Les enregistrements facturables nécessitent des taux, des validations et des notes de tâche claires. Everhour capture le temps avant que les calculs de facture ne commencent.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
L'enregistrement des heures facturables répond à une question pratique de facturation : quelles heures travaillées peuvent être facturées au client, à quel taux et pour quel livrable ou quelle tâche. Le résultat n'est pas seulement un total d'heures. C'est un sous-total de facturation défendable en dollars américains, séparé du temps interne, administratif, remisé ou passé en perte.
Un enregistrement complet comprend généralement la date, le client, le projet ou le dossier, la description de la tâche, l'intervenant, le statut facturable, les heures, le taux et le statut de validation. Si le travail est taxable, l'entrée fiscale dépend de la juridiction, car les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé.
Commencez par la plus petite unité que vous devrez défendre plus tard : une entrée au niveau de la tâche avec une courte description. « Appel client » est faible. « Appel client pour examiner les changements de reporting du T2 » donne au valideur et au client suffisamment de contexte. Marquez l'entrée comme facturable ou non facturable avant de calculer les totaux, car mélanger les deux gonfle les factures et masque le coût du travail interne.
Les taux doivent figurer dans le même enregistrement ou dans une table de taux liée. Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et des frais soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût prévue par la règle. Cette base écrite doit correspondre au taux utilisé dans le calcul.
La formule de base est le nombre d'heures facturables multiplié par le taux facturable applicable, après tout arrondi lié à l'incrément de facturation et avant les taxes, remises, réductions ou encaissements. Si vous utilisez des incréments de 0,1 heure, une entrée de 7 minutes est arrondie selon la politique définie dans l'accord client. Si vous utilisez des incréments d'un quart d'heure, la même entrée peut produire un montant facturable plus élevé.
Par exemple, un projet de planification client comprend 19 heures de stratégie approuvées à 155 $ par heure et 12 heures de révision approuvées à 125 $ par heure. Le temps de stratégie équivaut à 2 945 $, le temps de révision à 1 500 $, et le sous-total facturable avant taxes est égal à 4 445 $. Si 5 heures d'administration interne ont également été travaillées, ces heures restent en dehors du sous-total facturable, mais comptent tout de même pour l'utilisation et la rentabilité.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez un petit ensemble d'entrées approuvées, un seul taux client, aucun temps contesté et aucun besoin de réutiliser l'enregistrement. Il vous donne rapidement le sous-total de la facture, surtout lorsque vous avez seulement besoin de vérifier une facture brouillon ou de comparer deux scénarios de taux.
Un flux de travail géré est préférable lorsque les personnes enregistrent leur temps quotidiennement, soumettent des timesheets pour validation, verrouillent les périodes clôturées et transmettent les totaux facturables à la facturation ou à la revue de la paie. Everhour Time Tracking prend en charge les minuteurs et les saisies manuelles sur les tâches et les projets, y compris le suivi dans les outils de gestion de projet pris en charge, afin que les heures enregistrées alimentent les validations, les rapports, les budgets, les factures et la revue de la paie au lieu de rester uniquement dans une feuille de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque entrée doit indiquer la date, le client, le projet ou le dossier, la description de la tâche, l'intervenant, le statut facturable, les heures, le taux et le statut de validation. Ajoutez suffisamment de détails pour expliquer l'objectif métier du travail. L'entrée doit également indiquer si le temps a été arrondi et quel incrément de facturation ou quelle politique client a régi cet arrondi.
Marquez le travail non facturable avant de calculer le sous-total de la facture. Les réunions internes, la formation, le travail administratif, le temps rejeté et le temps passé en perte doivent rester visibles pour l'examen de l'utilisation et des coûts, mais ils ne doivent pas être multipliés par le taux facturable client. L'erreur consiste à supprimer ces heures, car la suppression masque l'effort réel derrière le projet.
Enregistrez d'abord le temps travaillé, puis appliquez l'incrément de facturation requis par l'accord client ou la politique interne. Cela préserve l'enregistrement source et rend le calcul de la facture plus facile à vérifier. Si seul le temps arrondi est stocké, vous perdez l'écart entre l'effort réel et le temps facturé, ce qui affecte la réalisation et le taux de facturation effectif.
Elle modifie le total de la facture uniquement lorsque le service est taxable dans l'État ou la juridiction locale concernée. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux unique national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Utilisez une entrée fiscale propre à la juridiction lorsque la taxe s'applique, et gardez le sous-total facturable avant taxes séparé de la ligne de taxe.
Le calendrier de paiement importe après l'émission de la facture, pas pendant l'enregistrement des heures. Pour les factures des fournisseurs d'agences fédérales, les règles de Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions de remise acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture conforme. Les intérêts de retard constituent un calcul de créances distinct, et non une entrée d'heures facturables.
Everhour Time Tracking capture les heures de tâches et de projets via des minuteurs en direct ou des saisies manuelles, y compris dans les outils pris en charge comme Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Les administrateurs peuvent utiliser les validations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur avant que les heures n'alimentent les timesheets, les rapports, les budgets, la facturation ou la revue de la paie.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches et aux rapports avec des colonnes pour Billable Time, Non-Billable Time, Billable Amount et Cost. Les administrateurs peuvent examiner les totaux par membre ou par tâche tandis que les données financières restent restreintes par rôle.
Suivez les heures de tâches approuvées, séparez le travail facturable du travail non facturable et envoyez des totaux plus propres vers la facturation. Everhour donne aux équipes un enregistrement durable derrière chaque facture client.
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