Les tâches Basecamp peuvent devenir des enregistrements facturables dans Everhour, avec des taux, des approbations et des détails de facture prêts pour la revue.
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Cette page s'adresse aux équipes qui gèrent le travail client dans Basecamp et ont besoin d'un chemin clair entre les tâches attribuées et un montant de facture. Le travail concret consiste à capturer le temps lié aux projets Basecamp, à séparer le travail facturable du travail interne, à appliquer les bons taux et à préparer un enregistrement destiné au client qui explique le montant facturé sans obliger quelqu'un à reconstituer la semaine de mémoire.
Le meilleur enregistrement de facture commence avant le jour de facturation. Une tâche Basecamp doit contenir assez de contexte pour identifier le travail effectué, la personne responsable et le projet auquel elle appartient. Les saisies de temps doivent ensuite inclure des dates, des heures et des notes qu'un client peut comprendre. Une saisie vague comme « mises à jour » crée des frictions lors de la revue. Une meilleure saisie nomme le livrable, la zone du projet et le travail terminé.
Le caractère facturable doit être décidé au niveau du projet avant que les heures ne s'accumulent. Dans Everhour, les projets Basecamp peuvent être configurés comme taux horaire, forfait fixe ou non facturables. Dans un projet facturable, certaines tâches peuvent encore être marquées comme non facturables, afin que les réunions internes, les reprises ou les tâches administratives restent visibles dans les rapports sans augmenter le montant facturé au client.
Les taux exigent la même rigueur. Un projet peut utiliser un taux de projet unique, des taux par membre ou des taux personnalisés pour certaines tâches pour les prestations en régie. Ce choix doit correspondre au contrat : un taux d'agence mixte unique, des taux différents par rôle ou une tarification spéciale pour des tâches définies. Les taux de coût doivent rester séparés des taux de facturation afin que les rapports de marge internes ne déforment pas la facture client.
Un dossier de facturation défendable donne à la personne chargée de la revue assez de détails pour approuver la facture sans solliciter l'équipe de livraison. L'enregistrement doit afficher le projet Basecamp, la tâche, la liste ou section, le statut de la tâche, la personne, la date, le temps, le caractère facturable, la base du taux et les notes. Cette structure permet au responsable de la facturation de regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation attendue par le client.
L'erreur courante consiste à traiter la génération de factures comme un travail de mise en forme. Le total de la facture dépend entièrement de la qualité du classement du temps sous-jacent. Les tâches non facturables doivent rester dans le rapport, parce qu'elles expliquent l'effort qui a réduit la marge ou soutenu la livraison. Le temps facturé doit aussi être marqué comme facturé après la facturation, afin que les mêmes heures ne réapparaissent pas lors du cycle de facturation suivant.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsque vous avez un petit lot d'heures approuvées, un seul taux et aucun besoin de conserver une piste d'audit exploitable dans le processus de projet. Il peut produire un document présentable, mais la personne qui le prépare doit encore rassembler les saisies, retirer le travail non facturable, confirmer les taux et vérifier si le même temps a déjà été facturé.
Un processus de travail encadré convient au travail client récurrent, à la livraison par plusieurs personnes, aux taux par rôle, aux contrats de retainer et aux projets qui nécessitent une approbation avant facturation. Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans Basecamp via l'extension de navigateur, puis utilise les règles de facturation, les taux, les approbations, les rapports et la génération de factures pour transférer vers la facturation les heures approuvées et tarifées, sans nouvelle saisie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les enregistrements prêts à facturer nécessitent un projet, une tâche, une date, une personne, des heures, un caractère facturable, une base de taux et une note destinée au client clairement indiqués. Le responsable de la facturation peut ensuite regrouper le travail en lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autre structure attendue par le client, au lieu d'envoyer un export brut de l'activité.
Les notes de facture doivent identifier le travail dans un langage client clair, sans copier chaque détail interne. Une note utile nomme le livrable ou l'action terminée et supprime les abréviations internes. Le titre de la tâche Basecamp peut ancrer l'enregistrement, tandis que la note de temps explique le travail facturable derrière le montant facturé.
Les heures liées à des projets non facturables, à des tâches non facturables dans des projets facturables ou à des personnes définies comme non facturables pour un projet à taux par membre doivent rester hors du montant de la facture. Ces heures ont tout de même leur place dans les rapports, car elles montrent l'effort de livraison, la pression sur la marge et le travail interne qui a soutenu la relation client.
Le travail à forfait fixe nécessite tout de même une revue du temps avant facturation, car les heures suivies montrent si le projet reste rentable. La facture peut utiliser le forfait convenu, mais le rapport interne doit conserver le temps passé, le statut des tâches et l'effort non facturable afin que l'estimation suivante reflète le coût réel de livraison.
La double facturation est facile à manquer lorsqu'une équipe exporte le temps, modifie la facture ailleurs, puis extrait plus tard à nouveau la même plage de dates. Un processus de facturation doit marquer le temps comme facturé après son apparition sur une facture, afin que les heures déjà facturées restent hors des futurs brouillons de facture.
Everhour sépare les taux de coût des taux de facturation, prend en charge les taux par personne par défaut avec des ajustements propres à chaque projet et conserve les changements de taux datés pour les anciens rapports. Le travail Basecamp facturable peut être tarifé par projet, par membre ou selon un taux personnalisé par tâche lorsque le contrat client exige ce niveau de détail.
Everhour peut créer des rapports avec les champs projet Basecamp, tâche, liste, ID de tâche et statut de tâche, aux côtés du temps facturable, du temps non facturable, du montant facturable et du coût. Les administrateurs peuvent exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la revue client, le travail comptable ou les besoins d'archivage.
Suivez les heures Basecamp approuvées avec Everhour, appliquez les bons taux de facturation et transformez le temps non facturé en factures client tout en conservant l'historique des taux et la clarté de facturation.
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