Les feuilles de temps des employés nécessitent des totaux clairs, une gestion des pauses et un contexte d'approbation. Everhour garde les congés approuvés connectés aux feuilles de temps.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un modèle de feuille de temps d'employé répond à une question pratique : combien d'heures payées l'employé a-t-il travaillé pendant la période de paie, et comment ces heures doivent-elles être catégorisées pour révision ? Le modèle a besoin de l'heure d'arrivée, de l'heure de départ, du temps de repas non payé, du traitement des pauses payées, des heures payées quotidiennes, du total hebdomadaire des heures et de notes pour les corrections. Un planning seul ne répond pas à cette question, car les heures travaillées incluent le temps de service requis ainsi que le travail supplémentaire que l'employeur autorise ou permet.
Pour la révision de la paie aux États-Unis, la base fédérale utilise une semaine de travail FLSA fixe de 168 heures, soit sept périodes consécutives de 24 heures. Les employés couverts et non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans cette semaine de travail fixe, à au moins 1,5 fois le taux normal. Les heures de deux semaines de travail ne peuvent pas être moyennées ensemble pour éviter les heures supplémentaires.
Un modèle pratique sépare les saisies brutes des champs calculés. Utilisez une ligne par jour avec la date, le nom de l'employé, l'heure de début, l'heure de fin, les minutes ou heures de repas non payé, les heures payées, la tâche ou le projet, le statut d'approbation et les notes. Aux États-Unis, les saisies horaires courtes utilisent couramment des dates au format mois/jour/année et des heures sur 12 heures avec AM/PM ; le modèle doit donc rendre AM et PM visibles au lieu de compter sur la mémoire.
Les colonnes de pause nécessitent des libellés précis. La loi fédérale n'exige pas de pauses déjeuner ou café pour les employés adultes, mais la loi de l'État ou la politique de l'employeur le peut. Lorsqu'un employeur accorde de courtes pauses, généralement d'environ 5 à 20 minutes, la loi fédérale les considère comme des heures travaillées indemnisables. Une véritable période de repas n'est généralement non payée que lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions.
Utilisez cette structure : la plage brute moins le temps de repas non payé égale les heures payées de la journée. Additionnez les heures payées quotidiennes dans la même semaine de travail fixe. Pour les employés couverts et non exemptés selon la base fédérale FLSA, les heures normales sont les 40 premières heures travaillées dans cette semaine de travail, et les heures supplémentaires sont les heures payées au-delà de 40. La rémunération des heures supplémentaires utilise au moins 1,5 fois le taux normal de l'employé.
Par exemple, un employé enregistre 45 heures brutes dans une semaine de travail fixe, prend 1 heure de véritable temps de repas non payé et gagne 24 $ de l'heure. Les heures payées égalent 44. La rémunération normale est de 40 × 24 $, soit 960 $. Les heures supplémentaires sont de 4 × 36 $, soit 144 $. La rémunération brute totale est de 1 104 $ avant impôts, déductions, primes propres à l'État ou ajustements de politique.
Un modèle ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire clair pour un petit nombre d'employés, d'une feuille de temps corrigée ou d'une révision rapide de la paie. Il fonctionne mieux lorsque toutes les lignes utilisent la même semaine de travail, le même taux de rémunération et des saisies de pauses claires. Les modèles manuels deviennent défaillants lorsque des personnes modifient d'anciennes lignes, oublient AM ou PM, mélangent pauses payées et non payées, ou envoient des versions par e-mail.
Un flux de travail géré devient le meilleur enregistrement lorsque les feuilles de temps nécessitent une approbation, que les congés doivent apparaître à côté des heures de travail, ou que la paie a besoin d'un transfert propre. Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie et les types de congés personnalisés avec des durées en journée partielle, des cumuls et reports, des soldes par employé et l'approbation des demandes, puis les données de congé peuvent alimenter les feuilles de temps et les rapports.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un bon modèle de feuille de temps d'employé inclut le nom de l'employé, la date de travail, l'heure de début, l'heure de fin, le temps de repas non payé, les heures payées, le total hebdomadaire, les heures normales, les heures supplémentaires, le statut d'approbation et les notes. Ajoutez des champs de projet ou de poste lorsque les heures nécessitent une facturation client ou une allocation des coûts. Gardez les saisies horaires brutes séparées des totaux calculés afin que la révision de la paie puisse retracer chaque résultat.
Un modèle doit afficher les deux. La plage brute montre le temps entre l'arrivée et le départ, tandis que les heures payées montrent le montant après retrait des périodes de repas non payées valides. Les courtes pauses fournies par l'employeur, généralement d'environ 5 à 20 minutes, restent dans les heures payées selon la règle fédérale, car elles sont des heures travaillées indemnisables.
Utilisez des champs AM/PM séparés et visibles ou une conversion en heure sur 24 heures avant de calculer les totaux. Un poste de 7:00 AM à 3:00 PM dure 8 heures avant les pauses non payées, tandis qu'un poste de 7:00 PM à 3:00 AM traverse minuit et nécessite une gestion de nuit. Les hypothèses masquées créent de grandes erreurs, car les valeurs horaires de feuille de calcul semblent encore plausibles après la sélection de la mauvaise période.
L'arrondi fédéral de l'horloge de pointage peut utiliser les 5 minutes les plus proches, le dixième ou le quart d'heure uniquement lorsque la pratique est neutre dans le temps et ne sous-paie pas les employés pour les heures réellement travaillées. Un modèle doit conserver les heures de pointage originales et afficher la valeur arrondie séparément. Cette piste d'audit rend les schémas de sous-paiement plus faciles à repérer.
Selon la base fédérale FLSA, les employés couverts et non exemptés reçoivent des heures supplémentaires après 40 heures travaillées dans une semaine de travail fixe, et non simplement parce qu'une journée est longue. La FLSA n'exige pas de rémunération supplémentaire pour les samedis, dimanches, jours fériés ou jours de repos réguliers, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires sont travaillées. La loi de l'État ou les contrats peuvent ajouter des règles plus strictes.
Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les types de congés personnalisés avec des saisies à la journée complète, à la journée partielle et sur période personnalisée. Les congés approuvés peuvent alimenter les totaux des feuilles de temps d'équipe, afin que les managers puissent examiner ensemble les heures de travail et le contexte des congés avant les décisions de paie ou de planification des effectifs.
Everhour Timesheets permet aux employés de soumettre le temps hebdomadaire pour révision et aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement les saisies. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications régulières, ce qui réduit les changements tardifs après le début de la révision de la paie ou de la facturation.
Suivez les heures de travail et les congés approuvés dans un seul flux de révision. Everhour connecte les congés, les feuilles de temps, les approbations et les rapports afin que les vérifications de paie partent de dossiers employés plus propres.
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