Everhour connecte Basecamp aux processus de facturation, afin que les heures de projet approuvées restent prêtes pour les factures client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Transformez le travail de projet Basecamp en temps facturable destiné au client en gardant chaque entrée enregistrée rattachée au travail que le client reconnaît : projet, tâche, liste, personne, date et note. Basecamp contient les tâches, les responsables et les dates d'échéance ; le processus de facturation ajoute le statut, le tarif, l'approbation et l'état de facturation qui déterminent le montant dû.
Utilisez-le lorsqu'un client demande des justificatifs derrière une facture, lorsqu'un projet comporte à la fois du travail de livraison payé et de la coordination interne, ou lorsque la même personne travaille sur plusieurs projets Basecamp en une semaine. Un relevé utile sépare la production facturable des appels commerciaux, du nettoyage administratif, des reprises hors contrat et de la revue interne sans supprimer ces heures non facturables de l'historique.
Dans la couche Everhour, le statut de facturation commence au niveau du projet Basecamp. Les administrateurs choisissent un tarif horaire de projet, un tarif horaire par membre, un forfait fixe ou un statut non facturable, puis gardent les exceptions visibles au niveau des tâches. Un projet facturable peut tout de même contenir une tâche non facturable, et un projet en régie peut utiliser un tarif de tâche personnalisé lorsqu'un type de travail a un prix distinct.
Définissez la règle de tarif avant la clôture de la première période de facturation. Un modèle fondé sur la personne convient au travail tarifé selon le niveau de séniorité, un tarif de projet convient à un accord horaire mixte unique, et un tarif de tâche convient à un travail spécial que le client a accepté de tarifer séparément. Gardez les taux de coût internes séparés des tarifs facturables afin que les rapports de rentabilité ne confondent pas la dépense de main-d'œuvre avec le montant facturé au client.
Les relevés de temps destinés au client doivent contenir suffisamment de détails pour répondre à une question de facturation sans rouvrir tout le projet. Gardez ensemble le projet Basecamp, la tâche, la liste, l'ID ou le statut de tâche lorsque disponible, la personne, la date, les heures, les notes, le caractère facturable, le tarif et l'état de facturation. Les notes doivent nommer le travail effectué et laisser les raisonnements privés hors du texte destiné au client.
L'erreur courante consiste à masquer le travail non facturable parce que la facture ne doit montrer que les heures facturables. Gardez le temps non facturable dans le relevé afin que les discussions sur la marge, la charge de travail et le périmètre client utilisent la vue complète. La facture client peut exclure ces heures, tandis que le rapport interne montre tout de même le coût de la gestion de projet, des révisions, des réunions et du nettoyage.
Un décompte ponctuel suffit pour une seule facture lorsque les heures ont déjà été revues, que le tarif est évident et que le client n'a pas besoin d'un rapport justificatif détaillé. Il cesse de fonctionner dès que le travail Basecamp couvre plusieurs personnes, plusieurs tarifs, des tâches non facturables, des alertes de budget, des étapes d'approbation ou un transfert comptable en même temps.
Everhour donne à ce processus un système de référence pour le travail Basecamp : contrôles de suivi intégrés via l'extension de navigateur, caractère facturable au niveau du projet, règles de non-facturation au niveau des tâches, tarifs de tâche personnalisés, feuilles de temps approuvées, génération de factures à partir du temps et des dépenses non facturés, et exports vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de factures brouillon. Après facturation, le temps marqué reste exclu des futures factures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Commencez par une plage de temps revue, puis regroupez les entrées selon la structure attendue par le client : projet, tâche, personne, date ou catégorie de tâche. Chaque ligne de facture doit relier les heures à un tarif de facturation et exclure les entrées marquées comme non facturables. Gardez le rapport justificatif plus détaillé que la facture elle-même afin qu'un client puisse retracer le montant sans lire chaque note interne.
Gardez les heures non facturables lorsque le travail soutient le projet mais se situe en dehors de l'accord de facturation du client. Les exemples courants incluent la coordination interne, le suivi commercial, le nettoyage administratif ou le travail de garantie que le contrat exclut. Conservez ces entrées dans le rapport, car elles affectent tout de même la capacité, la marge et les estimations futures, même si elles ne doivent pas augmenter le montant dû par le client.
Choisissez le modèle de tarif qui correspond au contrat avant l'approbation du temps. Un tarif de projet mixte tarifie chaque heure facturable de la même manière. Les tarifs par membre tarifient le travail par personne ou par rôle. Les tarifs au niveau des tâches conviennent aux exceptions convenues, comme une catégorie de service tarifée séparément. Mélanger les modèles après l'enregistrement du travail crée des corrections de facture et affaiblit la piste d'audit.
Un justificatif utile montre le projet, la tâche, la liste ou la section, la personne, la date, les heures, la note, le caractère facturable, le tarif et l'état de facturation. Incluez le statut de tâche ou l'ID de tâche lorsque ces champs aident le client à faire correspondre le travail à l'historique du projet. Retirez les commentaires privés des notes destinées au client, mais gardez suffisamment de contexte de tâche pour expliquer le montant facturé.
Clôturez chaque période de facturation avec une étape d'approbation, puis marquez les entrées incluses comme facturées dans le dossier de facturation. Les futurs cycles de facturation doivent filtrer uniquement le temps non facturé. La double facturation vient généralement de l'export d'un CSV, de sa modification manuelle, puis de la perte du statut qui sépare le travail déjà facturé du temps encore en attente de facturation.
Everhour Resource Planning fournit aux managers des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et le temps planifié par rapport au temps réellement suivi. Les managers peuvent vérifier si le travail planifié et les heures réelles correspondent avant la clôture de la période de facturation.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture client. Les montants proviennent du temps facturable, des tarifs de projet ou de membre et des dépenses facturables, tandis que les tâches non facturables restent exclues et que le temps facturé est marqué pour éviter sa réutilisation.
Utilisez Everhour Resource Planning pour comparer la capacité planifiée avec le temps réellement suivi sur les projets Basecamp, puis garder la revue de facturation ancrée dans le travail planifié et des rapports Everhour plus propres.
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