Everhour ajoute des chronomètres, des taux et des approbations aux to-dos Basecamp afin que les équipes SaaS puissent contrôler les heures avant la facturation.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Une entreprise SaaS a besoin d'entrées de temps qui expliquent le travail derrière chaque tâche de mise en œuvre, suivi produit ou revue interne de projet. Dans ce flux de travail, Basecamp contient le projet, la liste, la personne responsable, la date d'échéance et le contexte du to-do. L'entrée suivie doit être rattachée au to-do, porter la date et la durée, et conserver une note suffisamment claire pour la facturation, la revue des coûts ou l'approbation par un manager.
Utilisez le chronomètre en direct lorsque le travail commence depuis le to-do Basecamp et que la personne peut suivre le temps pendant la session. Utilisez la saisie manuelle lorsque le travail est terminé et que la personne a une durée fiable à ajouter. L'objectif pratique est une entrée par bloc de travail réel, liée au to-do plutôt qu'à une note de projet générique qui perd la source.
Une bonne entrée porte cinq éléments de contexte : projet Basecamp, to-do, date, durée et courte note de travail. Le projet et la liste placent le travail dans la structure opérationnelle de l'équipe SaaS. Le to-do identifie le livrable. La date et la durée soutiennent la revue hebdomadaire. La note doit nommer le résultat, comme un changement de configuration, une revue de bug, une réponse client ou une tâche de release.
Le caractère facturable doit venir de la configuration de facturation du projet dans Everhour. Les administrateurs peuvent configurer un projet Basecamp avec une facturation à l'heure, au forfait ou non facturable, puis marquer des tâches spécifiques comme non facturables ou attribuer des taux de tâche personnalisés lorsqu'un projet en régie nécessite une tarification différente. Cette structure évite que chaque personne décide du traitement de facturation entrée par entrée.
Les équipes SaaS examinent souvent la même semaine sous trois angles : facturation client, coût interne et capacité produit. Un to-do Basecamp doit se trouver dans le projet qui correspond à la raison du travail. Le travail de service destiné au client doit être placé là où les taux, les budgets et la revue des factures peuvent le suivre. Le travail interne de produit ou d'opérations a besoin d'un parcours non facturable qui apparaît tout de même dans les rapports de coûts et d'utilisation.
L'erreur courante consiste à mélanger du travail sans rapport sous un seul to-do fourre-tout parce que l'effort paraît faible. Un suivi de 15 minutes, une investigation de 90 minutes et une tâche de mise en œuvre de 2 heures créent des signaux de facturation et de coûts différents. Séparez le travail Basecamp avant de suivre le temps ; chaque entrée peut ensuite être agrégée par projet, liste, statut de tâche, membre et date sans nettoyage manuel.
Un journal ponctuel suffit lorsqu'une personne a besoin d'un court enregistrement pour un seul to-do Basecamp et que personne n'utilisera les heures pour la facturation, le contrôle de la paie ou les décisions budgétaires. Un flux de travail encadré est adapté lorsque plusieurs membres de l'équipe SaaS suivent le temps sur des projets partagés, que les taux changent selon la personne ou le projet, et que les managers ont besoin d'une approbation avant que les rapports ou les factures s'appuient sur le temps.
Everhour transforme ces entrées en enregistrement durable : le temps reste lié aux projets, listes et to-dos Basecamp ; les administrateurs peuvent approuver les timesheets, verrouiller les périodes terminées, examiner les colonnes facturables et non facturables, et exporter les rapports. Les fonctionnalités Basecamp nécessitent l'extension de navigateur Everhour, afin que les personnes suivent le temps depuis l'interface web Basecamp tandis que la configuration de facturation et les rapports restent dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Démarrez le chronomètre depuis le to-do pendant que vous travaillez dans Basecamp, ou ajoutez des heures manuelles après la session. Gardez l'entrée rattachée au to-do au lieu de la laisser au niveau du projet. Ajoutez la date, la durée et une note qui nomme l'action terminée, car la facturation SaaS et le contrôle des coûts ont besoin d'un élément de travail traçable.
Enregistrez-le sur le to-do Basecamp qui représente le livrable de suivi. Si le travail a commencé depuis un message, un élément de planning ou une discussion, créez ou utilisez le to-do associé avant d'enregistrer le temps. La structure de rapports propre repose sur les projets, les listes et les to-dos, afin que les heures restent liées à l'élément qui a causé le travail.
Utilisez les entrées au chronomètre pour les sessions de travail actives où la personne peut démarrer et arrêter le suivi depuis le to-do. Utilisez les heures manuelles pour le travail terminé lorsque la personne connaît la durée exacte et la date. Traitez la saisie manuelle comme une correction ou un enregistrement après coup, et non comme un emplacement pour des estimations hebdomadaires globales qui masquent la tâche ayant consommé le temps.
Décidez si le projet Basecamp relève d'une facturation à l'heure, au forfait ou non facturable avant que l'équipe n'enregistre des heures. Une exception non facturable au niveau de la tâche ou un taux de tâche personnalisé doit être défini lorsqu'un to-do diffère de la règle du projet. Prendre cette décision après l'enregistrement du temps force les personnes chargées du contrôle à réinterpréter des enregistrements qui devraient déjà porter le bon contexte de facturation.
Les enregistrements entraînent un nettoyage lorsqu'ils restent uniquement au niveau du projet, combinent des tâches sans rapport, omettent la note de travail ou utilisent la mauvaise date. La revue de la facturation SaaS fonctionne mieux lorsque chaque bloc de travail correspond à un seul to-do Basecamp et porte une note spécifique. Une personne chargée du contrôle doit voir l'élément source, la personne, la durée et le traitement de facturation sans demander à la personne qui a travaillé de reconstituer la journée.
Everhour sépare les taux de coût et les taux facturables, afin que les équipes SaaS puissent comparer le coût interne de main-d'œuvre avec le chiffre d'affaires facturé au client sur le travail Basecamp. Les administrateurs peuvent utiliser des valeurs par défaut par personne, remplacer les taux par projet, conserver les changements de taux datés et tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche.
Everhour intègre des contrôles de chronomètre et de saisie manuelle dans Basecamp via l'extension de navigateur. L'intégration fonctionne dans l'interface web Basecamp et ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp ; les équipes SaaS doivent donc suivre le temps depuis le to-do dans la configuration de navigateur prise en charge.
Connectez Basecamp à Everhour, définissez les taux de coût et les taux facturables par personne ou par projet, et gardez les heures de to-do approuvées prêtes pour les rapports, les factures et une facturation client exacte.
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