Everhour transforme le temps approuvé en données de reporting, tandis qu'une feuille de facturation PDF vous donne un récapitulatif fixe, prêt à être envoyé au client.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
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Une feuille de facturation client répond à une question pratique : quel montant le client doit-il voir pour le travail approuvé pendant une période de facturation ? La version PDF est utile lorsque vous avez besoin d'un document fixe à joindre à un e-mail, à partager avec un client ou à archiver à côté d'une facture. Le calcul commence par les heures facturables, les multiplie par le taux convenu, puis sépare les ajustements de la valeur initiale du temps.
Utilisez la feuille pour les totaux destinés au client, pas pour reconstituer la manière dont le travail a été effectué. Une bonne feuille de facturation montre la ligne de service, les dates ou la période, les heures facturables approuvées, le taux, le montant avant ajustement, la remise, les dépenses, la taxe saisie le cas échéant et le montant final dû. Aux États-Unis, les totaux d'heures facturables sont normalement libellés en dollars américains, et le traitement de la taxe de vente relève de l'État et de la localité plutôt que d'un taux national unique.
La formule de base est heures facturables × taux de facturation = montant de la ligne. Si un projet client utilise plusieurs catégories de services, calculez chaque catégorie séparément avant d'additionner le sous-total. Par exemple, une revue de migration de systèmes comprend 17 heures d'architecture approuvées à 185 $ par heure et 23 heures de coordination approuvées à 110 $ par heure. Ces lignes sont de 3 145 $ et 2 530 $, donc le sous-total avant ajustement est de 5 675 $.
Si la feuille finale inclut une remise de 375 $ pour du temps de revue hors périmètre, soustrayez-la après le sous-total des lignes. Le montant de main-d'œuvre présenté au client devient 5 300 $. Ajoutez les dépenses remboursables uniquement si l'accord avec le client les autorise. Ajoutez la taxe uniquement lorsque le service est taxable dans l'État ou la juridiction locale concernée ; les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé.
Une feuille de facturation PDF est un instantané, donc les données sources doivent déjà être approuvées avant que vous ne la génériez. L'erreur courante consiste à traiter le PDF comme le fichier de travail : modifier directement les totaux, masquer les exclusions non facturables ou changer le temps arrondi sans mettre à jour le journal sous-jacent. Cela crée des incohérences entre la facture, le relevé de temps et toute question ultérieure du client au sujet d'un frais.
Gardez le PDF simple et vérifiable. Utilisez une ligne par catégorie de service, dossier, personne ou groupe de tâches, puis incluez une courte ligne d'ajustement pour les remises ou les crédits. Si le temps a été arrondi, indiquez le montant facturable arrondi utilisé pour la facturation, et pas seulement la durée brute du minuteur. Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que le périmètre de la représentation ainsi que la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez un projet court, un seul taux, des heures approuvées et aucune réutilisation attendue des données. Il vous donne un sous-total rapide pour une feuille PDF, surtout lorsque la facture est simple et que le client n'a pas besoin de détails au niveau des tâches. Utilisez-le pour vérifier si le total d'une facture manuelle correspond aux heures et aux taux enregistrés.
Utilisez un flux de travail géré lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les taux changent selon le projet ou que le temps facturé doit passer dans le reporting et la facturation. Everhour Reporting peut organiser le temps approuvé avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports, afin que les mêmes données puissent servir à la facturation client, à l'analyse de rentabilité et aux archives sans reconstruire la feuille à la main.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de facturation client doit inclure le nom du client, la période de facturation, la description du service, les heures facturables approuvées, le taux horaire, le montant de la ligne, les remises ou crédits, les dépenses remboursables, la taxe applicable saisie et le montant final dû. Si la feuille appuie une facture, ajoutez le numéro de facture ou un champ de référence afin que le PDF puisse être rapproché ultérieurement des documents comptables.
Multipliez chaque ligne d'heures facturables approuvées par son taux de facturation, puis additionnez les montants des lignes. Soustrayez les remises et les crédits après le sous-total. Ajoutez les dépenses remboursables et la taxe propre à la juridiction uniquement lorsqu'elles s'appliquent. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe de vente, donc le traitement fiscal américain nécessite une taxe saisie au niveau de l'État ou de la localité.
Une feuille de facturation PDF suffit comme récapitulatif fixe destiné au client lorsque les relevés de temps justificatifs sont stockés ailleurs. Elle ne suffit pas comme seul système de référence pour une équipe, car un PDF ne conserve pas l'historique du minuteur, le statut d'approbation, l'historique des taux ni la personne qui a modifié une entrée avant la facturation.
Le temps non facturable ne doit apparaître que lorsqu'il aide à expliquer la facture ou lorsque le client attend une visibilité sur le travail exclu. N'incluez pas les heures non facturables dans le montant dû. Si vous les affichez, séparez-les des lignes facturables afin que le client voie que ces heures ont été suivies mais non facturées.
Une remise réduit le montant facturé sans modifier le travail initial enregistré. Affichez d'abord le sous-total initial de la ligne, puis affichez la remise comme un ajustement négatif distinct. Cela garde le total facturé clair et préserve l'analyse de réalisation, car le montant présenté au client est inférieur à la valeur du temps facturable approuvé.
Everhour Reporting permet aux administrateurs de créer des rapports de facturation avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Une équipe peut regrouper le temps approuvé par client, projet, tâche, membre ou statut de facturation avant d'utiliser le rapport comme source pour une feuille de facturation client.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches et aux rapports avec des colonnes de temps facturable, de temps non facturable, de montant facturable et de coût. Cela garde le travail exclu visible pour l'examen interne sans l'intégrer au montant facturé au client.
Transformez le temps approuvé en rapports regroupés avant l'envoi d'un PDF. Everhour Reporting donne aux équipes de facturation des exports filtrés et des totaux prêts pour le client, étayés par des données de temps détaillées.
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