Les équipes d'agence conservent le travail dans Basecamp, tandis qu'Everhour transforme le temps suivi en feuilles de temps revues, budgets, rapports et factures.
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Une feuille de temps d'agence Basecamp donne aux responsables une vue hebdomadaire unique du travail lié aux projets client, aux listes de tâches et aux tâches. Le relevé utile indique qui a travaillé, quel projet Basecamp portait le travail, sur quelle tâche le temps a été enregistré, la date, les heures et toute note nécessaire pour expliquer l'entrée. Cette structure permet à la personne chargée de la revue de relier les heures au livrable concret au lieu de lire un total hebdomadaire isolé.
Pour les agences, la feuille de temps est plus qu'un journal personnel. Elle soutient la facturation, la revue du budget, les contrôles du taux d'utilisation et la préparation de la paie. Le personnel doit suivre le travail client sur la tâche Basecamp qui représente le livrable, puis soumettre la semaine pour revue. Les responsables doivent boucler la boucle avant le début de la facturation, car les modifications tardives après la préparation de la facture créent des litiges, du travail à reprendre et des totaux client peu clairs.
Une feuille de temps d'agence fiable sépare le travail suivi de son traitement en facturation. L'entrée de temps doit identifier le projet Basecamp, la liste, la tâche, le statut de la tâche, la personne, la date et les heures. La décision de facturation relève de la configuration de facturation : tarif du projet, tarif du membre, forfait, statut de projet non facturable, statut non facturable au niveau de la tâche ou tarif de tâche personnalisé lorsque l'accord client l'exige.
Un exemple clair est simple : une designer enregistre 3,5 heures sur une tâche de page d'atterrissage de campagne, ajoute une courte note sur les révisions finales de la mise en page et soumet la semaine. Le responsable revoit l'entrée au regard du périmètre client, confirme si cette tâche est facturable et laisse le temps rattaché au même élément de travail Basecamp pour les rapports et le regroupement sur facture.
Les feuilles de temps d'agence ont besoin d'un cycle de revue, car plusieurs personnes interviennent souvent sur un même livrable client. Le personnel soumet les heures hebdomadaires de projet ou les heures travaillées, selon la politique de suivi de l'équipe. Les responsables approuvent, rejettent ou approuvent partiellement les entrées, puis demandent des corrections lorsqu'un total journalier semble inhabituel, qu'une note manque ou que du temps se trouve sur la mauvaise tâche.
Le temps approuvé doit être verrouillé pour les membres standard après la revue. Ce verrouillage protège le transfert vers la facturation et la paie contre les changements discrets après qu'un responsable a déjà approuvé la période. Les corrections par un administrateur ont toujours leur place dans le système lorsqu'une vraie erreur apparaît, mais la correction doit laisser une piste d'activité afin que l'agence puisse expliquer ce qui a changé et pourquoi.
Une feuille de temps ponctuelle convient lorsqu'une petite agence a besoin d'un relevé de revue hebdomadaire pour une courte mission client. Elle suffit lorsque l'équipe compte quelques contributeurs, qu'un responsable vérifie les entrées et que la facturation reste simple. Le relevé doit tout de même inclure le contexte du projet, les heures datées, la responsabilité au niveau de la personne et la validation par le responsable avant toute utilisation pour la paie ou la facturation client.
Un processus encadré convient au travail client récurrent, aux contrats de retainer, aux tâches mixtes facturables et non facturables, ainsi qu'aux équipes de livraison composées de plusieurs personnes. Everhour relie le temps suivi dans Basecamp à Billing & Invoicing en transformant le temps et les dépenses facturables en factures, en calculant les montants à partir des tarifs, en excluant le travail non facturable et en exportant les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les agences doivent garder chaque entrée rattachée au projet client et à la tâche Basecamp qui représente le livrable concret. Une revue hebdomadaire doit regrouper le temps par personne, projet et tâche afin que le responsable puisse comparer les heures suivies avec le périmètre client, la configuration de facturation et le travail restant avant d'approuver la période.
La personne responsable du budget client ou de la revue de livraison doit approuver la feuille de temps avant la facturation. Cette personne vérifie les jours manquants, les totaux inhabituels, les entrées sur la mauvaise tâche et le travail non facturable. Le service paie ou comptabilité doit recevoir le relevé revu après les corrections, et non une semaine brouillon avec des entrées non résolues.
Les périodes verrouillées empêchent les membres standard de modifier le temps approuvé après sa revue par le responsable. C'est important, car les heures approuvées alimentent souvent les factures, le contrôle de la paie, les budgets et les rapports de rentabilité. Si une correction est nécessaire après validation, un administrateur doit effectuer le changement avec un historique visible au lieu de rouvrir le relevé de manière informelle.
Les responsables doivent confirmer que chaque contributeur a enregistré du temps sur la même tâche Basecamp uniquement pour le travail qu'il a effectué. Les tâches partagées nécessitent des entrées claires au niveau de la personne, des heures datées et des notes lorsque le rôle ou la tâche n'est pas évident. Sans ce détail, l'agence peut facturer un livrable, mais perdre la base permettant d'expliquer le temps de chaque personne.
Les congés peuvent apparaître dans la même vue de revue lorsque l'équipe suit la capacité de travail en parallèle des heures de projet. Cela aide les responsables à distinguer le temps de livraison client du temps d'absence payé, des manques de personnel et de la capacité de planning. La distinction compte, car le temps payé non travaillé ne doit pas devenir du temps client facturable.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Il calcule les montants des factures à partir des tarifs et des dépenses facturables, exclut les tâches non facturables, prend en charge les paramètres client par défaut tels que les taxes, les remises et les conditions de paiement, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour prend en charge la soumission, la validation, le rejet, la validation partielle et le verrouillage du temps après validation des feuilles de temps. Les responsables peuvent revoir les heures hebdomadaires de projet ou les heures travaillées, demander des corrections et garder les entrées approuvées protégées contre les modifications par les membres standard avant que la paie, la facturation ou les rapports n'utilisent le relevé.
Suivez le travail d'agence depuis les tâches Basecamp jusqu'à la validation, puis laissez Everhour convertir les heures et dépenses facturables en factures prêtes pour le client avec des exports comptables.
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