Le personnel des organisations à but non lucratif répartit souvent son temps entre programmes et subventions. Everhour transforme les événements de calendrier en entrées de feuille de temps vérifiables.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Une fiche de temps d'organisation à but non lucratif répond d'abord à une question de paie : quelles heures appartiennent au personnel rémunéré, et quelles heures appartiennent à un véritable service bénévole non rémunéré. Les employés non exemptés couverts ont besoin d'heures quotidiennes, d'un total hebdomadaire des heures, de courtes pauses rémunérées, de pauses repas sans tâches non rémunérées et d'heures supplémentaires traitées selon les règles applicables. Les véritables bénévoles non rémunérés d'organisations à but non lucratif ne reçoivent généralement pas de salaire lorsqu'ils fournissent librement un service religieux, caritatif, civique, humanitaire ou similaire sans remplacer des travailleurs rémunérés.
Les employés rémunérés d'organisations à but non lucratif ne peuvent pas traiter le même type de services que ceux pour lesquels ils sont employés comme du temps bénévole pour la même organisation. Un assistant de programme rémunéré pour coordonner la distribution alimentaire doit voir ces heures supplémentaires de coordination évaluées comme du temps de travail salarié, même si le travail a eu lieu après le poste affiché. Un bénévole qui emballe des cartons pour une collecte alimentaire relève d'un dossier de service séparé, et non du total de paie de l'employé.
Pour les employés non exemptés couverts d'organisations à but non lucratif, la référence fédérale est le paiement des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures à au moins 1,5 fois le taux régulier. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur plusieurs semaines de travail pour les heures supplémentaires. La loi fédérale n'exige pas de pauses repas ou de repos pour les adultes, mais les courtes pauses d'environ 5 à 20 minutes comptent comme des heures travaillées rémunérées, et les véritables pauses repas d'environ 30 minutes ou plus ne sont non rémunérées que lorsque l'employé est totalement libéré de ses tâches.
Par exemple, un coordinateur de programme non exempté couvert dans une organisation à but non lucratif gagne 23,20 $ par heure et enregistre des totaux quotidiens rémunérés de 9, 8, 7, 10 et 8 heures dans une semaine de travail fixe. Le total hebdomadaire est de 42 heures. La paie régulière couvre 40 heures à 23,20 $, soit 928,00 $. Les heures supplémentaires couvrent 2 heures à 34,80 $, soit 69,60 $. Le total du salaire brut est de 997,60 $ avant impôts, retenues, remboursements ou primes propres à l'État.
Les fiches de temps des organisations à but non lucratif nécessitent souvent une deuxième couche au-delà des totaux de paie : la répartition du travail par subvention, programme, département ou objectif de coût. Les charges de salaires et traitements liées aux subventions fédérales doivent être appuyées par des dossiers qui reflètent précisément le travail effectué et soutiennent la répartition entre activités ou objectifs de coût lorsqu'un employé travaille sur plusieurs subventions, activités non fédérales, activités de coûts directs ou indirects, ou activités non admissibles.
Une fiche de temps propre sépare la journée rémunérée en catégories que l'équipe financière peut utiliser. Un gestionnaire de cas qui travaille 5 heures sur une subvention fédérale, 2 heures sur un programme financé par des fonds privés et 1 courte pause rémunérée a toujours une journée de 8 heures, mais la répartition du travail doit correspondre au travail réellement effectué. Pour les employés non exemptés imputés à des subventions fédérales, la documentation des coûts de personnel doit aussi inclure des dossiers indiquant le total des heures travaillées chaque jour.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide du salaire brut hebdomadaire pour un employé non exempté couvert et que les entrées séparent déjà les pauses rémunérées, les repas sans tâches non rémunérés et tout service bénévole. Il fonctionne aussi pour une simple revue avant la paie, tant que les règles de l'État sur les pauses, les heures supplémentaires et les primes ont déjà été traitées en dehors de l'arithmétique.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le personnel d'une organisation à but non lucratif passe d'un calendrier, d'un programme, d'une subvention et d'un niveau d'approbation à l'autre. L'intégration de calendrier d'Everhour peut convertir les événements Google, Outlook et iCloud en entrées de feuille de temps dans une fenêtre configurable de 15 minutes à 3 heures, tout en excluant les événements sur toute la journée, récurrents et antérieurs à la connexion. Cela donne aux managers un point de départ vérifiable avant l'approbation, la revue de paie, le support de facturation ou la répartition des subventions.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les employés non exemptés couverts d'organisations à but non lucratif doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires d'au moins 1,5 fois le taux régulier pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe. Une organisation à but non lucratif peut être couverte en tant qu'entreprise lorsqu'elle exerce des activités commerciales ordinaires produisant au moins 500 000 $ de ventes annuelles ou d'activité commerciale, hors activités caritatives et dons. Des catégories nommées comme les hôpitaux, les soins résidentiels, les écoles, les écoles maternelles ou les agences gouvernementales peuvent aussi être couvertes, et les employés individuels peuvent être couverts par un travail régulier lié au commerce inter-États.
Le service bénévole doit rester séparé des heures de paie des employés. Les véritables bénévoles non rémunérés d'organisations à but non lucratif servent généralement librement à des fins caritatives, civiques, religieuses, humanitaires ou similaires, sans rémunération et sans remplacer des travailleurs rémunérés. Les employés rémunérés ne peuvent pas faire du bénévolat pour le même type de service que celui pour lequel ils sont employés par cette organisation à but non lucratif, ces heures doivent donc faire l'objet d'une revue comme temps de travail salarié.
Les courtes pauses d'environ 5 à 20 minutes comptent comme des heures travaillées rémunérées selon la référence fédérale lorsque l'employeur les fournit. Une pause repas d'environ 30 minutes ou plus n'est non rémunérée que lorsque l'employé est totalement libéré de ses tâches. Un membre du personnel qui répond à des appels, surveille un accueil ou effectue des tâches de programme en mangeant travaille toujours.
Une organisation à but non lucratif ne peut pas moyenner les heures sur plusieurs semaines de travail FLSA pour éviter les heures supplémentaires des employés non exemptés couverts. La semaine de travail est une période fixe et régulièrement récurrente de sept périodes consécutives de 24 heures. Une semaine de 46 heures suivie d'une semaine de 34 heures laisse toujours 6 heures supplémentaires la première semaine selon la référence fédérale.
Les charges de salaires et traitements liées aux subventions fédérales nécessitent des dossiers qui reflètent précisément le travail effectué. Les dossiers doivent soutenir la répartition entre subventions, programmes, activités de coûts directs ou indirects, activités non fédérales et activités non admissibles lorsque ces catégories s'appliquent. Pour les employés non exemptés imputés à des subventions fédérales, la documentation doit aussi inclure le total des heures travaillées chaque jour.
L'intégration de calendrier d'Everhour convertit les événements des calendriers Google, Outlook et iCloud avec des heures de début et de fin définies en entrées de feuille de temps dans une fenêtre configurable de 15 minutes à 3 heures. Elle exclut les événements sur toute la journée, récurrents et antérieurs à la connexion, afin que les managers examinent les entrées de temps basées sur le travail planifié qui respecte les règles de synchronisation.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures hebdomadaires de projet ou des heures travaillées à la revue du manager. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires, ce qui soutient la revue de paie et les corrections avant que le temps ne soit intégré aux rapports.
Convertissez le travail de calendrier en entrées de temps vérifiables, puis approuvez les dossiers hebdomadaires avant la paie, la facturation ou la répartition des subventions. Everhour donne aux équipes des organisations à but non lucratif des transmissions de feuilles de temps plus propres.
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