Les factures automatisées ont toujours besoin de données sources exactes. Everhour relie le temps facturable, les dépenses, les taux et la révision des factures.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Cette page vise à transformer le travail de facturation répétitif en un flux de facturation plus rapide. Vous saisissez ou importez les coordonnées du client, les dates de facture, les conditions de paiement, les lignes, les taux, les taxes, les remises et les informations de versement, puis vous révisez la facture avant de l'envoyer ou de l'exporter. Le résultat doit être une facture claire, et non un reçu, un devis ou une estimation.
Une facture demande le paiement de biens ou de services déjà livrés ou facturables au titre de l'accord. Un reçu prouve qu'un paiement a été reçu. Un devis ou une estimation propose un prix avant le début du travail. Un logiciel de facturation automatisée doit maintenir ces documents séparés, car chacun prend en charge un flux différent de comptabilité, d'approbation client et de recouvrement.
Une bonne automatisation remplit d'abord les champs stables : nom du vendeur, contact de l'acheteur, modèle de numéro de facture, date d'émission, date d'échéance, conditions de paiement, projet, structure des lignes, coordonnées de paiement et paramètres par défaut de taxe ou de remise propres au client. Les lignes doivent encore contenir suffisamment de détails pour permettre au client de rapprocher la facture du travail, de la commande ou du contrat.
Pour la facturation de services, une ligne utile nomme le projet ou la tâche, la période de facturation, la quantité, le taux et le montant. Par exemple, « Refonte du site web, 1er-31 mai, 18 heures à 125 $ par heure ». L'automatisation doit extraire ces entrées à partir d'enregistrements approuvés au lieu de s'appuyer sur la mémoire, car des lignes vagues ralentissent l'approbation et rendent les litiges plus difficiles à résoudre.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral prescrit unique, et le pays ne dispose pas d'un régime national de facture de TVA ou de GST. Le contenu des factures relève généralement de la tenue de dossiers et du contrat. La sales and use tax dépend des règles de l'État et des règles locales, du nexus, du produit ou service vendu et du lieu de vente.
L'automatisation doit signaler la nécessité d'un examen fiscal au lieu d'appliquer un taux national unique. L'État de Washington applique une part de taxe de vente d'État de 6,5 % plus des taux locaux qui varient selon la ville ou le comté, tandis que l'imposabilité des services diffère selon l'État et le type de service. Les factures de contrats fédéraux constituent une exception majeure : FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte, et FAR 32.904 utilise généralement une norme de délai de paiement de 30 jours.
Un générateur gratuit suffit pour une facture occasionnelle, une petite mission à prix fixe ou un client qui a besoin d'un PDF propre avec des champs standard. Il fonctionne lorsque vous connaissez déjà le montant facturable exact, le traitement fiscal, les conditions de paiement et le numéro de facture, et que vous avez seulement besoin de produire le document.
Un flux géré convient au travail client récurrent, à plusieurs projets, aux tâches facturables et non facturables mixtes, aux dépenses, aux approbations et au transfert vers la comptabilité. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux, exclut le travail non facturable, applique les paramètres par défaut du client et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un logiciel de facturation automatisée doit renseigner les champs répétables comme les informations du vendeur, les informations de l'acheteur, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les conditions de paiement, les informations de versement et les paramètres par défaut enregistrés du client. L'utilisateur doit tout de même réviser les lignes, le traitement fiscal, les remises et les conditions contractuelles particulières avant d'envoyer la facture.
Aucun paramètre unique de taxe de vente ne fonctionne pour tous les clients aux États-Unis. Les règles des États et les règles locales régissent la sales and use tax, et l'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. L'automatisation peut stocker les paramètres par défaut des clients et appliquer les paramètres fiscaux enregistrés, mais le vendeur doit confirmer le nexus, l'imposabilité, le lieu et les exigences d'enregistrement.
Les contrôles de double facturation doivent marquer le temps, les dépenses ou les frais de projet comme facturés après leur apparition sur une facture finale. Le système doit également conserver le numéro de facture, la date d'émission, le client, le montant et le statut liés à l'enregistrement de travail sous-jacent afin que la même charge ne réapparaisse pas dans le cycle de facturation suivant.
Aucun mandat fédéral général de facturation électronique dans le secteur privé ne s'applique aux factures commerciales ordinaires aux États-Unis. L'OMB a demandé aux agences fédérales de faire passer les achats fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de l'exercice 2018, et la Invoice Processing Platform du Treasury sert les agences fédérales et les fournisseurs, pas toutes les transactions commerciales privées.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable et les dépenses non facturés en factures, calcule les montants à partir des taux de projet ou de membre, exclut le travail non facturable et prend en charge les paramètres par défaut du client pour les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut synchronisés vers Everhour.
Les rapports Everhour peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, les montants facturés, les montants non facturés, les coûts, le chiffre d'affaires et le profit aux côtés des données de projet et de client. Les équipes peuvent exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF lorsqu'elles ont besoin de justificatifs de facturation, d'une révision client ou de documents comptables.
Utilisez Everhour pour convertir le temps facturable approuvé et les dépenses en factures clients, exclure le travail non facturable et exporter les données de facturation vers des outils comptables avec le statut des factures visible dans Everhour.
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