Une fiche de facturation Word rend les frais client lisibles ; Everhour prend en charge le workflow plus long derrière le temps approuvé et les budgets.
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Une fiche de facturation client dans Word répond à une question pratique : combien ce client doit-il être facturé pour le travail approuvé pendant une période définie ? La fiche doit identifier le client, le projet, la plage de dates de service, les heures facturables, le tarif de facturation, le sous-total, les réductions, les dépenses si elles sont utilisées, la saisie de taxe lorsque le service est taxable, et le montant final dû en dollars américains.
Word convient bien lorsque la facture nécessite une mise en page narrative, un bloc de signature ou une explication jointe. Il est plus faible comme calculateur, car les formules sont faciles à casser, les anciennes versions circulent, et les modifications manuelles peuvent séparer le montant facturé du relevé de temps approuvé. Utilisez la fiche comme couche de présentation, puis conservez les heures sources dans un endroit contrôlé.
Le calcul de base correspond aux heures facturables multipliées par le tarif de facturation applicable. Si le même client a des tarifs différents pour différents types de travail, calculez chaque ligne séparément avant d'ajouter le sous-total. Par exemple, 17 heures de recherche approuvées à 165 $ par heure égalent 2 805 $, et 23 heures de rédaction approuvées à 110 $ par heure égalent 2 530 $.
Le sous-total facturable avant taxe est de 5 335 $. Si vous appliquez une réduction, soustrayez-la après les sous-totaux des lignes afin que le client puisse voir l'ajustement. La facturation américaine n'utilise pas un taux fédéral unique de TVA/GST ; le traitement de la taxe de vente relève de l'État et du local, et certains services ne sont pas taxés. Ajoutez une ligne de taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable.
L'erreur courante dans une fiche de facturation Word est de traiter le document comme la source de vérité. Un fichier propre qui ressemble à une facture peut tout de même contenir des heures copiées, des tarifs obsolètes ou une réduction manquante. Verrouillez les données avant la mise en forme : heures approuvées, source du tarif, règle d'arrondi, justificatifs de dépenses et décision fiscale. Transférez ensuite ces chiffres dans la fiche Word.
Pour les avocats américains, la base ou le taux des honoraires et des dépenses doit être communiqué par écrit pour les nouvelles relations client-avocat selon l'ABA Model Rule 1.5, sous réserve de l'exception limitée de faible coût prévue par la règle. Une fiche de facturation doit correspondre à cette base tarifaire écrite. Si la lettre de mission indique que le temps des associés est facturé différemment de celui des collaborateurs, séparez ces lignes au lieu de les fusionner silencieusement.
Une fiche Word ponctuelle suffit pour une petite période fixe, un client, un ou deux tarifs, et aucune pression budgétaire récurrente. Elle donne au client un document lisible et vous permet de joindre des notes. Elle ne suffit pas lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les tarifs changent selon le projet, ou que le client attend des mises à jour budgétaires avant l'arrivée de la facture.
Pour un workflow géré, saisissez le temps en continu, marquez les entrées comme facturables ou non facturables, approuvez la période, puis créez le document de facturation destiné au client. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes récurrentes, les alertes par e-mail, la protection budgétaire, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau client avant la préparation de la fiche de facturation finale.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Incluez le nom du client, la période de facturation, le nom du projet ou du dossier, la description du service, les heures facturables, le tarif de facturation, le sous-total de la ligne, les ajustements, les dépenses si elles sont utilisées, la ligne de taxe lorsque le service est taxable, le montant dû, les conditions de paiement et la référence de facture. Gardez la source de temps séparée du fichier Word afin que les heures approuvées ne soient pas modifiées pendant la mise en forme.
Multipliez chaque ligne d'heures facturables par son tarif de facturation, puis additionnez les sous-totaux des lignes. Soustrayez les réductions ou crédits après le sous-total, pas dans la colonne des heures. Ajoutez les dépenses uniquement si l'accord client les autorise. Ajoutez la taxe d'État ou locale uniquement lorsque le service est taxable dans la juridiction concernée.
Affichez le temps non facturable uniquement lorsqu'il aide à expliquer la valeur, les réductions ou un rapport d'avancement demandé par le client. Ne mélangez pas les heures non facturables dans le montant dû. Une fiche propre sépare les heures facturables approuvées du temps interne afin que le montant total de la facture soit lié uniquement au travail facturable.
Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. La taxe de vente est étatique et locale, et la taxabilité dépend du service et de la juridiction. Par exemple, le Texas taxe les services taxables à 6,25 % de taxe d'État, avec des ajouts locaux jusqu'à un taux combiné de 8,25 %.
Le plus grand risque est la dérive de version. Un fichier Word copié peut conserver un ancien taux horaire, omettre une réduction ou utiliser des heures qui n'ont jamais été approuvées. Avant de l'envoyer, rapprochez chaque ligne du relevé de temps approuvé, de la base tarifaire écrite et des conditions de facturation du client.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent pendant que les personnes enregistrent leur temps, puis envoie des alertes à des seuils définis tels que 75 %, 90 % et 100 %. Cela vous donne l'état du budget avant la préparation de la fiche de facturation Word, au lieu de découvrir les dépassements après le brouillon de facture.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des tarifs et des entrées facturables, et exclut le travail non facturable. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons pour révision comptable.
Utilisez Everhour Project Budgeting pour suivre les budgets de temps et d'argent, les limites récurrentes, les alertes et la protection budgétaire avant de créer des fiches de facturation client avec un contrôle de facturation plus propre.
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