Everhour apporte le suivi valorisé par taux et les rapports de facturation dans les projets Basecamp sans déplacer le travail hors des tâches à faire.
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Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page lorsque les tâches à faire Basecamp doivent devenir des relevés de facturation destinés au client. Le résultat pratique est une séparation nette entre le travail qui doit figurer sur une facture et le travail qui reste interne, avec assez de détails pour expliquer les frais. Gardez le nom de la tâche à faire, la liste, le projet, la personne, la date, la durée et les notes cohérents, car le relevé destiné au client doit justifier à la fois le travail effectué et le montant facturé.
Basecamp reste l'endroit où le travail est organisé : projets, listes, tâches à faire, personnes responsables, sous-tâches et dates d'échéance donnent son contexte à chaque heure. La couche de facturation ajoute les libellés commerciaux : caractère facturable, tâches à faire exclues, taux, approbations et préparation à la facturation. Cette séparation compte lorsque le responsable de la facturation doit distinguer la prestation facturable du travail interne tout en gardant les heures non facturables visibles pour le contrôle des coûts.
Commencez par la méthode de facturation du projet avant d'examiner les tâches à faire individuelles. Un projet Basecamp peut être traité comme non facturable, au forfait ou en régie, avec soit un taux de projet, soit des taux par membre dans la configuration de facturation d'Everhour. Ce choix détermine comment les heures enregistrées deviennent un montant facturable, un chiffre d'affaires et un bénéfice dans les rapports. Un taux personnalisé au niveau d'une tâche s'applique à un projet en régie lorsqu'une tâche à faire porte un prix client différent.
Dans un projet facturable, marquez une tâche à faire comme non facturable lorsque le temps doit rester dans les rapports sans créer de frais client. Les heures restent utiles pour le contrôle des coûts et de l'utilisation tout en restant exclues des totaux facturables. Pour les projets à taux par membre, définir le taux de projet d'un membre à 0 $ rend le temps de cette personne non facturable pour ce projet, ce qui convient au travail que l'accord client exclut de la facturation horaire.
Un relevé défendable relie chaque montant facturé à un élément de travail reconnaissable. Utilisez le nom du projet pour la mission, la liste pour la phase ou le flux de travail, la tâche à faire pour le livrable et la personne responsable. Ajoutez des notes lorsque le titre de la tâche à faire est vague. La note doit décrire le service que le client reconnaît, la date à laquelle il a eu lieu et le temps effectivement passé.
Gardez le temps non facturable dans le même périmètre de revue au lieu de le supprimer de l'historique. Les heures non facturables expliquent le coût de prestation, la pression sur la marge et les changements de périmètre, même lorsqu'elles n'apparaissent pas comme frais client. Un rapport clair peut afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche à faire, ce qui donne au responsable de la facturation à la fois la base de facturation et le signal de marge.
Un total ponctuel gratuit suffit lorsque vous avez un petit projet, une courte période et un client qui n'a besoin que d'un simple récapitulatif des heures. Saisissez le projet, la tâche à faire, la personne, la date, la durée et le montant facturable, puis vérifiez le total par rapport à l'accord. Cette approche ne tient plus lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps sur le même projet Basecamp, que les taux diffèrent selon la personne ou la tâche, ou qu'une approbation doit avoir lieu avant la facturation.
Everhour déplace cette revue de facturation dans un processus de travail encadré : les chronomètres ou les saisies manuelles se rattachent aux tâches à faire Basecamp, le temps soumis peut être approuvé avant la facturation, et les rapports peuvent regrouper les relevés approuvés par projet, tâche, personne, date ou statut de facture. À partir de là, le temps facturable et les dépenses facturables non encore facturés peuvent devenir une facture, avec le travail non facturable exclu du montant dû.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Traitez le projet comme le conteneur de facturation. Choisissez d'abord la méthode de facturation du projet : non facturable, forfait, taux horaire de projet ou taux horaires par membre. Marquez ensuite certaines tâches à faire comme non facturables lorsqu'elles soutiennent le travail sans créer de frais. Évitez de décider du caractère facturable seulement au moment de la facture, car une classification tardive masque les problèmes de périmètre et de marge pendant la prestation.
Utilisez un taux de projet lorsqu'un seul prix horaire s'applique à toute la mission. Utilisez des taux par membre lorsque les personnes d'un même projet ont des prix client différents. Appliquez un taux personnalisé de tâche uniquement lorsqu'une tâche à faire spécifique en régie nécessite son propre prix. Gardez les taux de coût séparés des taux facturables afin que les rapports de marge ne traitent pas le prix client comme une dépense interne.
Un relevé de temps destiné au client doit identifier le projet, la liste ou la phase, la tâche à faire, la personne, la date, les heures, le caractère facturable et la base tarifaire. Incluez une courte note lorsque le titre de la tâche à faire n'explique pas les frais à lui seul. Le relevé doit permettre trois contrôles : le travail a eu lieu, les heures appartiennent à la période de facturation et les frais sont conformes au contrat.
Les tâches à faire non facturables restent dans l'historique de travail et le contrôle des coûts. Excluez-les des totaux facturables et du montant dû. Cette séparation vous permet de montrer à un client pourquoi le total de la facture couvre le travail de prestation tandis que la revue interne ou le nettoyage hors périmètre restent exclus des frais. Supprimer les heures nuit au contrôle de la marge et masque la charge de travail.
Réutiliser les mêmes heures approuvées dans une facture ultérieure crée des frais en double. Gardez un statut de facture, une date jusqu'à laquelle les heures ont déjà été facturées ou un export verrouillé pour chaque ensemble de temps approuvé avant d'envoyer la facture suivante. La revue la plus sûre utilise uniquement le temps facturable non encore facturé pour la nouvelle période de facturation et laisse les relevés déjà facturés hors du montant dû.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, puis de regrouper et filtrer le temps Basecamp par projet, tâche à faire, liste, statut de tâche, membre, temps facturable, temps non facturable, montant facturable, coût et statut de facture. L'envoi planifié par e-mail ou les exports CSV, Excel/XLSX et PDF permettent de partager la revue de facturation sans exposer les colonnes financières à chaque rôle.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable approuvé et non encore facturé et des dépenses facturables, prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes par projet, tâche, personne ou date, et exclure le travail non facturable du montant dû. Les factures exportées peuvent être envoyées à QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons, avec le statut synchronisé en retour.
Utilisez Everhour Reporting pour regrouper le travail facturable Basecamp par projet, tâche à faire, liste, membre, montant, coût et statut de facture, puis exportez une revue de facturation prête pour le client en vue de la facturation finale.
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