Everhour ajoute des chronomètres et des flux de contrôle aux projets Basecamp afin que les comptables puissent vérifier les heures avant la facturation ou la paie.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un contrôle comptable propre commence là où le travail a eu lieu. Les projets Basecamp contiennent le contexte client, les listes de tâches, les tâches, les personnes responsables et les dates d'échéance. Everhour ajoute des contrôles de suivi du temps intégrés via l'extension de navigateur, afin qu'un membre de l'équipe puisse démarrer un chronomètre ou saisir du temps sur la tâche Basecamp au lieu de reconstruire le relevé plus tard de mémoire.
Chaque entrée doit contenir suffisamment de détails pour le contrôle : projet Basecamp, tâche, liste, date de travail, quantité de temps et une note lorsque le travail doit être expliqué. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent inclure les noms de projets, les noms de tâches, les noms de listes, le numéro de tâche et le statut de la tâche, ce qui donne aux comptables un chemin plus clair entre un total de temps et l'élément de travail qui l'a produit.
Les chronomètres fonctionnent le mieux pour le travail client actif, les sessions de support, les tâches de mise en œuvre et les autres blocs où la personne commence à travailler sur une tâche et s'arrête lorsque ce travail se termine. La saisie manuelle convient au nettoyage, aux réunions saisies après coup ou au travail terminé en dehors du navigateur. Le relevé doit toujours être rattaché à la bonne tâche Basecamp et contenir assez de contexte pour le contrôle comptable.
Les comptables doivent surveiller les entrées vagues, le temps ajouté à la mauvaise tâche et les totaux manuels tardifs qui fusionnent plusieurs activités en une seule ligne. Everhour enregistre séparément les entrées issues du chronomètre, les entrées manuelles et les entrées à date passée, ce qui aide les contrôleurs à comparer le suivi en temps réel avec les saisies ultérieures dans la feuille de temps avant que les factures, les rapports de coûts ou le contrôle de la paie n'utilisent les chiffres.
Les comptables ont souvent besoin de deux lectures des mêmes heures. Le contrôle de la paie demande si le temps soumis par une personne est complet pour la période. Le contrôle de la facturation demande si le client doit être facturé pour ce travail. Everhour conserve la configuration de facturation dans les règles de projet et de tâche : les administrateurs définissent le statut de facturation du projet, et une tâche précise dans un projet facturable peut être marquée comme non facturable.
Un contrôle pratique vérifie d'abord le projet Basecamp, puis le statut de la tâche, puis les colonnes du rapport. Le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût peuvent figurer dans les rapports par membre ou par tâche. Cette structure garde visibles le nettoyage interne, les révisions client et le travail administratif sans pousser ces heures dans les totaux facturables présentés au client.
Un journal de temps ponctuel suffit pour une petite correction, une question client isolée ou un export rapide qui répond sur une période donnée. Il cesse de suffire lorsque plusieurs personnes suivent leurs heures sur des tâches Basecamp, que les factures dépendent de règles de facturation, ou que le contrôle de la paie nécessite du temps soumis, des approbations et des relevés protégés après la clôture.
Everhour donne aux comptables un flux de travail encadré autour de ces relevés : contrôle hebdomadaire des feuilles de temps, approbations, périodes verrouillées, rapports, et transfert vers la facturation ou la paie. Pour les projets Basecamp, le travail reste lié à la tâche tandis qu'Everhour transporte le temps dans les rapports, le contrôle budgétaire, la préparation des factures et la visibilité des heures supplémentaires lorsque ce suivi est activé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Contrôlez le projet, la tâche, la personne, la quantité de temps et le contexte justificatif avant d'utiliser l'entrée dans la facturation ou la paie. Un contrôle solide vérifie aussi si l'entrée appartient à un projet facturable, si la tâche précise doit être non facturable et si la période a été soumise ou approuvée.
Un relevé utile relie les heures au projet Basecamp, à la tâche, à la liste, à la personne et à la période de travail. Ce contexte permet à un comptable de remonter d'un total à l'élément de travail, de le comparer au périmètre client et de décider si les heures doivent entrer dans le contrôle de la paie, la préparation des factures ou un rapport de coûts.
Les chronomètres conviennent au travail effectué directement depuis une tâche Basecamp, car l'entrée reste proche de la tâche pendant que le travail se déroule. Les saisies manuelles conviennent au nettoyage et au travail enregistré après achèvement. Une politique cohérente compte davantage que la méthode de saisie, car des habitudes mixtes créent des lacunes de contrôle lorsque les liens de tâche ou le contexte manquent.
La configuration de facturation relève des règles de projet et de tâche d'Everhour. Les administrateurs peuvent définir un projet Basecamp comme facturable au taux horaire, au forfait ou non facturable, et des tâches précises dans un projet facturable peuvent être marquées comme non facturables. Les comptables doivent contrôler les totaux facturables via les rapports au lieu de considérer chaque heure enregistrée comme facturable au client.
L'erreur courante consiste à regrouper le temps uniquement par personne ou par période et à perdre le contexte de la tâche Basecamp. Les comptables ont besoin de l'élément de travail derrière le total, surtout lorsqu'un client conteste une ligne de facture ou qu'un manager demande pourquoi les heures de paie ont augmenté pour un projet.
Everhour Overtimes peut appliquer des limites d'heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires, y compris des paliers d'heures supplémentaires à 1,5x et d'heures supplémentaires à taux double à 2x, lorsque le suivi des heures supplémentaires est activé. Les comptables peuvent contrôler les heures supplémentaires dans Team Hours et les calculs de paie basés sur le coût horaire des employés et le temps suivi.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre du temps pour contrôle, puis les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est verrouillé pour les membres ordinaires sauf s'il est retiré ou rejeté, ce qui protège les entrées contrôlées avant leur utilisation par la facturation, la paie ou les rapports.
Suivez les heures des tâches Basecamp avec Everhour, contrôlez les heures supplémentaires dans Team Hours et transférez les relevés approuvés vers les flux de paie et de facturation avec une supervision comptable plus nette.
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