Everhour relie le temps des projets Basecamp aux rapports et aux budgets de projet pour la revue mensuelle destinée aux parties prenantes.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un rapport mensuel donne à un client, un responsable du projet, un responsable du service financier ou un responsable de livraison une vue claire de l'activité des projets Basecamp pour une période clôturée. Le périmètre utile est simple : choisissez le mois, incluez les projets Basecamp qui doivent figurer dans la revue, et regroupez les résultats afin que le lecteur puisse voir les heures par projet, tâche, membre, client et plage de dates.
Le rapport doit répondre à trois questions sans explication supplémentaire. Il montre où le temps a été consacré, quel travail était facturable ou non facturable, et si le mois est resté dans le budget ou le modèle de facturation attribué au projet. Les tâches Basecamp portent le contexte du travail ; le rapport ajoute le temps, le coût, le budget et les détails de facturation pour la revue.
Le regroupement par projet fonctionne pour un résumé de portefeuille, car il montre quels projets Basecamp ont consommé le plus de temps pendant le mois. Le regroupement par tâche fonctionne lorsqu'un client ou un manager a besoin d'éléments justificatifs pour des éléments de travail précis. Le regroupement par membre fonctionne pour la dotation en personnel, les approbations et la revue de la charge de travail. Le regroupement par date montre si l'effort a culminé près d'un lancement, d'une échéance ou d'un cycle de revue.
Le temps facturable et non facturable doit figurer dans la même vue mensuelle lorsque le lecteur a besoin d'une vision complète de la prestation. Supprimer le travail non facturable masque la revue interne, les corrections, l'administration et le support client qui ont affecté la capacité. Un rapport plus clair garde les deux catégories visibles, puis sépare le montant facturable, le coût et le temps non facturable en colonnes.
L'erreur la plus courante en fin de mois consiste à exporter un total global d'heures sans assez de contexte pour l'expliquer. Un rapport qui indique 126 heures sur trois projets laisse encore le réviseur se demander quelles tâches ont généré le travail, quels membres ont enregistré le temps et quelles entrées doivent affecter la facturation ou l'analyse des coûts.
Une autre erreur consiste à mélanger le temps non finalisé avec le temps revu. Le reporting mensuel fonctionne mieux après que les managers ont approuvé la période, corrigé les entrées manquantes et clôturé les modifications tardives. Un rapport envoyé avant approbation devient une cible mouvante. Définissez d'abord la cadence de revue, puis exportez le mois final uniquement après que les corrections, les marquages des tâches non facturables et les contrôles des taux sont terminés.
Une feuille de calcul ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un aperçu interne rapide pour un projet Basecamp et que l'audience accepte un nettoyage manuel. Elle fonctionne pour une question étroite de fin de mois, comme les heures des membres pour un seul projet ou une archive d'entrées de temps filtrées.
Un processus maîtrisé convient aux mises à jour récurrentes des clients, au suivi budgétaire et aux rapports de direction. Everhour peut relier les projets Basecamp à des budgets fondés sur les heures ou sur les montants, à des configurations de facturation forfaitaire ou horaire, à des règles de tâches non facturables et à des e-mails budgétaires automatiques à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés. Le temps approuvé alimente ensuite les rapports, les exports et la revue des coûts sans reconstruire le même classeur chaque mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les ventilations par projet pour la revue de portefeuille, les ventilations par tâche pour le détail de la prestation, les ventilations par membre pour la charge de travail et les approbations, et les ventilations par date pour le rythme mensuel. Un rapport destiné au client nécessite généralement un détail par projet et par tâche. Un rapport interne de direction nécessite généralement des colonnes projet, membre, temps facturable, temps non facturable, coût et budget.
Oui. Le temps non facturable explique la capacité consacrée à la revue, aux reprises, à l'administration, au support ou à la coordination interne. Gardez-le séparé du temps facturable au lieu de le supprimer. Cette séparation protège le total client tout en montrant l'effort réel de prestation et le coût de main-d'œuvre pour le mois.
Utilisez les projets, listes et tâches Basecamp comme structure du rapport lorsque ce sont les objets de travail synchronisés. Un rapport clair doit conserver les noms des projets, les noms des tâches, les noms des sections ou des listes, les ID de tâche et le statut des tâches lorsque ces champs sont disponibles dans la couche de reporting.
Finalisez le rapport après la clôture du mois et l'approbation par les managers des entrées de temps pour cette période. Les corrections doivent avoir lieu avant l'export, notamment les heures manquantes, le statut facturable incorrect, la mauvaise attribution de tâche et les taux obsolètes. Une période verrouillée et approuvée donne au service financier et aux parties prenantes un enregistrement stable.
CSV convient au nettoyage dans une feuille de calcul, Excel/XLSX convient à la revue du service financier, et PDF convient à un résumé en lecture seule pour les parties prenantes. Choisissez le format selon l'audience. Un réviseur financier a généralement besoin de lignes et de colonnes triables, tandis qu'un sponsor client a généralement besoin d'un résumé stable avec le mois, les projets, les totaux et les exceptions.
Everhour Project Budgeting relie le temps des projets Basecamp à des budgets fondés sur les heures ou sur les montants, avec des calendriers ponctuels ou récurrents. Les administrateurs peuvent définir des règles de projet forfaitaires, facturées à l'heure ou non facturables, inclure ou exclure les dépenses des budgets d'honoraires, et envoyer des e-mails budgétaires à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports avec des colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des champs Basecamp tels que le projet, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de tâche. Les rapports enregistrés peuvent être téléchargés en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour le travail sur feuille de calcul, le partage avec le client ou les besoins d'archivage.
Reliez le travail Basecamp à Everhour Project Budgeting, examinez le temps approuvé par mois et envoyez des vues budgétaires récurrentes avec des exports qui gardent le reporting client et de direction cohérent.
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