Les semaines des consultants couvrent de nombreux to-dos Basecamp, et Everhour garde les heures, les approbations et les coûts de projet prêts pour revue.
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Les managers ont besoin d'un dossier hebdomadaire clair du temps des consultants lié au travail Basecamp. Le résultat pratique est une feuille de temps qui montre qui a travaillé, la date, le projet, le to-do ou la liste, les heures enregistrées et suffisamment de contexte pour appuyer la facturation, le contrôle de la paie ou le reporting client. Chaque ligne doit expliquer le travail sans obliger la personne chargée de la revue à reconstruire la semaine à partir des messages.
Les équipes de consultants créent une pression supplémentaire sur la revue, car plusieurs personnes interviennent souvent sur le même projet client au cours de la même semaine. Basecamp garde le projet, la liste, le to-do, la personne assignée, la date d'échéance et les notes visibles. Everhour s'appuie sur cette structure de travail via son extension de navigateur, afin que le temps puisse rester rattaché au to-do Basecamp pendant que les managers passent la semaine en revue dans un processus de feuille de temps.
Une ligne de feuille de temps utile pour un consultant commence par la personne, la date de travail, le projet Basecamp, la liste, le to-do et les heures. Ajoutez une courte note lorsque le titre du to-do n'explique pas le travail livré, en particulier pour la recherche, les appels client, le QA ou les reprises. Gardez le temps sur le to-do précis chaque fois que possible, car les blocs au niveau du projet uniquement rendent plus difficile la vérification d'une facture client ou d'un contrôle de la paie par rapport au périmètre réel.
Les décisions de facturation ont leur place dans le même parcours de revue que les heures. Un projet client peut utiliser un tarif horaire de projet, un tarif membre, un forfait fixe ou un statut non facturable dans Everhour ; des tâches individuelles peuvent aussi être marquées comme non facturables ou recevoir des tarifs personnalisés par tâche pour les prestations en régie. Ces paramètres comptent, car le temps des consultants inclut souvent la livraison client, la coordination interne et le suivi, qui doivent apparaître sur des lignes de facturation différentes.
Un manager doit revoir le temps des consultants au niveau hebdomadaire avant de vérifier les entrées isolées. Comparez les totaux quotidiens de chaque personne avec le travail Basecamp qui lui est assigné, puis cherchez les jours manquants, les entrées en double, les notes vagues et les blocs inhabituellement importants sur un to-do partagé. Le code couleur et l'historique d'activité dans Everhour aident les personnes chargées de la revue à repérer les totaux quotidiens inhabituels, les heures manquantes, les chronomètres arrêtés automatiquement et les modifications ultérieures avant approbation.
La soumission et l'approbation donnent à la revue un point d'arrêt clair. Les consultants soumettent la semaine, les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement le temps soumis, et les lignes rejetées reviennent avec les corrections nécessaires. Le temps soumis reste verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires. Les corrections par les administrateurs doivent se limiter à des rectifications documentées, comme un to-do mal placé ou une entrée assignée à la mauvaise personne.
Une feuille de temps ponctuelle suffit pour un consultant solo, un projet court ou un client qui n'a besoin que d'un simple résumé hebdomadaire. Elle atteint ses limites lorsque plusieurs consultants soumettent du temps, que des dépenses affectent les coûts remboursables, ou que les heures approuvées alimentent la facturation, le contrôle de la paie, les budgets et les rapports de projet. À ce stade, l'équipe a besoin d'un processus de travail encadré avec approbations, verrouillages, historique des corrections et exports.
Everhour transforme le temps Basecamp en un dossier opérationnel revu en collectant les semaines soumises, en protégeant le temps approuvé contre les modifications par les membres ordinaires, en permettant aux administrateurs de corriger les entrées et en exportant des rapports, des feuilles de temps d'équipe ou des journaux complets d'équipe. Le même dossier peut inclure des dépenses avec reçus, des choix d'inclusion dans le budget et des coûts facturables prêts pour la facturation, afin que le travail des consultants passe des heures collectées à une revue contrôlée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Regroupez la semaine d'abord par personne, puis par projet Basecamp et par to-do. La personne chargée de la revue a besoin de la date, des heures, du contexte de la tâche et d'une courte note pour toute entrée qui n'est pas claire à partir du titre du to-do. Le travail client partagé doit tout de même montrer le temps propre à chaque consultant, car un seul bloc combiné masque la responsabilité et affaiblit l'approbation.
La personne chargée de l'approbation doit être le manager responsable du périmètre client, du transfert vers la paie, ou des deux. Cette personne vérifie si le travail appartient au bon projet, si les heures correspondent à la semaine en cours de revue et si le travail facturable et non facturable est séparé avant que le dossier ne soit transmis en aval.
Chaque consultant doit enregistrer uniquement son propre temps sur le to-do partagé, avec une note qui nomme la partie du travail terminée. La personne chargée de la revue doit vérifier le total combiné par rapport au périmètre de ce to-do, puis déplacer le travail sans rapport vers une tâche plus appropriée avant approbation. Une seule entrée mélangée rend les questions du client plus difficiles à traiter.
Les notes utiles nomment le livrable, la discussion client, le blocage, la correction ou l'étape de revue derrière les heures. Une note comme « réunion » donne peu d'éléments à approuver à la personne chargée de la revue. Une note comme « appel sur les exigences client pour la liste de contrôle de migration » rattache le temps au périmètre et donne au personnel chargé de la facturation une explication plus claire si la facture est contestée.
Passez en revue les coûts remboursables à côté du temps lorsque les dépenses affectent la facture client, le budget du projet ou la rentabilité interne. Le dossier de temps explique qui a fait le travail et quand il a eu lieu ; le dossier de dépense explique le coût rattaché à ce travail. Gardez les dépenses appuyées par des reçus séparées des heures de travail afin que les approbations ne brouillent pas deux contrôles différents.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet à côté des heures facturables, y compris les images ou PDF de reçus et les catégories de dépenses basées sur des unités. Pour les projets Basecamp suivis via Everhour, les dépenses facturables peuvent alimenter les factures, compter dans les budgets lorsque la configuration le prévoit, et apparaître dans les rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable.
Everhour Timesheets permet aux consultants de soumettre des heures de projet ou des heures de travail hebdomadaires, puis donne aux managers des contrôles d'approbation, de rejet et d'approbation partielle avant que la paie ou la facturation n'utilise le dossier. Le temps soumis se verrouille sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires, tandis que les administrateurs peuvent corriger les entrées lorsqu'un nettoyage est nécessaire.
Everhour Expenses garde les reçus, les catégories basées sur des unités, l'inclusion dans le budget et les coûts facturables prêts pour la facturation à côté du temps suivi sur les projets Basecamp, offrant aux managers un processus de rentabilité et de remboursement plus clair.
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