Everhour garde le temps de l'équipe organisé pour les workflows de facturation où QuickBooks Online gère les brouillons de factures et la comptabilité.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Cette page s'adresse aux équipes qui suivent le temps de travail, facturent leurs clients dans QuickBooks Online et ont besoin d'un chemin plus propre entre les heures approuvées et les brouillons de factures. La tâche pratique est simple : saisir le temps sur la bonne personne, le bon projet, le bon client et le bon taux de facturation avant que le système comptable ne reçoive la facture. QuickBooks reste ensuite l'endroit où gérer les factures, les relevés de paiement et le grand livre.
Un bon workflow connecté à QuickBooks ne commence pas dans le formulaire de facture. Il commence lorsque les personnes enregistrent le temps sur le travail qu'elles ont effectué. Pour les registres américains de salaire et d'heures travaillées, les employeurs couverts doivent conserver des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La FLSA n'exige pas de système de suivi du temps spécifique, mais la méthode doit être complète et exacte.
Les intégrations QuickBooks Online pour le suivi du temps transmettent généralement certaines données de facturation à la comptabilité, plutôt que de remplacer la comptabilité. Dans la connexion QuickBooks Online d'Everhour, les clients QuickBooks actifs se synchronisent dans les clients Everhour, et les heures et dépenses facturables peuvent devenir un brouillon de facture QuickBooks Online. L'export de facture utilise les paramètres par défaut Account et Item Code choisis après autorisation.
Les champs clés sont le client, le projet, la plage de dates, le temps facturable, les dépenses, le taux horaire et le traitement fiscal de la facture, le cas échéant. Les factures Everhour peuvent être créées pour un client, des projets et une période sélectionnés, en utilisant les taux des membres ou des projets tout en excluant les tâches non facturables. Après l'export, QuickBooks Online gère la facture, tandis qu'Everhour affiche le statut, le numéro de facture, la date d'émission et le montant provenant de l'outil comptable connecté.
QuickBooks prend en charge le temps des employés sur les factures et la rentabilité des projets, mais le transfert nécessite toujours des enregistrements sources propres. Les entrées de temps doivent identifier le travail effectué, la personne responsable et si le temps est facturable. Un processus faible repousse les corrections à l'étape de la facture, où les comptables doivent deviner quelles heures appartiennent à un client, quelles heures sont internes et quels taux s'appliquent.
La limite de l'intégration compte. Les contacts QuickBooks Online se synchronisent dans l'onglet Clients d'Everhour sans option granulaire permettant de sélectionner seulement certains contacts. Everhour peut exporter une facture comme brouillon QuickBooks Online, mais les paiements partiels ajoutés dans Everhour ne se synchronisent pas avec QuickBooks Online. Considérez le système de temps comme la source des heures et de la préparation des factures, et QuickBooks Online comme le système pour l'activité comptable finale.
Un outil ponctuel de suivi du temps suffit lorsqu'une personne doit créer une petite facture, que la liste de clients est courte et que les heures nécessitent peu de revue. Il fonctionne mieux pour un projet simple avec un temps facturable clair, des taux fixes et aucune étape d'approbation d'équipe. La facture finale doit toujours contenir le bon client, la bonne période, la bonne description, le bon taux, le bon traitement fiscal et la bonne gestion des paiements dans QuickBooks Online.
Un workflow géré convient aux équipes qui ont besoin d'approbations, de périodes verrouillées, de corrections administrateur, de limites de suivi personnelles, de capacité hebdomadaire, de rôles, d'affectations de projets et de paramètres de politique cohérents par défaut avant que les factures n'atteignent la comptabilité. Everhour Team Management prend en charge cette couche de revue, afin que le temps approuvé puisse alimenter la facturation avec moins de modifications tardives et un relevé plus clair de qui a soumis, modifié et approuvé les heures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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QuickBooks peut prendre en charge le temps sur les factures et la rentabilité des projets, mais de nombreuses équipes utilisent encore une couche dédiée de suivi du temps pour collecter les heures au niveau des tâches avant la comptabilité. Le système de suivi capture qui a fait le travail, à quel projet il appartient, s'il est facturable et quel taux s'applique. QuickBooks gère ensuite la gestion des factures, les paiements et les registres comptables.
Les relevés les plus utiles incluent le travailleur, le client, le projet, la tâche ou la description du service, la date, le statut facturable, le taux et le statut d'approbation. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les registres de paie doivent être conservés pendant au moins trois ans, et les registres de base du temps et des gains pendant au moins deux ans.
Les heures des employés non exemptés couverts ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus pour les heures supplémentaires FLSA. Une semaine de travail est une période fixe et récurrente de 168 heures composée de sept périodes consécutives de 24 heures. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération normal.
Le mapping des clients et des articles entraîne un nettoyage lorsque les équipes traitent l'export comme un transfert générique de feuille de calcul. La connexion QuickBooks Online d'Everhour utilise les détails client synchronisés et les paramètres par défaut Account et Item Code pour l'export des factures. Si le client, le produit ou service, les détails fiscaux ou le statut facturable sont incorrects avant l'export, le brouillon de facture QuickBooks Online nécessite une revue comptable avant l'envoi.
Les paiements partiels ajoutés dans Everhour ne se synchronisent pas avec QuickBooks Online, donc cette fonctionnalité de paiement ne fonctionne pas pour les factures exportées. Les équipes qui utilisent QuickBooks Online doivent enregistrer et gérer les paiements de factures dans QuickBooks après l'export. Cela conserve le statut de paiement, les soldes comptables et les fiches client dans le système comptable qui possède la facture.
Everhour Team Management permet aux administrateurs d'utiliser des workflows d'approbation, des périodes verrouillées, la correction du temps par l'administrateur, des limites de suivi personnelles, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projets et les groupes d'équipe avant que le temps facturable n'atteigne QuickBooks Online. Cela donne aux managers une étape de revue contrôlée avant que les heures approuvées ne deviennent du matériel de facturation.
Everhour peut transformer les heures et dépenses facturables pour un client, des projets et une période sélectionnés en une facture, puis l'exporter comme brouillon de facture QuickBooks Online. Après l'export, Everhour continue d'afficher le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture QuickBooks, et signale les factures supprimées ou les montants modifiés.
Utilisez Everhour Team Management pour approuver, verrouiller et corriger le temps avant que QuickBooks Online ne reçoive les brouillons de factures, donnant aux équipes des relevés de facturation plus propres et moins de modifications comptables.
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