QuickBooks peut facturer le temps marqué comme facturable, tandis qu'Everhour ajoute le suivi budgétaire autour des heures de projet approuvées.
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Un total d'heures facturables QuickBooks répond à une question pratique : combien de temps client ou projet approuvé doit apparaître sur une facture avant toute taxe propre à une juridiction. Dans QuickBooks Online, l'entrée de temps doit comporter un client ou un projet, un indicateur facturable, un taux et une durée. Le suivi du temps QuickBooks Online est disponible dans Essentials, Plus et Advanced, mais le paramètre de temps facturable doit être activé avant que le temps suivi puisse devenir du temps facturable.
Pour les utilisateurs de QuickBooks, le calcul vérifie aussi si la source de la facture est propre. Une entrée de temps peut inclure un article de service et une description, et la personnalisation de la facture peut afficher le nom de service standard, le texte de description de la feuille de temps ou un texte personnalisé de frais de suivi du temps. Cela compte lorsque le montant en dollars est correct, mais que la ligne de facture visible par le client doit contenir le bon libellé de service, le contexte du projet ou la description correcte.
La formule de base est simple : heures facturables multipliées par le taux horaire facturé. Si la facture utilise plus d'un rôle, service ou taux, calculez chaque ligne séparément et additionnez les totaux de ligne. Par exemple, un projet QuickBooks comporte 22 heures approuvées de mise en œuvre à 175 $ par heure et 16 heures approuvées de formation à 95 $ par heure. Le montant facturable avant taxes est de 5 370 $.
QuickBooks peut afficher les heures facturées sous forme décimale sur l'écran de saisie de la facture, tandis que les factures imprimées ou envoyées par e-mail peuvent afficher le même temps au format heures et minutes. Par exemple, 1,25 représente 1 heure 15 minutes en interne et peut s'afficher sous la forme 1:15 pour le client. Gardez le calcul en heures décimales, puis utilisez le format d'affichage de facture attendu par votre client.
L'erreur QuickBooks la plus courante consiste à calculer les bonnes heures en dehors du système alors qu'une ou plusieurs entrées sources ne sont pas prêtes à être facturées. Une entrée de temps sans client ou projet, non marquée comme facturable, sans taux ou liée au mauvais article de service ne produira pas la ligne de facture prévue. Le total du calculateur doit correspondre uniquement au temps réellement admissible à l'ajout sur la facture.
L'arrondi QuickBooks Time peut aussi modifier les entrées avant la facturation. Il peut arrondir les entrées d'arrivée, de départ, de changement de tâche et de pause vers le haut, vers le bas ou à l'incrément autorisé le plus proche de 1, 3, 5, 6, 10, 15 ou 30 minutes. Les entrées de temps manuelles et le temps modifié ne sont pas affectés par cette fonction d'arrondi. Lorsque vous comparez le résultat d'un calculateur à QuickBooks, vérifiez si des événements d'horloge arrondis et des entrées manuelles sont mélangés.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez une courte liste de temps approuvé, des taux fixes et une simple vérification de facture avant taxes. Utilisez-le avant d'envoyer un brouillon de facture lorsque vous voulez confirmer que les totaux des lignes QuickBooks sont égaux aux heures multipliées par les taux. Aux États-Unis, les totaux d'heures facturables sont normalement en USD, et les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé.
Un flux de travail géré est préférable lorsque les heures facturables affectent les budgets de projet, les contrats d'honoraires récurrents, les approbations et les rapports client. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes budgétaires, la protection budgétaire, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau client. Cela donne aux équipes un enregistrement durable avant que le temps facturable ne devienne une facture ou un brouillon QuickBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le total facturable provient des heures facturées et du taux horaire facturé. Dans QuickBooks, l'entrée de temps associée doit être liée au bon client ou projet, marquée comme facturable, affectée à un taux et enregistrée sous forme de durée ou d'heure de début et de fin. Les champs article de service et description influencent la façon dont la ligne de facture est catégorisée et décrite.
QuickBooks affiche les heures facturées sous forme de quantités décimales sur l'écran de saisie de la facture, tandis que les factures imprimées ou envoyées par e-mail peuvent afficher le format heures et minutes. Une entrée de 1 heure 15 minutes peut apparaître sous la forme 1,25 lors de la saisie de la facture et 1:15 sur le document visible par le client. Utilisez les heures décimales pour l'arithmétique afin que la multiplication par le taux reste exacte.
Oui, lorsque l'arrondi s'applique avant que le temps n'atteigne le flux de facturation. L'arrondi QuickBooks Time couvre les entrées d'arrivée, de départ, de changement de tâche et de pause, avec des incréments autorisés de 1, 3, 5, 6, 10, 15 ou 30 minutes. Les entrées de temps manuelles et le temps modifié ne sont pas affectés par cette fonction d'arrondi, de sorte que les types d'entrées mixtes doivent être examinés.
Gardez le montant des heures facturables séparé de la taxe, sauf si vous disposez de la règle fiscale d'État et locale correcte pour le service. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Certains services sont taxables dans des juridictions spécifiques, et l'entrée fiscale relève de cette juridiction, pas de la référence fédérale.
Lorsque le temps est suivi dans QuickBooks Time par rapport à un projet QuickBooks, les feuilles de temps doivent être approuvées et exportées avant d'apparaître dans le projet QuickBooks Online. Si le temps n'est pas approuvé, pas exporté, pas marqué comme facturable ou pas lié au bon projet, le flux de facturation n'affichera pas le temps facturable attendu.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent à mesure que les personnes enregistrent du temps, avec des périodes budgétaires récurrentes et des alertes e-mail à des seuils définis. Les équipes peuvent comparer l'avancement facturable aux budgets de projet ou de niveau client avant que le temps approuvé ne soit transformé en flux de facture QuickBooks.
Everhour Billing & Invoicing peut créer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non facturés, puis les exporter vers QuickBooks Online en tant que brouillons de factures. Après l'exportation, Everhour affiche le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture QuickBooks afin que les rapports de facturation restent connectés à l'enregistrement comptable.
Suivez les heures de projet approuvées par rapport aux budgets récurrents avant que le travail de facturation n'atteigne QuickBooks. Everhour Project Budgeting donne aux équipes des alertes budgétaires, une protection budgétaire et un contrôle budgétaire au niveau client.
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