 100 % ou à des seuils personnalisés. La protection budgétaire peut arrêter les minuteurs et empêcher tout enregistrement supplémentaire après le dépassement d'un budget.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures à l'aide des taux de projet ou de membre tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Définissez les budgets avant le début du travail et suivez le temps facturable approuvé par rapport à ces budgets. Everhour fournit aux équipes des alertes budgétaires, des périodes budgétaires récurrentes et des contrôles de facturation pour une facturation horaire plus propre.
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