Everhour transforme les événements Google Calendar planifiés en entrées de feuille de temps, afin que le travail prévu puisse devenir des relevés de temps vérifiés.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Utilisez Google Calendar comme point de départ lorsque le travail planifié se trouve déjà dans votre calendrier : appels clients, blocs de livraison, réunions internes et sessions de projet ciblées. Le travail consiste à transformer ces événements en entrées de temps que vous pouvez vérifier avant la facturation, la paie ou le reporting budgétaire. Un relevé exploitable reprend le titre de l'événement comme description, une durée du début à la fin et suffisamment de contexte de projet pour expliquer le travail une fois la semaine terminée.
Google Calendar doit rester une source, pas l'autorité finale. Le temps planifié diffère souvent des heures réellement travaillées, surtout après une réunion qui se termine plus tôt, une tâche qui dure plus longtemps ou un bloc qui est déplacé sans être terminé. Pour les relevés de paie aux États-Unis, les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts des heures travaillées chaque jour et du total des heures hebdomadaires pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires. Les entrées de calendrier doivent être vérifiées avant de devenir ces relevés.
Un flux de travail du calendrier vers la feuille de temps comporte trois parties : l'événement source, l'entrée de temps vérifiée et la destination finale. La source fournit le titre, l'heure de début, l'heure de fin et la date. L'entrée vérifiée ajuste la durée si le travail réel a changé. La destination finale affecte le temps au bon projet, client, tâche ou à la bonne catégorie non facturable afin que la facturation, la vérification de la paie et le reporting budgétaire utilisent les mêmes faits.
Un exemple de bloc de calendrier nommé « Appel d'intégration client » de 10 h 00 à 11 h 30 devient une entrée de 1,5 heure avec ce titre comme description. Si l'appel se transforme en travail de suivi, divisez le temps supplémentaire dans une entrée distincte au lieu d'allonger la réunion. Des entrées séparées rendent le relevé plus facile à défendre, car elles montrent le travail effectué, le temps réellement passé et le projet qui doit absorber le coût.
La synchronisation de Google Calendar a des limites strictes qui affectent le travail. Un événement synchronisé nécessite une heure de début et une heure de fin précises, car la durée provient de cette période. Les événements sur toute la journée ne créent pas d'entrées de temps. Les événements qui existaient avant la connexion, les événements récurrents et certaines entrées bloquées par des règles restent également en dehors de la synchronisation ; un calendrier rempli de marqueurs ne produira donc pas une feuille de temps complète.
La fenêtre de création compte aussi. Un administrateur d'équipe choisit si les entrées apparaissent avant ou après l'événement de calendrier, avec un délai compris entre 15 minutes et 3 heures. Vérifiez ces entrées avant de vous y fier. Si un événement ne se synchronise pas, modifier ses dates de début et de fin ne déclenche pas de nouvelle tentative ; créer un nouvel événement est la correction la plus propre.
Un outil de suivi de calendrier ponctuel suffit lorsque vous devez transformer quelques événements chronométrés en une feuille de temps personnelle propre, confirmer un travail chargé en réunions ou reconstituer une courte période de facturation. Gardez l'export simple : date, description, heure de début, heure de fin, durée, projet ou client, et statut facturable. Conservez le contexte original du calendrier si quelqu'un doit demander pourquoi le temps a été enregistré.
Un flux de travail géré est mieux adapté lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que des managers approuvent les entrées, que des budgets plafonnent le travail, ou que la comptabilité et la paie ont besoin des mêmes heures vérifiées. Everhour s'intègre à ce flux de travail après vérification et affectation des entrées de calendrier : le temps suivi peut alimenter des feuilles de temps approuvées, le suivi des budgets de projet, des rapports et des factures au lieu de rester seulement dans un export de calendrier.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un événement chronométré peut servir de source pour une entrée de temps lorsque le titre, la date, l'heure de début et l'heure de fin correspondent au travail réellement effectué. Traitez le bloc de calendrier comme un relevé provisoire. Ajustez-le si la réunion s'est terminée plus tôt, s'est prolongée en travail de suivi ou incluait du temps non travaillé qui ne doit pas être facturé ni comptabilisé pour la vérification de la paie.
Excluez les événements sur toute la journée, les marqueurs, les rendez-vous personnels, les créneaux provisoires et les rappels qui ne montrent pas les heures réellement travaillées. Un relevé de temps exploitable nécessite une heure de début et de fin définie, ainsi qu'une description du travail. Les calendriers partagés demandent aussi de la prudence, car les titres d'événements privés peuvent révéler des informations personnelles sensibles sans lien avec la paie, la facturation ou la gestion de projet.
Google Calendar peut soutenir la tenue des relevés si les entrées vérifiées sont complètes et exactes, mais la base fédérale du FLSA n'impose pas de système spécifique. Les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, y compris les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Conservez les relevés de paie pendant au moins 3 ans et les relevés de base du temps et des gains pendant au moins 2 ans.
Un événement le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos régulier ne crée pas à lui seul une majoration fédérale pour heures supplémentaires. Selon la base fédérale du FLSA, les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal, sauf si une autre loi ou un accord prévoit davantage.
L'adresse secrète doit être traitée comme privée. Google indique que seul le propriétaire du calendrier doit la connaître, et qu'une adresse secrète partagée doit être réinitialisée pour en créer une nouvelle. Pour les calendriers des employés, collectez uniquement les données de calendrier nécessaires aux relevés de temps, sécurisez-les et évitez d'utiliser les détails d'événements privés à des fins sans rapport.
Everhour Project Budgeting comptabilise le temps vérifié par rapport aux budgets basés sur les heures ou l'argent après que les entrées générées depuis le calendrier ont été affectées au bon projet ou à la bonne tâche. Les équipes peuvent utiliser des périodes budgétaires récurrentes et des alertes par e-mail à 75 %, 90 % et 100 %, ou des seuils personnalisés, pour repérer la pression budgétaire avant que le travail supplémentaire ne continue.
L'intégration Google Calendar d'Everhour synchronise les événements chronométrés dans la feuille de temps Everhour sous forme d'entrées sans tâche, en utilisant le titre de l'événement comme description et la période de début à fin de l'événement comme durée. Un administrateur d'équipe connecte le lien du calendrier et choisit si les entrées apparaissent avant ou après l'événement dans une fenêtre de 15 minutes à 3 heures.
Déplacez les entrées Google Calendar vérifiées dans le temps de projet, puis utilisez Everhour Project Budgeting pour surveiller les budgets en heures ou en argent, les périodes récurrentes et les seuils d'alerte avant que le projet ne dépasse son budget.
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