Les coûts de suivi du temps augmentent lorsque les registres restent désordonnés. Everhour ajoute des contrôles d'équipe lorsque les heures hebdomadaires doivent être examinées et approuvées.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un outil de suivi du temps économique sert à enregistrer les heures dont vous avez besoin cette semaine sans acheter d'abord un système complet. Utilisez-le pour saisir le travail par jour, projet, client et tâche, puis séparer le temps facturable du travail interne. Un registre hebdomadaire utile montre qui a travaillé, à quel travail le temps a été consacré, et si ce temps relève d'une facture, d'une revue de paie, d'un contrôle budgétaire ou d'un rapport d'utilisation.
Pour les employeurs américains, la FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'impose pas un formulaire de suivi du temps spécifique. Pour les salariés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les registres doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Un outil de suivi de base peut soutenir cette tenue de registres lorsque les saisies sont complètes et examinées.
Des registres de temps utiles commencent par une date, une personne, un projet, une tâche, une heure de début et de fin ou une durée totale, et un statut facturable. Les notes doivent expliquer le travail en termes simples, comme « appel d'onboarding client » ou « révisions du modèle de facture ». Les champs de taux n'ont leur place que lorsque la facturation ou l'examen des coûts en a besoin. Les exemples américains de taux et de factures utilisent normalement des dollars américains, car les pièces et la monnaie américaines ont cours légal pour les dettes, les charges publiques, les impôts et les cotisations.
Les équipes doivent décider si elles suivent les saisies manuelles, les minuteurs actifs, ou les deux. La saisie manuelle fonctionne lorsque les personnes enregistrent leur temps quotidiennement et que les managers examinent les totaux inhabituels. Les minuteurs fonctionnent mieux pour le changement de tâche, car ils capturent le temps au moment où le travail se déroule. Un registre hebdomadaire nécessite aussi une semaine de travail fixe. Selon la FLSA, une semaine de travail compte 168 heures, soit sept périodes consécutives de 24 heures, et les heures ne peuvent pas être moyennées entre les semaines de travail pour les heures supplémentaires fédérales.
Un outil de suivi économique ne fait économiser de l'argent que s'il évite le retraitement. L'erreur courante consiste à choisir un outil qui enregistre un total hebdomadaire mais perd le détail quotidien, le contexte des tâches ou le statut facturable nécessaires plus tard. Une configuration peu coûteuse doit tout de même vous permettre de répondre à des questions directes : quel client a utilisé le temps, quelle tâche a provoqué le dépassement, quelles saisies doivent être corrigées et quelles heures relèvent de la revue de paie.
Les heures supplémentaires fédérales pour les salariés non exemptés couverts s'appliquent aux heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération normal. La FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement pour le travail du samedi, du dimanche, des jours fériés ou des jours de repos habituels, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires sont déclenchées ou si une autre loi ou un accord s'applique. Les règles des États sur les salaires, les heures supplémentaires, la confidentialité et la surveillance des salariés peuvent ajouter des exigences distinctes.
Un outil de suivi gratuit ou peu coûteux suffit pour un travailleur solo, un projet d'une semaine ou une petite équipe qui teste si les registres de temps améliorent l'exactitude de la facturation. Il fonctionne lorsqu'une personne peut examiner les saisies, corriger les notes manquantes et exporter les totaux avant qu'ils ne deviennent obsolètes. Il ne suffit plus lorsque les corrections, les approbations, les périodes verrouillées, l'accès par rôle et les règles à l'échelle de l'équipe comptent davantage que le prix initial.
Everhour Team Management convient à cette étape suivante en donnant aux équipes des contrôles autour des règles de verrouillage, de la correction du temps par les administrateurs, des limites de suivi personnel, de la capacité hebdomadaire, du workflow d'approbation, des rôles, des affectations de projet, des groupes d'équipe et des valeurs par défaut de politique de temps à l'échelle de l'équipe. Ces contrôles transforment le suivi peu coûteux en un processus géré dans lequel le temps soumis peut être examiné avant que la paie, la facturation ou les rapports ne l'utilisent.
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Un outil de suivi du temps économique doit inclure des saisies quotidiennes, des totaux hebdomadaires, des libellés de projet ou de client, des notes de tâche, un statut facturable et des registres exportables. Pour les travailleurs non exemptés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les registres de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le faible coût ne supprime pas la nécessité de registres complets.
Un outil de suivi bon marché suffit lorsque l'équipe a besoin d'un total hebdomadaire propre, de simples libellés de projet et d'une personne qui examine les saisies. Il devient limité lorsque les managers ont besoin d'approbations, de périodes verrouillées, d'un accès basé sur les rôles, de planification de capacité ou d'un historique des corrections. Le prix de l'outil compte moins que le coût de correction d'un temps manquant ou contesté plus tard.
Les minuteurs sont plus adaptés pour capturer les changements de tâche pendant la journée. Les saisies manuelles fonctionnent lorsque les personnes saisissent le temps rapidement et ajoutent des notes claires. La reconstruction en fin de semaine crée des écarts, car les personnes oublient les appels courts, le travail administratif et les interruptions. Une configuration pratique peut autoriser les deux méthodes, puis examiner séparément les saisies manuelles et celles basées sur un minuteur lorsque l'exactitude compte.
Un outil de suivi peu coûteux traite tout de même des informations personnelles liées au travail. Les entreprises américaines doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la section 5 du FTC Act, et les directives de la FTC indiquent que les entreprises qui conservent des informations personnelles sensibles sur les salariés doivent collecter uniquement ce dont elles ont besoin, les protéger et les supprimer de manière sécurisée. Les entreprises californiennes couvertes doivent aussi tenir compte des obligations du CCPA pour les données de suivi du temps des salariés californiens.
Les règles fédérales exigent que les employeurs conservent les registres de paie pendant au moins trois ans et les registres de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, pendant au moins deux ans. Un outil de suivi du temps économique doit prendre en charge les exports ou les archives, car l'obligation de tenue de registres continue après l'approbation ou la facturation du total hebdomadaire.
Everhour Team Management ajoute des contrôles qui gardent le suivi peu coûteux organisé à mesure qu'une équipe grandit. Les administrateurs peuvent utiliser les règles de verrouillage, le workflow d'approbation, les limites de suivi personnel, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les valeurs par défaut de politique à l'échelle de l'équipe pour examiner le temps avant qu'il n'alimente la paie, la facturation ou les rapports.
Commencez avec un registre hebdomadaire propre, puis ajoutez des règles d'examen lorsque l'équipe en a besoin. Everhour Team Management garde les politiques de temps, les approbations, la capacité et les corrections organisées dans un workflow géré unique.
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