Le temps facturable crée la facturation client ; le temps non facturable explique la marge. Everhour garde les deux visibles par projet et par budget.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Un calcul facturable vs non facturable répond à trois questions pratiques : combien d'heures approuvées peuvent être facturées au client, combien d'heures doivent rester internes, et quel montant client ces heures facturables produisent. Ce n'est pas seulement un total de temps. La séparation affecte les factures, la marge du projet, les décisions de staffing et le fait qu'un projet à forfait ou sous retainer consomme plus de travail que prévu.
Utilisez les heures facturables pour le travail que le client a accepté de payer selon les conditions de la mission. Utilisez les heures non facturables pour les réunions internes, la formation, l'administration, les reprises non répercutées au client, ou les tâches exclues par la politique ou le contrat. Gardez les catégories séparées avant de calculer les dollars. Additionner d'abord tout le temps travaillé rend l'utilisation plus propre qu'elle ne l'est et peut surestimer ce qui doit figurer sur une facture.
Commencez par chaque catégorie facturable approuvée : heures facturables multipliées par son taux de facturation. Puis additionnez les montants facturables. Les heures non facturables n'augmentent pas le montant de la facture, mais elles augmentent bien le temps de travail total, elles doivent donc figurer dans la vue projet. La formule de base est : montant facturable = heures facturables × taux de facturation.
Par exemple, une mise en œuvre client comprend 20 heures d'analyse approuvées à 160 $ par heure et 16 heures de support approuvées à 100 $ par heure. Le total facturable est de 4 800 $. Si le même projet comporte également 12 heures de coordination interne non facturables, le temps de travail total est de 48 heures. Le projet est facturable à 75 % en heures, avec 25 % de l'effort maintenu hors de la facturation client.
Une erreur courante consiste à traiter toute réduction comme du temps non facturable. Le travail non facturable est du temps qui ne doit pas être facturé dès le départ. Une réduction est différente : le temps était facturable selon le type de travail ou l'accord, mais le montant final facturé est réduit avant la facturation. Gardez ces décisions séparées, sinon vos enregistrements masqueront si le problème venait du mix de staffing, du contrôle du périmètre ou d'une remise client.
Cette distinction compte lorsque vous examinez l'utilisation et la réalisation. L'utilisation compare les heures facturables au total des heures travaillées. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur du travail facturable avant réductions. Si vous déplacez les réductions dans le temps non facturable, l'utilisation baisse pour la mauvaise raison et la réalisation paraît meilleure qu'elle ne l'est. Gardez le statut facturable, les heures approuvées, les taux et les ajustements de facturation dans des champs séparés.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une estimation client rapide, d'une revue de projet ou d'un sous-total de facture propre à partir d'une courte liste d'entrées approuvées. Cela fonctionne lorsque les heures sont déjà fiables, que le taux de facturation est connu et que le traitement fiscal est géré séparément. Aux États-Unis, il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé ; les règles des États et locales contrôlent les services taxables.
Un workflow géré est la meilleure réponse lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les clients ont des budgets, ou que les approbations ont lieu avant la facturation. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes e-mail de seuil et la protection budgétaire qui peut arrêter l'enregistrement supplémentaire après le dépassement d'une limite. Cela transforme la séparation facturable/non facturable en un contrôle continu plutôt qu'en une tâche de nettoyage de fin de mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable est un travail approuvé que le client a accepté de payer selon le contrat, l'énoncé des travaux, la lettre de mission ou les règles de facturation du projet. Les exemples incluent le travail de livraison, les révisions demandées par le client, la recherche, la mise en œuvre, le conseil et le support lorsque ces activités sont incluses dans l'arrangement tarifaire. L'administration interne, la formation, le travail commercial et les tâches exclues restent non facturables sauf si l'accord indique le contraire.
Divisez les heures facturables approuvées par le total des heures travaillées, puis multipliez par 100. Si un projet compte 36 heures facturables et 12 heures non facturables, le temps de travail total est de 48 heures. Le pourcentage facturable est de 75 %, et le pourcentage non facturable est de 25 %. Utilisez les heures pour cette séparation, pas les dollars de facture, car les taux peuvent fausser le mix de temps.
Le temps non facturable ne doit normalement pas augmenter le montant de la facture. Certaines équipes affichent les entrées non facturables sous forme de lignes à charge nulle lorsque le client attend une visibilité sur l'effort total, mais c'est un choix de présentation, pas un calcul de revenus. Si la facture ne doit inclure que le travail facturable, excluez les tâches non facturables du sous-total facturable et conservez-les dans les rapports internes du projet.
Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux unique national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal est propre à l'État et au niveau local. Certains services ne sont pas taxables, tandis que certaines juridictions taxent des services spécifiques ou les recettes d'entreprise. Utilisez une entrée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable selon la règle d'État ou locale applicable.
Le temps non facturable et les remises répondent à des questions différentes. Le temps non facturable explique un travail qui n'a jamais été facturable. Une remise ou une réduction diminue la charge pour un travail qui était autrement facturable. Les mélanger rend les rapports d'utilisation, de réalisation et de marge projet peu fiables, car l'enregistrement ne montre plus si la perte provient du périmètre, du prix ou d'un jugement de facturation.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent à mesure que le temps est enregistré, avec des périodes budgétaires récurrentes et des alertes e-mail à des seuils définis. La protection budgétaire peut arrêter les minuteurs et empêcher l'enregistrement supplémentaire après le dépassement d'un budget, donnant aux admins un point de contrôle clair avant que du travail facturable ou non facturable supplémentaire n'étende le projet.
Les rapports Everhour peuvent inclure les colonnes Temps facturable, Temps non facturable, Montant facturable et Coût, regroupées par membre, tâche, projet ou client. Cela permet aux admins d'examiner la séparation du temps et l'impact financier sans reconstruire le calcul manuellement dans une feuille de calcul.
Suivez le travail facturable et non facturable approuvé par rapport aux budgets de projet en direct. Everhour relie le temps enregistré aux alertes budgétaires et aux règles de protection, aidant les équipes à contrôler le périmètre avant la préparation des factures.
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