Everhour facilite la saisie du temps facturable, tandis qu'un total simple dépend toujours des heures, des taux et des règles d'arrondi.
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Un calcul simple des heures facturables répond à une question pratique : quelle quantité de travail facturable au client est prête à être facturée avant taxes, remises, dépenses, réductions ou délais d'encaissement. Les données de base sont les heures facturables approuvées, le taux de facturation et l'incrément de facturation utilisé par la mission. Si le travail est réparti entre des personnes, des tâches ou des phases, chaque ligne doit avoir ses propres heures et son propre taux avant d'additionner les totaux.
Le résultat est normalement un sous-total de facture en USD pour un travail aux États-Unis, car les pièces et la monnaie américaines, y compris les billets de la Réserve fédérale, ont cours légal pour les dettes, les charges publiques, les taxes et les droits. Ce sous-total n'est pas automatiquement l'argent encaissé. La réalisation, les encaissements et le calendrier de paiement sont des contrôles distincts qui expliquent pourquoi le temps travaillé, le temps facturable, le temps facturé et le revenu payé peuvent différer.
Utilisez cette formule pour chaque ligne de facturation : heures facturables arrondies × taux de facturation = montant facturable. Additionnez ensuite toutes les lignes. Par exemple, un projet d'analyse client comporte 34 heures de modélisation approuvées à 135 $ par heure et 12 heures de coordination approuvées à 90 $ par heure. La ligne de modélisation est de 4 590 $, la ligne de coordination est de 1 080 $, et le total facturable avant taxes est de 5 670 $.
L'arrondi intervient avant la multiplication lorsque votre accord utilise un incrément de facturation. Si le temps est facturé par incréments de 0,1 heure, une saisie de 14 minutes devient 0,3 heure ; s'il est facturé par incréments de 15 minutes, elle devient 0,25 heure. Appliquez la même méthode d'arrondi de façon cohérente à chaque saisie couverte par la même politique ou le même contrat. N'arrondissez pas le total final de la facture comme raccourci pour des règles de facturation au niveau des saisies.
La version simple fonctionne mieux lorsque vous n'avez besoin que des données fiables minimales : plage de dates, heures facturables, taux et statut de facturation. Une vérification rapide vaut mieux qu'un flux de facturation complet lorsque vous estimez une facture provisoire, examinez un petit projet ou vérifiez si le budget d'un client est presque utilisé. Le calcul reste clair lorsque chaque tâche non facturable est exclue avant la création du sous-total.
L'erreur courante consiste à mélanger les heures travaillées avec les heures facturables. Les réunions internes, le travail administratif, la formation ou les réductions peuvent figurer dans les dossiers de projet sans figurer sur la facture client. Les taxes nécessitent aussi un champ séparé, et non un taux national supposé. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé ; le traitement fiscal des services relève de l'État et du niveau local lorsque le service est taxable.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque les saisies sont déjà approuvées, que le taux est connu et que vous n'avez besoin que d'un sous-total rapide. Il suffit également pour une estimation provisoire qui sera examinée avant facturation. Conservez le journal de temps justificatif, l'accord de taux et la règle d'arrondi avec le calcul afin que le chiffre puisse être vérifié plus tard sans reconstruire le travail de mémoire.
Un flux géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes suivent le temps, que les taux diffèrent selon le projet ou la tâche, que des approbations sont requises ou que les factures nécessitent un transfert propre. Everhour peut conserver les contrôles de suivi dans les outils de projet pris en charge, synchroniser les métadonnées de projet et de tâche, et exposer les timesheets et les budgets dans les espaces que les équipes utilisent déjà. Cela transforme les vérifications répétées des heures facturables en un processus de suivi, d'approbation, de reporting et de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Additionnez uniquement le temps facturable approuvé, appliquez l'incrément de facturation du client, multipliez chaque ligne par son taux, puis additionnez les totaux des lignes. Gardez le temps non facturable hors du sous-total de la facture. Si un projet utilise des taux différents pour les personnes, les tâches ou les phases, calculez chaque catégorie de taux séparément avant d'additionner le montant facturable final.
Les incréments de facturation modifient les heures avant l'application du taux. Une tâche de 7 minutes devient 0,2 heure avec une politique d'arrondi à 0,1 heure, mais elle devient 0,25 heure avec une politique de 15 minutes. L'incrément choisi doit correspondre au contrat, à la lettre de mission ou à la politique de facturation qui régit le travail.
Les heures non facturables ne doivent pas être incluses dans le sous-total facturable au client. Conservez-les dans les rapports internes si elles expliquent le coût du projet, l'utilisation ou la rentabilité. Le calculateur simple doit d'abord séparer les deux catégories, car multiplier le total des heures travaillées par le taux client surestime la facture lorsque du temps administratif ou des réductions y sont mélangés.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Un sous-total d'heures facturables aux États-Unis est normalement calculé en USD avant taxes. Si le service est taxable, la donnée de taxe doit correspondre à la juridiction d'État et locale applicable au lieu d'utiliser un pourcentage fédéral unique.
Un calculateur ne suffit pas lorsque les saisies doivent encore être approuvées, que plusieurs taux s'appliquent, que les factures doivent exclure le temps déjà facturé ou que le client exige une piste d'audit détaillée. Il est également insuffisant lorsque le calendrier de paiement compte, comme pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales où les règles Prompt Payment utilisent généralement une date d'échéance de 30 jours calendaires après une facture conforme, sauf si une autre condition listée s'applique.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans les outils pris en charge tels qu'Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub et Linear. Les métadonnées de projet et de tâche se synchronisent dans Everhour, de sorte que le temps facturable peut être suivi dans le contexte du travail puis examiné ensuite via les timesheets, les budgets et les rapports de facturation.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non facturés. Il calcule les montants de facture à partir des taux, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis marque le temps facturé afin que les mêmes saisies ne réapparaissent pas dans une facture ultérieure.
Utilisez Everhour dans les flux de projet et de comptabilité pris en charge pour saisir le temps facturable, examiner les timesheets et garder les totaux prêts à facturer reliés au travail qui les a créés.
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