Everhour organise les relevés de temps des équipes, de sorte que la définition relie le travail quotidien, les approbations, la facturation et la revue de la paie.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Le suivi du temps consiste à enregistrer le temps que les personnes consacrent au travail, généralement par projet, client, tâche, jour et travailleur. Un relevé de base répond à trois questions pratiques : qui a travaillé, quel travail a été effectué et combien de temps a été enregistré. Pour la revue de la paie aux États-Unis, les employeurs couverts doivent également disposer de relevés qui étayent les obligations relatives aux salaires et aux heures pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La définition change selon le cas d'usage. Un freelance suit le temps facturable pour produire une facture en dollars américains. Un responsable suit les heures de projet pour comparer le travail réel avec un budget. Un employeur suit le temps des employés non exemptés couverts afin d'étayer les relevés de paie dans le cadre de la FLSA. La même saisie ne peut servir aux trois objectifs que si elle contient assez de détails pour résister à une revue.
Une saisie de temps utile comprend une date, une personne, un projet ou un client, une tâche, une durée et un statut facturable. Pour la facturation horaire, la saisie doit aussi inclure un taux, des notes qui expliquent le travail et un champ de devise, généralement USD pour les utilisateurs américains. Pour la revue par l'équipe, la saisie doit indiquer si la personne a utilisé un minuteur, ajouté du temps manuellement ou modifié ultérieurement une saisie passée.
Les équipes choisissent généralement entre la saisie manuelle et les minuteurs automatiques. La saisie manuelle fonctionne pour de simples récapitulatifs hebdomadaires, mais la reconstitution en fin de semaine entraîne des arrondis, des tâches oubliées et des notes vagues. Les minuteurs capturent le temps au moment où le travail se déroule, puis permettent au travailleur d'ajouter du contexte avant approbation. Une semaine propre affiche chaque journée de travail séparément, distingue le temps facturable du temps non facturable et évite de regrouper le travail de clients sans lien dans une seule ligne.
Le suivi du temps enregistre le temps de travail. La surveillance des employés observe le comportement des travailleurs au-delà du relevé de temps. La distinction est importante, car les obligations de confidentialité aux États-Unis dépendent du secteur, de l'État, du type de données et des pratiques de l'employeur. Au niveau fédéral, les entreprises qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act et respecter les attentes de sécurité des données pour les informations sensibles des clients ou des employés.
Un relevé de temps doit collecter les informations nécessaires à la paie, à la facturation, aux budgets de projet et aux approbations. Il ne doit pas recueillir de données personnelles supplémentaires simplement parce qu'un système peut les capturer. La Californie fournit un exemple important au niveau des États : les droits à la confidentialité du CCPA couvrent les résidents de Californie qui sont employés ou candidats à un emploi, et les données de suivi du temps des employés peuvent relever des obligations de confidentialité californiennes pour les entreprises couvertes.
Un total hebdomadaire ponctuel suffit lorsque vous avez seulement besoin d'une vérification personnelle rapide, d'une estimation approximative pour un client ou d'un simple résumé avant de saisir les heures ailleurs. Il ne suffit pas lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que des responsables approuvent les saisies, que la paie a besoin d'un relevé verrouillé ou que les factures clients exigent un justificatif traçable au niveau des tâches. À ce stade, le suivi du temps devient un workflow, pas une note.
Everhour Team Management prend en charge ce workflow géré avec des règles d'approbation, des périodes verrouillées, la correction du temps par les administrateurs, des limites personnelles de suivi, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les paramètres par défaut de politique de temps à l'échelle de l'équipe. Ces contrôles comptent lorsque le temps suivi alimente la facturation, la revue de la paie, l'utilisation et les rapports de projet, car le relevé a besoin d'un propriétaire, d'un statut de revue et d'une protection contre les modifications informelles après approbation.
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Le suivi du temps consiste à enregistrer le temps de travail de manière structurée afin que les relevés puissent soutenir la facturation, la revue de la paie, les budgets de projet, l'utilisation ou la planification d'équipe. Un relevé de temps professionnel relie généralement une personne, une date, un projet, une tâche, une durée et un statut facturable. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés doivent inclure les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais elle n'impose pas une forme ou un système spécifique de tenue du temps. Toute méthode complète et exacte peut convenir. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Les heures supplémentaires fédérales FLSA pour les employés non exemptés couverts utilisent la semaine de travail. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe et récurrente de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA.
Les heures de week-end et de jours fériés doivent être enregistrées lorsque du travail est effectué, mais la FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement parce que le travail a lieu le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos habituel. La majoration fédérale s'applique lorsque la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée, sauf si une autre loi, politique, contrat ou convention crée une règle de majoration différente.
Les employeurs doivent conserver les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles d'heures quotidiennes de début et de fin, pendant au moins deux ans. Une archive pratique conserve ensemble les saisies de temps approuvées, les modifications, les approbations, les exports de paie et les justificatifs de facturation afin que les questions ultérieures puissent recevoir une réponse à partir du même ensemble de relevés.
Everhour Team Management fournit aux administrateurs des règles de verrouillage, des workflows d'approbation, la correction du temps par les administrateurs, des limites personnelles de suivi, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations de projet, les groupes d'équipe et les paramètres par défaut de politique à l'échelle de l'équipe. Les équipes utilisent ces contrôles pour empêcher que le temps soumis et approuvé soit modifié de manière informelle avant la revue de la paie, de la facturation ou des rapports.
Dépassez les totaux hebdomadaires approximatifs avec Everhour Team Management. Définissez des approbations, verrouillez le temps revu, gérez les rôles et gardez les contrôles de capacité et de politique liés à des relevés de temps Everhour fiables.
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