Everhour ajoute le suivi du temps intégré, les tarifs et les rapports de facturation aux projets Basecamp afin que les agences puissent tarifer clairement le travail client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
La facturation d'agence commence avec le travail déjà organisé dans Basecamp : projets, listes de tâches, tâches, responsables et dates d'échéance. Le travail de facturation consiste à transformer cet enregistrement opérationnel en heures que le client reconnaît, tarifées au bon tarif, tout en gardant le travail interne visible pour l'analyse de marge. Un enregistrement propre sépare le temps de livraison du temps interne, corrige les notes peu claires avant la facturation et donne au service financier une source stable pour le total client.
Utilisez cette page lorsqu'un client demande des justificatifs, qu'un chef de projet doit clôturer une période de facturation ou qu'un propriétaire d'agence veut voir quel travail client a généré du chiffre d'affaires. Le résultat attendu est un ensemble d'heures approuvées et tarifées qui peuvent devenir une ligne de facture ou un rapport justificatif. Rédiger la facture de mémoire transforme de petites décisions en litiges : notes omises, mauvais tarifs et temps non facturable caché.
Pour le travail d'agence, le caractère facturable doit suivre l'engagement commercial pris auprès du client. Dans Everhour, un projet Basecamp facturable peut utiliser un tarif horaire de projet, des tarifs horaires par membre ou un forfait fixe. Une tâche précise peut rester non facturable dans un projet facturable, et le travail en régie peut utiliser un tarif de tâche personnalisé lorsqu'un élément a un prix différent.
Examinez ensemble le temps facturable et le temps non facturable afin que l'effort interne reste visible pour l'analyse de marge. Les enregistrements non facturables doivent contenir assez de contexte pour expliquer pourquoi ils sont restés hors facture. Définir le tarif de projet d'un membre à 0 rend le temps de cette personne non facturable dans les projets à tarifs par membre ; utiliser ce réglage pour une seule tâche crée une exclusion plus large que ce que la plupart des équipes souhaitent.
Un enregistrement défendable de facturation d'agence relie chaque saisie de temps au projet Basecamp, à la liste, à la tâche, à l'ID de tâche, au statut, à la personne, à la date, aux heures et au commentaire. Les noms du projet et de la tâche identifient le livrable. Le commentaire explique le travail en langage simple sans transformer la facture en journal. Le statut aide les réviseurs à éviter de facturer du travail qui nécessite encore un nettoyage interne.
Regroupez l'enregistrement dans la forme que le client s'attend à lire. Certains clients veulent des totaux par projet, tandis que d'autres ont besoin de lignes par tâche, personne ou date. Les rapports tarifés doivent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût pendant la revue, avec des colonnes monétaires limitées aux rôles autorisés. Exportez une vue finale lorsque la période de facturation est clôturée.
Un décompte ponctuel suffit lorsqu'une petite agence a besoin d'un total client rapide pour un court projet Basecamp, que les tarifs sont simples et qu'une seule personne peut valider chaque saisie. Il échoue lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les tarifs diffèrent selon la personne ou la tâche, que le travail non facturable affecte la marge ou que la facture nécessite des justificatifs reproductibles à chaque période de facturation.
Everhour transforme l'approche maîtrisée en processus : le temps Basecamp suivi passe par l'approbation, les rapports peuvent regrouper les heures approuvées par projet, tâche, personne ou date, et le temps facturable non facturé peut alimenter une facture sans nouvelle saisie. Après la facturation, Everhour marque le temps inclus comme facturé afin que les mêmes heures ne reviennent pas dans le prochain brouillon de facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Définissez le caractère facturable du projet comme règle par défaut, puis traitez les exceptions avant la revue. Un projet facturable peut tarifer le travail par tarif de projet, tarif par membre ou forfait fixe. Une tâche précise peut être marquée comme non facturable dans un projet facturable. Dans les projets à tarifs par membre, définir le tarif de projet d'une personne à 0 exclut tout le temps de cette personne des totaux facturables, utilisez donc ce réglage délibérément.
Le tarif de projet convient au travail vendu à un seul prix horaire. Les tarifs par membre conviennent aux projets où différentes personnes ont différents tarifs de facturation présentés au client. Un forfait fixe convient à un prix de projet convenu qui nécessite toujours une revue des heures et de la marge. Un tarif de tâche personnalisé convient au travail en régie lorsqu'une tâche utilise un prix différent du reste du projet.
Les justificatifs destinés au client doivent identifier le projet Basecamp, la liste, la tâche, l'ID de tâche, le statut de la tâche, la personne, la date, les heures et un commentaire utile. Le commentaire doit nommer le travail effectué sans copier chaque note interne. Le réviseur doit aussi voir le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût avant que la version finale ne quitte le service financier ou les opérations.
Conservez le temps non facturable dans la revue et excluez-le du total de la facture. Supprimer le temps interne masque le coût de livraison et affaiblit l'analyse de marge. Une tâche libellée comme non facturable donne au réviseur un enregistrement de l'effort qui doit rester en dehors du montant facturé au client tout en apparaissant dans les rapports opérationnels.
Les erreurs de facturation viennent généralement des exceptions autour du tarif par défaut. Un projet peut sembler propre alors qu'une tâche nécessite un traitement non facturable ou un tarif de tâche personnalisé. L'utilisation en double des mêmes heures après la préparation de la facture crée un autre problème. Clôturer la période avec un rapport final exporté et un marqueur de temps facturé empêche le prochain brouillon de reprendre du travail déjà facturé.
Everhour Reporting permet aux agences de créer des vues de revue de facturation avec au moins 45 colonnes, notamment le projet, la tâche, le client, le membre, les commentaires, le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le bénéfice et le statut de facture. Les équipes peuvent regrouper et filtrer le rapport par contexte de projet Basecamp, puis exporter en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour le service financier ou les justificatifs client.
Everhour Billing & Invoicing marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, de sorte que ces heures cessent d'apparaître comme temps non facturé dans les brouillons ultérieurs. Le processus protège le passage à la facturation lorsque le travail Basecamp approuvé devient une facture client.
Suivez le travail Basecamp avec des heures approuvées, des rapports tenant compte des tarifs et des vues de facturation prêtes à l'export à chaque période. Everhour donne aux agences des factures client plus claires et une revue plus solide de la rentabilité des projets.
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