Everhour transforme le temps suivi sur les tâches à faire Basecamp en montants facturables exploitables dans les rapports pour les factures des consultants.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les consultants qui utilisent Basecamp ont besoin d'un chemin clair entre le travail de projet et les sommes dues. Basecamp contient le contexte du projet, notamment les listes de tâches à faire, les tâches à faire, les personnes responsables, les échéances, les notes, les sous-tâches et l'état d'achèvement. Le processus de facturation commence par déterminer à quel projet client le travail appartient, qui l'a réalisé et si le temps doit entrer dans le montant facturé au client.
Un justificatif de facture défendable montre le projet Basecamp, la tâche à faire, la liste, l'état de la tâche, la personne, la date, les heures, le statut de facturation et les notes destinées au client. La coordination interne, les reprises hors accord ou le temps administratif doivent rester visibles dans les rapports, même lorsqu'ils sont exclus du total client. Cette séparation protège à la fois le montant de la facture et le contrôle de la marge du projet.
Dans Everhour, le statut de facturation commence au niveau du projet. Les administrateurs peuvent définir un projet Basecamp comme projet à tarif horaire de projet, tarif horaire par membre, prix fixe ou non facturable. Pour les factures de conseil, le choix doit correspondre à l'accord client : un tarif projet mixte pour le travail standardisé, des tarifs par membre pour des niveaux de séniorité mixtes et un prix fixe lorsque le montant de la facture est défini par contrat.
Certaines tâches à faire Basecamp dans un projet facturable peuvent être marquées comme non facturables, et les projets en régie peuvent utiliser des tarifs de tâche personnalisés. C'est important lorsqu'une revue par un associé, un atelier ou un livrable spécialisé a un prix différent de la prestation courante. Les taux de coût restent séparés des tarifs facturables, afin que les rapports puissent comparer le coût interne de la main-d'œuvre au chiffre d'affaires client.
Les factures de conseil font souvent l'objet de questions après la livraison ; les justificatifs doivent donc répondre aux questions pratiques du client sans exposer de détails internes inutiles. Utilisez des notes destinées au client qui nomment le travail effectué, plutôt qu'un texte d'état vague. Une ligne comme « Revue du processus d'intégration et documentation des étapes d'approbation » donne à la personne chargée de la revue une base plus claire que « réunion » ou « travail de projet ».
Le rapport de facturation le plus utile regroupe le temps selon la même structure que celle que le client s'attend à examiner. Le regroupement par projet convient à une mission unique, le regroupement par tâche convient à une facturation par jalons, le regroupement par personne convient aux tarifs par rôle, et le regroupement par date prend en charge les forfaits récurrents hebdomadaires ou mensuels. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent inclure le projet, la tâche à faire, la liste, l'ID de tâche et l'état de la tâche pour cette revue.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsqu'un consultant dispose d'un petit nombre d'entrées vérifiées, d'un seul tarif et d'aucun processus d'approbation récurrent. La saisie manuelle atteint ses limites lorsque plusieurs personnes suivent le travail, que les tarifs varient selon le projet ou la personne, que les tâches à faire non facturables doivent rester visibles, ou que le client attend des justificatifs par tâche, personne, date ou projet.
Everhour crée le processus de travail encadré en reliant les tâches à faire Basecamp aux rapports sur le temps facturable, aux feuilles de temps approuvées, aux factures et aux exports. Le temps facturable suivi et les dépenses peuvent devenir des lignes de facture, le travail non facturable est exclu des totaux facturables, et le temps facturé est marqué afin que les mêmes heures ne réapparaissent pas dans une future facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Définissez d'abord la méthode de facturation du projet Basecamp dans Everhour, puis marquez les tâches à faire individuelles comme non facturables lorsqu'elles doivent rester en dehors du total client. Cette structure garde la planification interne, le nettoyage administratif et le travail exclu visibles dans les rapports, tout en empêchant ces heures d'augmenter le montant de la facture.
Utilisez un tarif de projet lorsque le client paie un prix horaire mixte unique, et utilisez des tarifs par membre lorsque différents consultants facturent à des prix différents. Pour les prestations en régie, les tarifs de tâche personnalisés couvrent les tâches à faire spéciales dont le prix diffère du tarif par défaut du projet ou du membre.
Incluez le projet client, la tâche à faire Basecamp, la liste ou la section, la personne, la date, les heures, les notes, le statut de facturation et le montant. Les justificatifs doivent correspondre au regroupement de la facture, par exemple par projet, tâche, personne ou date, afin que le client puisse vérifier le montant facturé sans reconstruire toute la feuille de temps.
Les forfaits récurrents nécessitent une période récurrente, une allocation claire et une règle cohérente pour le travail facturable par rapport au travail non facturable. Les budgets de projet Everhour peuvent utiliser des calendriers récurrents, y compris des réinitialisations mensuelles, et les budgets au niveau du client peuvent couvrir plusieurs projets lorsque l'accord de conseil s'étend sur plus d'un projet Basecamp.
L'erreur fréquente consiste à modifier les lignes de facture séparément de l'enregistrement du temps vérifié. Cela crée des écarts entre le rapport, la facture et la vue de la marge du projet. Vérifiez d'abord le temps, appliquez les tarifs et les exclusions non facturables, puis créez la facture à partir du total facturable approuvé.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports de facturation Basecamp avec colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Les rapports peuvent inclure le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le projet, le membre, les commentaires, le statut de la facture et les champs propres à Basecamp : projet, tâche à faire, liste, ID de tâche et état de la tâche.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture. Cette protection empêche les heures déjà facturées d'apparaître dans de futures sélections de temps non facturé, tandis que le statut de la facture, le numéro, la date d'émission et le montant restent visibles dans Everhour après export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Connectez les tâches à faire Basecamp à Everhour Reporting, vérifiez les heures facturables par projet, tâche, personne ou date, puis transformez le travail de conseil approuvé en facturation client plus propre.
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