La facturation d'entreprise nécessite des champs de facture cohérents et des détails prêts pour approbation. Everhour garde les taux et la facturation de projet alignés.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'entreprise doit fournir à l'équipe comptes fournisseurs de l'acheteur suffisamment d'informations pour identifier le fournisseur, rapprocher la facture du bon de commande ou du contrat approprié, vérifier le travail, acheminer l'approbation et programmer le paiement. Le document doit être autonome en tant qu'enregistrement de la transaction, avec les détails du vendeur et de l'acheteur, la date de facture, le numéro de facture, les lignes de facture, le traitement fiscal, les conditions de paiement et les instructions de remise.
Pour la facturation ordinaire du secteur privé aux États-Unis, aucun formulaire de facture fédéral unique ne contrôle le format. Les entreprises choisissent un système de tenue de registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, et les factures servent de documents justificatifs pour ces transactions. Les grands acheteurs fixent toutefois des exigences internes strictes par contrat ou politique fournisseur, donc un modèle d'entreprise utilisable prévoit de la place pour les numéros de bon de commande, les codes de département, les contacts, les identifiants fiscaux et les instructions de paiement.
Commencez par les champs dont toute facture sérieuse a besoin : nom et adresse du vendeur, nom de l'acheteur et adresse de facturation, numéro de facture séquentiel, date d'émission, date d'échéance, lignes de facture, sous-total, ligne de taxe, total, conditions de paiement et détails de remise. Les acheteurs d'entreprise ont souvent besoin de plus de détails, notamment le numéro de contrat, le bon de commande, le nom du projet, le centre de coûts, le demandeur, l'approbateur et le contact fournisseur capable de résoudre les défauts ou les litiges.
Les lignes de facture doivent présenter le travail dans un format que l'acheteur peut approuver. Une facture de services peut regrouper le travail par projet, tâche, personne ou période de facturation lorsque le contrat l'autorise. Une facture de produits doit indiquer les descriptions, les quantités, les prix unitaires et les prix étendus. L'objectif est une piste d'audit claire : l'acheteur peut relier chaque frais à un accord, une livraison, un taux et une obligation de paiement.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST, donc une facture d'entreprise ne doit pas inclure de champ générique de numéro de TVA comme s'il s'appliquait à l'échelle nationale. La sales and use tax dépend des règles étatiques et locales, du nexus, du produit ou service vendu et du lieu où la vente est rattachée. Washington, par exemple, comporte une part de sales tax d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté.
L'imposabilité des services change aussi selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas nomme 16 grandes catégories de services taxables. Pour la facturation d'entreprise, l'étape pratique consiste à séparer les lignes taxables et non taxables lorsque nécessaire, à utiliser les détails d'enregistrement corrects au niveau de l'État lorsque requis, et à suivre le contrat de l'acheteur pour le mode de paiement, les documents justificatifs et la livraison de la facture.
Un modèle suffit pour une facture d'entreprise ponctuelle lorsque la facture comporte quelques lignes, que le traitement fiscal est clair et que l'acheteur n'a besoin que d'un PDF ou d'un document imprimable. Il fonctionne mieux lorsque le vendeur dispose déjà de quantités, taux, dates et conditions de paiement approuvés. Le modèle devient risqué lorsque plusieurs projets, barèmes de taux, travaux non facturables, dépenses, remises ou cycles de facturation récurrents doivent alimenter le même compte client.
Un workflow géré convient à la facturation d'entreprise lorsque le temps facturable suivi et les coûts de projet doivent devenir des factures sans reconstruire manuellement les justificatifs. Everhour sépare les coûts internes des taux facturables destinés au client, prend en charge les taux par défaut par personne et les dérogations par projet, et conserve les changements de taux datés. Cette structure aide les équipes à tarifer le travail par projet, membre ou tâche avant que les totaux de facture n'atteignent l'examen financier.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un format de facture fédéral prescrit unique. Les entreprises peuvent utiliser tout système de tenue de registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, et les factures appuient ces registres. Les contrats fédéraux sont différents. FAR 32.905 définit les détails d'une facture correcte pour les achats fédéraux, notamment les informations sur le contractant, le numéro de facture, les références de contrat, les lignes de facture, les conditions de paiement, les détails de remise et les données fiscales ou bancaires requises.
Les factures d'entreprise doivent inclure le nom légal ou de facturation de l'acheteur, l'adresse de facturation, le numéro de bon de commande, la référence de contrat ou de projet, le demandeur, l'approbateur, le département et le contact comptes fournisseurs lorsque l'acheteur les exige. Ces champs réduisent les retards d'acheminement, car la finance peut rapprocher la facture d'un achat approuvé, confirmer le responsable et envoyer les questions à la bonne personne.
La sales tax ne doit apparaître que lorsque le vendeur a une obligation de collecte applicable et que le produit ou service est taxable selon les règles étatiques et locales pertinentes. La facture doit indiquer la base taxable, le taux ou le montant de taxe, et le détail de juridiction requis par la politique ou le système comptable de l'acheteur. Une facture aux États-Unis ne doit pas utiliser de ligne nationale de TVA ou GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facture TVA ou GST.
Une facture d'entreprise est la demande de paiement du vendeur après la facturation de biens ou services. Un bon de commande est l'autorisation de l'acheteur d'acheter selon des conditions énoncées. Les deux documents doivent être reliés par un numéro de bon de commande ou une référence de contrat, mais ils remplissent des rôles différents. Un reçu est également distinct, car il prouve le paiement reçu, tandis qu'une estimation ou un devis intervient avant le travail ou la vente.
Les factures de contrats fédéraux nécessitent les champs décrits dans FAR 32.905, notamment le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les détails de remise et un point de contact pour les défauts. Le TIN ou les données bancaires EFT apparaissent lorsque les procédures de l'agence l'exigent. FAR 32.904 utilise généralement une norme de délai de paiement de 30 jours pour la plupart des factures correctes, avec les exceptions indiquées.
Everhour sépare les coûts des taux facturables, afin que le coût interne de la main-d'œuvre et les frais destinés au client restent distincts. Les administrateurs peuvent définir des taux par défaut pour les membres, remplacer les taux pour des projets spécifiques, conserver l'historique daté des taux et tarifer le travail facturable par projet, membre ou taux de tâche personnalisé avant la préparation des montants de facture.
Everhour Billing & Invoicing permet aux équipes de sélectionner le temps facturable et les dépenses non facturés, de prévisualiser la répartition de la facture et de générer des factures client sans reconstruire manuellement les Timesheets. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons.
Suivez le travail approuvé avec les coûts et les taux facturables, puis convertissez les bons frais par projet, membre ou tâche en factures. Everhour garde la facturation d'entreprise liée aux taux datés et aux registres de projet.
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