Everhour transforme les heures suivies sur les tâches Basecamp en rapports pour les budgets, la revue de facturation et les mises à jour pour les parties prenantes.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un rapport de temps sur les tâches Basecamp sert à expliquer où le temps est passé au niveau de la tâche. Utilisez-le lorsqu'un client demande le détail derrière une facture, qu'un chef de projet doit examiner la pression sur le périmètre, ou qu'un propriétaire veut voir quelles tâches ont consommé le plus de main-d'œuvre. Le rapport doit rattacher les heures aux projets, listes, tâches, membres et à une plage de dates définie dans Basecamp.
La version la plus solide commence par la question. Une vue par projet répond à « Quel travail client a pris le plus de temps ? » Une vue par tâche répond à « Quel élément exact a créé le coût ? » Une vue par membre répond à « Qui y a consacré du temps ? » Une vue par plage de dates répond à « Le travail a-t-il eu lieu pendant la période examinée ? » Combiner les quatre vous donne un rapport qui soutient la facturation, la dotation en personnel et la revue de projet sans obliger le lecteur à interpréter des saisies de temps brutes.
Regroupez le rapport par projet Basecamp lorsque l'audience souhaite un résumé par client ou par initiative. Regroupez-le par tâche lorsque l'audience a besoin d'éléments probants au niveau de la tâche. Ajoutez le nom de la liste ou de la section lorsque plusieurs parties d'un projet utilisent des titres de tâches similaires. Incluez l'état de la tâche afin que les tâches terminées et les tâches ouvertes ne soient pas placées ensemble sans contexte.
Utilisez le membre, la date et le caractère facturable comme champs d'appui. Les noms des membres montrent qui a réalisé le travail. Les dates montrent le calendrier de livraison. Le temps facturable et non facturable dans la même vue évite une erreur courante : masquer le travail interne jusqu'à ce que le coût du projet paraisse inférieur à ce qu'il était. Le coût et le montant facturable ont leur place dans les versions destinées aux managers ; les exports destinés aux clients ne doivent inclure que les champs monétaires que le client est censé voir.
Un rapport propre dépend de tâches claires avant que quiconque n'enregistre du temps. Chaque tâche a besoin d'un titre précis, de notes suffisantes pour identifier le travail, d'un responsable lorsque la responsabilité importe, et d'une date d'échéance ou d'une plage de dates lorsque le calendrier importe. Les sous-tâches aident à diviser les étapes de livraison, mais le rapport a toujours besoin que la tâche parente reste compréhensible par elle-même.
Évitez d'utiliser une seule tâche large pour toute une phase, sauf si le rapport n'a besoin que de totaux au niveau de la phase. « Révisions de la page d'accueil » crée un enregistrement de temps vague. « Réviser la section tarifs de la page d'accueil » donne au réviseur une unité de travail traçable. Si deux personnes travaillent sur la même tâche, gardez les deux saisies attachées à cette tâche et laissez le rapport ventiler le total par membre.
Un export ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une mise à jour rapide de statut, d'une plage de dates étroite ou d'une simple sauvegarde pour une réunion. Il fonctionne mieux lorsque le rapport a une petite audience et que personne n'a besoin de la même ventilation chaque semaine. Exportez la vue filtrée, gardez la plage de dates visible et évitez de modifier les totaux manuellement après l'export.
Un flux de travail piloté convient aux contrôles budgétaires récurrents, à la facturation client et à la revue d'équipe. Everhour peut suivre les budgets des projets Basecamp par taux horaire, forfait fixe ou caractère non facturable, marquer certaines tâches comme non facturables, utiliser des taux personnalisés et envoyer des e-mails de budget à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés. Le temps approuvé peut alimenter des rapports récurrents, et les rapports peuvent être exportés lorsque les parties prenantes ont besoin de fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le projet, la liste ou la section, le nom de la tâche, l'ID de tâche, l'état de la tâche, le membre, la plage de dates, le temps facturable, le temps non facturable, le coût et le montant facturable. Gardez les commentaires uniquement lorsqu'ils expliquent le travail sans exposer de notes internes. Pour les mises à jour destinées aux parties prenantes, incluez les champs qui répondent à la question de revue et supprimez les colonnes qui créent du bruit.
Regroupez par tâche lorsque vous avez besoin d'une preuve au niveau de la tâche pour un client, une revue budgétaire ou une discussion sur le périmètre. Regroupez par projet lorsque l'audience a besoin d'une vue de plus haut niveau sur plusieurs tâches. Une configuration pratique utilise le projet comme premier regroupement et la tâche comme second, afin que le rapport reste lisible tout en préservant le détail des tâches.
Affichez le temps facturable et non facturable dans des colonnes séparées lorsque le rapport sert la facturation ou la revue de marge. Le temps facturable explique ce qui peut être facturé. Le temps non facturable explique l'effort interne, les reprises, la planification ou le travail client qui doit rester visible sans devenir un montant facturé au client. Mélanger les deux dans un seul total affaiblit l'enregistrement de facturation.
L'erreur la plus dommageable consiste à enregistrer du temps sur des tâches vagues qui décrivent une phase au lieu d'un élément de travail concret. Les libellés larges rendent chaque rapport ultérieur plus difficile à défendre, car le réviseur ne peut pas savoir quelle tâche a consommé les heures. Utilisez des titres de tâches précis et gardez la plage de dates alignée sur la période examinée.
Utilisez CSV ou Excel/XLSX lorsque le destinataire doit filtrer, rapprocher ou combiner les données avec une autre feuille de calcul. Utilisez PDF lorsque le destinataire a besoin d'un résumé stable pour une mise à jour client, une archive ou un dossier d'approbation. Exportez uniquement la plage de dates filtrée et le regroupement qui correspondent à la question de reporting.
Everhour Project Budgeting permet aux équipes d'attacher des budgets en temps ou en argent aux projets Basecamp, puis d'examiner le travail suivi par rapport au taux horaire, au forfait fixe ou aux paramètres de non-facturation. Les e-mails de budget peuvent se déclencher à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés, afin qu'un rapport par tâche puisse montrer la pression sur les coûts avant que le projet n'atteigne sa limite.
Everhour Reporting peut exporter les rapports enregistrés au format CSV, Excel/XLSX ou PDF. Les équipes peuvent créer des rapports avec le projet Basecamp, la tâche, la liste, l'ID de tâche, l'état de la tâche, le membre, le temps facturable, le temps non facturable, le coût et le montant facturable, puis envoyer le fichier aux clients, au service financier ou aux managers qui ne travaillent pas dans l'outil.
Suivez le temps Basecamp approuvé par rapport aux budgets, examinez le coût par tâche et exportez le rapport dont les parties prenantes ont besoin. Everhour connecte la budgétisation de projet à un reporting reproductible pour une revue de facturation plus propre.
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