Everhour ajoute des chronomètres intégrés et des saisies manuelles aux projets Basecamp pour les petites équipes qui suivent le travail facturable.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce processus lorsque votre équipe gère le travail quotidien dans Basecamp et a besoin d'un relevé propre des heures par rapport aux tâches à faire qui ont produit le travail. Une entrée utile indique le projet Basecamp, la liste, la tâche à faire, la personne, la date, la durée et une courte note expliquant le travail terminé. Ce contexte permet à un propriétaire, à un comptable ou à un chef de projet de contrôler le temps sans courir après des captures d'écran ou l'historique des discussions.
Les petites entreprises ont généralement besoin des mêmes heures pour plusieurs usages : facturation client, contrôle des coûts de projet, vérification de la charge de travail de l'équipe et préparation de la paie. Gardez le relevé proche de la tâche à faire, car c'est là que l'affectation, l'échéance, les notes, les sous-tâches et l'état d'achèvement se trouvent déjà. Le temps rattaché uniquement à un projet général perd le détail nécessaire pour expliquer pourquoi les heures ont été consacrées.
Une bonne configuration pour petite entreprise privilégie les entrées courtes et précises plutôt que les estimations de fin de semaine. Lancez un chronomètre lorsque le travail commence sur une tâche à faire Basecamp, ou ajoutez une entrée manuelle après une réunion, un appel téléphonique ou une tâche hors ligne. L'entrée doit nommer le travail réellement effectué, comme « rédaction du texte de la page d'accueil » ou « revue des révisions du client », plutôt qu'une note vague comme « administratif » ou « travail projet ».
Le temps manuel convient au travail enregistré après coup, mais il exige la même discipline que le suivi basé sur un chronomètre. Un relevé d'heures de base utilise la date, les heures travaillées et la personne, avec des notes ajoutées lorsqu'elles clarifient le travail. Si le travail est parti d'un message, d'un élément de planning ou d'une discussion, reliez le temps à la tâche à faire associée lorsque vous avez besoin de totaux par tâche à faire dans les rapports.
Les petites entreprises mélangent souvent prestation client facturable, support commercial, opérations et nettoyage au cours d'une même semaine. La configuration de la facturation doit se trouver là où se trouve la règle de facturation : le caractère facturable du projet est configuré au niveau du projet, et des tâches spécifiques dans un projet facturable peuvent être marquées comme non facturables lorsque leur temps doit rester hors des totaux client. Cela garde les entrées individuelles simples.
Utilisez une structure de projet claire avant que l'équipe commence à consigner du temps. Un projet de mise en œuvre client peut utiliser des paramètres de facturation, tandis qu'un projet d'opérations internes peut rester non facturable. Dans un projet facturable, marquez des tâches comme les appels d’intégration, les correctifs sous garantie ou la revue interne comme non facturables si l'accord client les exclut. Les rapports peuvent alors séparer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Une saisie ponctuelle suffit lorsqu'une personne a besoin d'une exportation rapide, d'un total hebdomadaire approximatif ou d'une courte explication client. Un processus encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les entrées doivent être validées, que la facturation utilise des taux, ou que l'entreprise a besoin de périodes verrouillées avant la paie ou les factures. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps validé reste verrouillé pour les membres standard.
Everhour prend en charge la version encadrée en plaçant des contrôles de suivi dans Basecamp via l'extension de navigateur, puis en synchronisant les projets, les listes et les tâches à faire Basecamp dans les rapports. Les équipes peuvent utiliser les validations, les périodes de temps verrouillées, les alertes de budget, les rapports sur le temps facturable et non facturable, ainsi que les exportations orientées facture lorsque les heures suivies doivent passer du travail Basecamp au contrôle de la facturation ou de la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Organisez le temps autour de la tâche à faire qui a créé le travail, puis contrôlez les totaux par projet, liste, personne et date. Une petite équipe doit éviter les entrées fourre-tout comme « travail client », car elles brouillent le temps de livraison, le temps administratif et les reprises. De courtes notes liées à des tâches à faire spécifiques rendent les factures, le contrôle de la paie et les vérifications des coûts de projet plus faciles à justifier.
Utilisez une entrée manuelle pour le travail terminé sans le chronomètre, comme un appel client, une session de recherche, une réunion de revue ou une tâche de nettoyage terminée avant le début du suivi. Le relevé de base requis comprend la date, les heures travaillées et la personne. Les notes sont facultatives, mais une courte note aide les réviseurs à comprendre le travail lorsque le temps sert ensuite à la facturation ou au contrôle de la paie.
Définissez le caractère facturable au niveau du projet, puis marquez des tâches spécifiques comme non facturables lorsque le travail d'un projet facturable doit être exclu des totaux client. Pour les projets facturés selon le taux du membre, le taux de projet d'un membre peut être défini sur 0 lorsque tout le temps de cette personne doit rester non facturable. Gardez les choix de facturation hors des notes en texte libre.
L'erreur courante consiste à consigner des heures sur un projet général alors que le travail réel a eu lieu sur des tâches à faire distinctes. Cela masque quelle affectation a consommé le temps, qui l'a traitée et si le travail doit être facturé. Les rapports centrés sur Basecamp sont plus utiles lorsque les entrées conservent le contexte du projet, de la liste, de la tâche à faire, de la date, de la durée, de la personne et de l'état de la tâche.
Contrôlez le temps des employés par personne, date, durée, projet et élément de travail qui explique l'entrée. Le réviseur doit rechercher les jours manquants, les entrées en double, les notes vagues et le temps placé sur le mauvais projet. Les petites équipes ont besoin de cette vérification avant la préparation des factures, car une entrée peu claire peut modifier le total client ou nécessiter une correction.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans Basecamp via son extension de navigateur, afin que les membres de l'équipe puissent lancer un chronomètre ou ajouter du temps pendant qu'ils travaillent depuis Basecamp dans le navigateur. Les métadonnées synchronisées de projet, de liste et de tâche à faire Basecamp apparaissent ensuite dans les rapports Everhour, ce qui garde la structure du travail liée au relevé de temps.
Everhour permet aux administrateurs de configurer les projets Basecamp comme facturables, à prix fixe ou non facturables, avec des paramètres de non-facturation au niveau des tâches et des taux personnalisés si nécessaire. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, donnant aux comptables et aux propriétaires des données plus propres avant la création des factures.
Suivez les heures validées à partir des tâches à faire Basecamp avec les contrôles Everhour intégrés, le contexte de tâche synchronisé, les périodes verrouillées et les rapports prêts pour la facturation qui gardent les relevés des petites entreprises cohérents.
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