Everhour intègre des commandes de suivi du temps dans Basecamp afin que le temps de l'équipe passe des tâches à faire vers des feuilles de temps pouvant être contrôlées.
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Utilisez cette page lorsque vous avez besoin d'une vue hebdomadaire unique des heures des employés liées au travail dans Basecamp. L'objectif pratique est un relevé contrôlé, et non un total approximatif. Chaque personne enregistre du temps sur le projet, la liste ou la tâche Basecamp qui explique le travail. Le manager vérifie ensuite les totaux quotidiens, les entrées manquantes et les schémas inhabituels avant que ces heures servent au contrôle de la paie, à la facturation ou au reporting de projet.
Un processus utile de suivi des heures des employés commence à l'endroit où le travail est attribué. Basecamp contient le contexte du projet, les listes de tâches, les tâches, les personnes auxquelles elles sont attribuées et les dates d'échéance. Les entrées de temps doivent préserver ce contexte afin qu'une personne chargée du contrôle puisse voir qui a travaillé, sur quelle tâche, et si l'entrée relève du travail de projet, des heures travaillées ou des congés.
Un relevé de temps doit inclure l'employé, la date, la durée, le projet, la tâche, la liste, le statut de la tâche et des notes lorsque l'entrée nécessite une explication. Les champs de reporting Basecamp d'Everhour incluent le projet, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche, ce qui maintient le contrôle lié à la même structure de travail que celle utilisée par l'équipe pendant la semaine. C'est important lorsque plusieurs personnes interviennent sur un même projet ou lorsqu'une tâche passe de l'état actif à l'état terminé.
Les commentaires doivent expliquer les exceptions, et non répéter le titre de la tâche. Une bonne note indique « révision client après revue de conception » ou « appel de passation et mise à jour », car la personne chargée du contrôle peut relier le temps à une décision ou à un livrable. Les notes vagues ralentissent le contrôle de la paie et de la facturation, car le manager doit demander si l'entrée appartient à la bonne tâche Basecamp ou à un autre élément de travail.
Les pages d'heures des employés nécessitent un cycle de contrôle. Le personnel soumet son temps chaque semaine, et la personne chargée du contrôle vérifie la grille avant que le relevé avance. Le contrôle doit repérer les jours manquants, les entrées en double, les ajouts manuels tardifs et les totaux qui ne correspondent pas au rythme de travail attendu de l'employé. Un contrôle hebdomadaire donne aussi aux managers une seule échéance, plus facile à faire respecter que des corrections dispersées tout au long du mois.
L'approbation doit verrouiller la période pour les membres standard après le contrôle. Le temps soumis doit être protégé pendant que le manager le vérifie, et le temps approuvé doit rester stable pour la paie ou la facturation. Les corrections administrateur restent importantes parce que les personnes font des erreurs, mais ces modifications doivent laisser une trace visible. Une entrée corrigée est plus solide qu'un remplacement silencieux, car la personne chargée du contrôle peut voir ce qui a changé après la soumission.
Un outil ponctuel de suivi des heures des employés suffit lorsque vous avez seulement besoin d'un petit export ou d'un résumé hebdomadaire rapide pour un projet limité. Il fonctionne mieux lorsque l'équipe est petite, que le travail est de courte durée et qu'un manager peut confirmer manuellement chaque entrée. Les limites apparaissent lorsque plusieurs employés, projets, approbateurs, règles de facturation et modifications tardives créent davantage de travail de contrôle que l'export n'en évite.
Un processus encadré convient lorsque les heures collectées doivent devenir un relevé opérationnel. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi dans Basecamp via l'extension de navigateur, synchroniser le contexte des projets et des tâches Basecamp dans les rapports, prendre en charge l'approbation des feuilles de temps, verrouiller les périodes contrôlées et exporter les feuilles de temps d'équipe ou les journaux complets de l'équipe. Cela donne aux managers un transfert plus propre du travail Basecamp vers le contrôle de la paie, la facturation ou le reporting interne.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque employé doit enregistrer son temps sur le projet ou la tâche Basecamp qui explique le travail, puis soumettre la semaine au contrôle. Le manager doit vérifier les jours manquants, les totaux anormalement élevés, les notes sur le travail exceptionnel et les entrées placées sur la mauvaise tâche avant d'approuver la feuille de temps.
Les relevés fiables des heures des employés montrent la personne, la date, la durée, l'élément de travail, le statut de contrôle et toute note nécessaire pour expliquer une exception. Le contrôle de la paie nécessite aussi une date limite stable. Le temps approuvé doit être verrouillé pour les membres standard afin que les modifications tardives ne changent pas les totaux après validation par la personne chargée du contrôle.
Les corrections administrateur doivent corriger l'entrée d'origine plutôt que créer un doublon inexpliqué. Le relevé corrigé doit conserver qui a modifié la saisie de temps et pourquoi le changement a eu lieu. Cette approche maintient le total contrôlé utilisable pour la paie ou la facturation et réduit les litiges lorsqu'un employé ou un client pose une question sur un ajustement ultérieur.
Les congés ont leur place dans la même vue hebdomadaire lorsque les managers comparent la capacité de travail aux heures de projet suivies. Everhour peut inclure les congés dans les totaux des feuilles de temps d'équipe et les ajuster selon la capacité de travail de chaque membre, ce qui donne aux personnes chargées du contrôle une vue plus claire des absences, du travail de projet et des heures attendues.
L'erreur la plus coûteuse consiste à enregistrer du temps sans le bon contexte de tâche Basecamp. Un total hebdomadaire seul n'explique pas le travail, et une note vague oblige la personne chargée du contrôle à reconstruire la semaine à partir de messages ou de mémoire. Relier chaque entrée au bon projet et à la bonne tâche rend le contrôle précis.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans Basecamp via son extension de navigateur et synchronise les métadonnées de projet et de tâche Basecamp dans les rapports Everhour. Les managers peuvent contrôler le temps par projet, tâche, liste, ID de tâche et statut de la tâche au lieu de reconstruire les feuilles de temps des employés à partir de notes déconnectées.
Everhour prend en charge l'approbation des feuilles de temps et le verrouillage des modifications des saisies de temps. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres standard, ce qui maintient les heures contrôlées des employés stables avant leur utilisation pour la paie, la facturation ou le reporting.
Suivez les heures approuvées depuis les tâches Basecamp, verrouillez les périodes contrôlées et exportez les feuilles de temps d'équipe avec Everhour pour un transfert plus propre vers la paie ou la facturation.
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