Everhour suit l'effort planifié et les heures enregistrées sur les tâches à faire Basecamp, afin que les équipes puissent lire clairement l'écart d'estimation.
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Transformez une tâche à faire Basecamp en élément de travail traçable en lui donnant une estimation de temps claire avant le début du travail. La tâche à faire reste rattachée à son projet Basecamp, à sa liste, son titre, ses notes, son responsable, ses sous-tâches, sa date d'échéance et son statut d'achèvement. L'estimation ajoute l'objectif d'effort, afin que l'équipe puisse ensuite comparer le plan au temps enregistré sur cette même tâche à faire.
Une estimation utile est assez précise pour guider la planification et assez souple pour résister à une exécution normale. Une tâche à faire de revue de conception peut porter une estimation de 3 heures ; une tâche à faire de recherche dont le périmètre n'est pas encore défini a besoin de notes expliquant l'hypothèse. Les dates et l'effort remplissent des rôles différents : les dates d'échéance Basecamp indiquent le calendrier, tandis que les heures estimées indiquent le travail attendu.
Une comparaison par tâche à faire nécessite trois éléments : l'estimation initiale, les heures enregistrées et le contexte Basecamp qui explique le travail. Les champs de rapport Everhour pour Basecamp incluent le projet, la tâche à faire, la liste, l'ID de tâche et le statut de tâche, afin que l'analyse puisse rester liée à la même structure que celle utilisée par l'équipe pendant l'exécution du travail.
Lisez l'écart avant de modifier le processus d'estimation. Un temps enregistré supérieur à l'estimation signifie souvent que le périmètre de la tâche à faire avait été sous-estimé, que la tâche était découpée trop largement ou qu'elle a changé pendant l'exécution. Un temps enregistré inférieur à l'estimation peut signifier que le travail était plus simple que prévu, que l'estimation incluait une marge ou que le temps n'a pas été enregistré sur la bonne tâche à faire.
Le temps par tâche à faire devient utile lorsque chaque tâche à faire décrit une unité de travail pouvant être examinée. Une tâche à faire nommée « Contrôle qualité de la page d'atterrissage » donne une estimation plus claire que « Tâches du site web », car le responsable, les notes, les sous-tâches et la date d'échéance pointent tous vers un résultat unique. Les tâches à faire trop larges masquent la raison pour laquelle le temps effectivement passé s'est éloigné du plan.
L'erreur fréquente consiste à mélanger effort, échéance et avancement dans un seul nombre. Les Hill Charts affichent le statut d'avancement des listes de tâches à faire au moyen de points positionnés manuellement, et non de totaux calculés de temps ou de coût. Les plannings affichent les dates. Les heures estimées affichent l'effort. Gardez ces signaux séparés, puis examinez-les ensemble lorsqu'un chef de projet a besoin d'une vue complète.
Un processus ponctuel gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'une lecture rapide sur un projet Basecamp, une liste de tâches à faire ou un petit ensemble de tâches terminées. Enregistrez l'estimation avant le début du travail, gardez le temps enregistré lié à la tâche à faire, puis examinez la différence après l'achèvement. Cela vous donne une réponse pratique sans construire un processus de gestion autour.
Un processus encadré compte lorsque la précision des estimations doit s'améliorer sur plusieurs projets. Everhour Resource Planning ajoute des échéanciers visuels, des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les périodes d'indisponibilité, les congés planifiés et des comparaisons entre le planifié et le réel. Pour le travail Basecamp, cela transforme des suppositions isolées en historique qui éclaire les budgets futurs et les décisions de dotation en personnel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Définissez l'estimation à partir de l'effort nécessaire pour terminer la tâche à faire, et non à partir du temps calendaire restant jusqu'à sa date d'échéance. Utilisez le titre, les notes, le responsable, les sous-tâches et la date d'échéance pour définir d'abord le périmètre. Saisissez ensuite une estimation en heures qui reflète le travail attendu pour cette tâche à faire précise.
Estimez les tâches à faire qui influencent le calendrier, la dotation en personnel, le budget ou les attentes du client. Les petits éléments administratifs n'ont pas besoin du même traitement, sauf s'ils se répètent souvent ou créent un coût de projet mesurable. Une équipe obtient de meilleures données de comparaison lorsque les estimations couvrent des unités de travail significatives plutôt que chaque élément mineur d'une checklist.
Les heures d'une tâche à faire mesurent l'effort. Une date d'échéance ou une plage de dates indique le calendrier. Une tâche à faire de 4 heures peut avoir une échéance demain ou le mois prochain, et ces dates ne changent pas le travail estimé. Gardez la date d'échéance dans Basecamp et l'estimation de l'effort dans le processus de suivi du temps afin que l'écart reste lisible.
Le temps effectivement passé dépasse l'estimation lorsque la tâche à faire était trop large, que le périmètre a changé, que le travail a nécessité des reprises ou que l'équipe a omis une partie du travail pendant la planification. Cela peut aussi se produire lorsque du temps lié à un travail associé est enregistré sur la mauvaise tâche à faire. Examinez les notes et les sous-tâches Basecamp avant de juger l'estimation.
Gardez le projet, le nom de la tâche à faire, la liste, l'ID de tâche et le statut de tâche rattachés à l'enregistrement de temps. Ces champs permettent à une personne chargée du contrôle de séparer le travail terminé du travail non terminé et de comparer des tâches à faire similaires entre listes ou projets. Sans ce contexte, un chiffre d'écart perd la raison qui l'explique.
Everhour Resource Planning compare la capacité planifiée au temps effectivement suivi, au moyen d'échéanciers visuels ainsi que de vues par membre et par projet. Pour les projets Basecamp, cela donne aux managers un moyen de vérifier si l'effort estimé correspondait au travail enregistré et si les futures affectations tiennent dans la capacité hebdomadaire.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans Basecamp via son extension de navigateur et synchronise les champs projet Basecamp, tâche à faire, liste, ID de tâche et statut de tâche dans les rapports. Cela garde les heures enregistrées liées à la structure de travail que les personnes utilisent déjà dans Basecamp.
Suivez le temps planifié et effectif sur les tâches à faire Basecamp, examinez l'écart par projet et utilisez Everhour Resource Planning pour rendre le prochain budget plus précis.
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