QuickBooks fournit le temps enregistré et les données de travail, tandis qu'Everhour garde les congés approuvés visibles dans le flux de travail d'utilisation.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
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Un calcul du taux d'utilisation QuickBooks répond à la question de savoir quelle part du temps de travail disponible d'une personne s'est transformée en temps facturable. QuickBooks Time peut fournir le temps enregistré par utilisateur, jobcode et champ personnalisé, mais la politique d'utilisation reste celle du cabinet. Un comptable ou un responsable des opérations doit décider si le dénominateur correspond à la capacité brute, aux heures planifiées nettes des PTO et des jours fériés, ou à une autre règle de capacité documentée.
QuickBooks est important parce que les données source sont structurées autour des timesheets, des utilisateurs, des jobcodes et des rapports. Dans l'API QuickBooks Time, les timesheets régulières et manuelles exposent la durée en secondes ; les imports doivent donc convertir les secondes en heures avant de calculer l'utilisation. La configuration des jobcodes et des champs personnalisés détermine si le temps est classé comme facturable, non facturable, PTO, travail de projet ou travail client.
Un cabinet américain commence généralement par la capacité définie par l'employeur, car le FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein ou à temps partiel. Une base hebdomadaire de 40 heures est courante parce que les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Cela produit 2 080 heures brutes annuelles avant les PTO de l'entreprise, les jours fériés, les congés sans solde ou autres absences.
Le dénominateur peut diminuer lorsque le cabinet mesure les heures nettes disponibles. Le FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés ; les congés payés sont donc une donnée de politique ou de contrat pour les employeurs privés, sauf si une autre loi s'applique. Les jobcodes QuickBooks Time peuvent inclure un type `pto`, et les demandes de congé approuvées génèrent des timesheets ; les PTO peuvent donc être séparés du temps de travail lors du calcul de la capacité nette.
Utilisez cette formule : taux d'utilisation facturable = heures facturables / heures disponibles × 100. Si un consultant a 160 heures planifiées dans un mois, prend 4 heures de PTO approuvés et enregistre 39 heures facturables dans QuickBooks, les heures nettes disponibles sont de 156. Le taux d'utilisation est de 39 / 156 × 100 = 25 %. À un taux de facturation de 175 $, ces 39 heures facturables représentent 6 825 $ de valeur facturable.
La principale erreur avec QuickBooks consiste à mélanger classification et capacité en une seule étape. Les heures facturables doivent venir de jobcodes, de projets, de clients ou de champs personnalisés qui identifient le travail facturable au client. Les PTO et les jours fériés ne doivent réduire le dénominateur que lorsque le cabinet utilise les heures nettes disponibles. Les rapports de rentabilité de projet QuickBooks Online Plus et Advanced relient les coûts de main-d'œuvre, le temps et les dépenses, mais ils ne créent pas de dénominateur d'utilisation standardisé.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un contrôle mensuel rapide pour une personne, un projet ou un groupe de clients. Il fonctionne aussi lorsque les enregistrements QuickBooks Time sont déjà approuvés et que le dénominateur est documenté. Surveillez la fenêtre de reporting : le rapport de paie par jobcode de QuickBooks Time exige des dates de début et de fin, et la documentation de l'API limite la plage de dates de ce rapport à 31 jours.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque l'utilisation affecte la révision de la paie, les objectifs de staffing, la facturation client ou les rapports de gestion récurrents. QuickBooks Time expose le statut verrouillé sur les timesheets et les dates soumises ou approuvées sur les utilisateurs, ce qui aide à séparer le temps brouillon du temps finalisé. Everhour Time Off peut soutenir la même discipline en transférant les vacances approuvées, les congés maladie et les types de congés personnalisés dans les timesheets et les rapports avant la révision de l'utilisation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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QuickBooks fournit le temps, les personnes, les jobcodes, les projets, les enregistrements PTO, les approbations et les rapports, mais il n'impose pas une norme d'utilisation unique. Le cabinet définit les heures disponibles, la classification facturable, le traitement des PTO et la période de reporting. Le calculateur applique ensuite la politique sélectionnée aux données de temps QuickBooks.
Les PTO doivent réduire les heures disponibles lorsque le cabinet utilise un dénominateur d'heures de travail nettes. QuickBooks Time peut identifier les PTO au moyen du type de jobcode et des timesheets de congés approuvées, ce qui permet au rapport d'exclure ce temps de la capacité de travail. L'utilisation en capacité brute conserve les PTO dans le dénominateur.
Les timesheets de l'API QuickBooks Time exposent le temps enregistré sous forme de durée en secondes pour les timesheets régulières et manuelles. Un calcul d'utilisation a besoin d'heures ; l'import doit donc convertir les secondes en heures avant d'additionner le temps facturable. Ignorer cette conversion rend le numérateur inutilisable.
Les timesheets QuickBooks Time incluent `jobcode_id` et des champs personnalisés facultatifs. Ces champs portent la configuration de classification du cabinet, comme le travail facturable, le travail non facturable, les PTO, le client, le projet ou la ligne de service. Des règles de jobcode propres comptent plus que la formule du calculateur.
Les rapports de rentabilité de projet QuickBooks Online Plus et Advanced relient les coûts de main-d'œuvre, le temps et les dépenses, ce qui aide à analyser la marge. L'utilisation répond à une autre question : les heures facturables divisées par les heures disponibles. Les rapports de rentabilité fournissent des données utiles, mais ils ne définissent pas le dénominateur de capacité.
Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les types de congés personnalisés avec durées partielles, acquisition, report, soldes par employé et approbations. Les données de congés alimentent les timesheets et les rapports, de sorte que les absences approuvées peuvent être examinées avant le calcul de l'utilisation basée sur la capacité.
L'intégration QuickBooks Online d'Everhour exporte les factures créées à partir des heures facturables et des dépenses sous forme de factures brouillon QuickBooks. Après l'export, le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture restent visibles dans Everhour, donnant aux équipes de facturation un transfert clair du temps approuvé vers la comptabilité.
Suivez les congés avant que les rapports de capacité ne se figent. Everhour transfère les congés approuvés dans les timesheets et les rapports, afin que les révisions d'utilisation utilisent des données de disponibilité plus propres et moins d'ajustements manuels.
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