Le travail juridique dans Basecamp nécessite des relevés de temps au niveau du dossier. Everhour garde les heures suivies liées aux tâches pour la revue.
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Un relevé de temps juridique exploitable commence là où le travail a eu lieu. Dans un projet Basecamp, cela signifie généralement la tâche qui porte l'affectation, l'échéance, les sous-tâches, les notes et le statut d'achèvement. L'entrée de temps doit rester attachée à cette tâche, afin qu'une personne chargée de la revue puisse voir le dossier client, l'élément de travail, la personne, la date, la durée et la note sans reconstruire l'historique de mémoire.
Les avocats doivent éviter de placer le temps sur un projet large lorsque le travail appartient à un livrable précis. Une note telle que « recherche » impose une interprétation ultérieure. Une meilleure entrée nomme l'action et le périmètre, par exemple « revue des commentaires contractuels pour l'accord fournisseur ». La tâche fournit le contexte de travail, et la note explique l'activité juridique qui a produit le temps.
Un chronomètre en direct convient au travail concentré qui commence à partir d'une tâche Basecamp, comme la rédaction, la revue, la recherche ou la préparation d'une réponse. Le chronomètre enregistre la session pendant que l'avocat reste sur l'élément de travail. Cette méthode réduit la reconstruction en fin de journée, surtout lorsque plusieurs dossiers passent par le même espace de travail Basecamp au cours d'une seule journée.
La saisie manuelle convient au travail enregistré après coup, comme le temps passé au tribunal, les appels client ou la revue hors ligne. L'entrée doit toujours respecter la même discipline : tâche correcte, projet, date, durée et note claire. Everhour enregistre séparément les entrées au chronomètre, manuelles et à date passée, afin que les managers puissent comparer le suivi en direct avec la saisie ultérieure dans la feuille de temps lors de la revue de facturation.
Le traitement de facturation doit suivre la configuration du projet et les règles de tâche, et non une note vague. Dans Everhour, les administrateurs définissent le statut de facturation au niveau du projet avec un taux horaire de projet, un taux horaire de membre ou un forfait. Dans un projet facturable, une tâche spécifique peut être marquée comme non facturable, et des taux personnalisés par tâche peuvent s'appliquer au travail en régie.
Cette structure compte lorsque la revue juridique doit séparer le travail facturable du travail non facturable avant que les rapports ou les factures utilisent le temps. Un avocat doit enregistrer le travail sur la bonne tâche, puis laisser les paramètres configurés du projet et de la tâche piloter les totaux facturables. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût pour revue par membre ou par tâche.
Une entrée ponctuelle suffit lorsqu'un avocat doit enregistrer une tâche terminée et transmettre la note à une personne chargée de l'approbation. Un processus de travail encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps sur le même dossier, que des périodes doivent être verrouillées ou que les heures approuvées doivent étayer la revue des budgets, la facturation, les contrôles de la paie et les décisions de dotation en personnel.
Everhour transforme le temps des tâches Basecamp en relevé durable avec approbations, périodes verrouillées, rapports, budgets et données de facturation orientées facture. L'intégration Basecamp utilise l'extension de navigateur, et Everhour indique qu'elle ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp. Les rapports peuvent conserver les noms de projet Basecamp, les noms de tâche, les noms de section ou de liste, le numéro de tâche et le statut de tâche.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un appel client doit être saisi manuellement sur la tâche Basecamp correspondant au travail discuté. La note doit identifier l'action et le périmètre, comme la revue de contrat, la planification de la procédure préalable d’échange et de collecte des preuves ou la préparation d'un dépôt. La date et la durée doivent refléter l'appel lui-même, séparément de la rédaction ultérieure ou du travail de suivi.
Les champs de rapport utiles incluent le nom du projet Basecamp, le nom de la tâche, le nom de la section ou de la liste, le numéro de tâche et le statut de tâche. Ces champs permettent à une personne chargée de la revue de relier une entrée de temps à l'élément de travail, à sa place dans la structure du dossier et au fait que la tâche sous-jacente était encore ouverte ou déjà terminée.
Une tâche Basecamp renommée doit être revue à partir de son numéro de tâche et du contexte du projet, et pas seulement à partir de son titre actuel. Everhour synchronise depuis Basecamp les projets et les tâches renommés, de sorte que les personnes chargées de la revue doivent préserver les identifiants stables dans les rapports lorsque les titres changent au cours d'un dossier.
Une tâche doit être marquée comme non facturable lorsque son temps doit figurer dans les rapports mais rester exclu des totaux facturables au client. Dans Everhour, ce contrôle s'applique au sein d'un projet facturable, et les rapports peuvent toujours afficher le temps non facturable à côté du temps facturable, du montant facturable et du coût.
Le travail commencé en dehors du navigateur doit être ajouté plus tard sous forme d'entrée manuelle avec la bonne tâche Basecamp, la date, la durée et la note. Les avocats ne doivent pas traiter l'activité dans l'application native comme un processus de chronomètre intégré, car Everhour indique que son intégration Basecamp ne fonctionne pas dans les applications natives Basecamp.
Everhour Resource Planning donne aux managers des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et le temps planifié par rapport au temps effectivement passé. Les équipes juridiques peuvent comparer le travail de dossier planifié avec le temps Basecamp suivi avant d'attribuer davantage de travail de rédaction, de revue ou de réponse client.
Everhour peut approuver les feuilles de temps, verrouiller les périodes terminées et créer des rapports avec le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Ces contrôles permettent à une personne chargée de la revue d'approuver le temps soumis et de protéger les entrées approuvées avant que les rapports ou la facturation les utilisent.
Suivez les heures des tâches Basecamp dans Everhour, examinez la capacité avant d'attribuer davantage de travail de dossier et gardez le temps juridique approuvé prêt pour les rapports, la facturation et le contrôle de la paie.
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