Excel puede calcular totales de facturación a clientes a partir de filas de tiempo; Everhour mantiene los presupuestos de proyectos aprobados conectados con el trabajo facturable.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un informe de facturación de tiempo en Excel responde a una pregunta práctica: ¿cuánto debe facturarse a un cliente a partir de entradas de tiempo aprobadas? La hoja de cálculo suele partir de una exportación CSV o de texto con filas para fecha, persona, tarea, hora de inicio, hora de finalización, estado facturable y tarifa por hora. Excel puede abrir archivos separados por comas o delimitados por tabulaciones y después convertir esas filas en columnas de duración, horas redondeadas, importe de línea y total de factura.
Excel es útil cuando necesita una pista de cálculo visible. También requiere una configuración cuidadosa porque Excel abre archivos CSV usando la configuración actual predeterminada de formato de datos, salvo que importe con el asistente o los controles Desde texto/CSV. Esto importa para fechas, horas y tarifas numéricas. Un informe con valores de tiempo mal interpretados o tarifas con formato de texto puede producir totales que parecen terminados pero no coinciden con el trabajo subyacente.
Excel almacena las horas como fracciones decimales de un día, por lo que las horas transcurridas se obtienen restando la hora de inicio de la hora de finalización y multiplicando por 24. Si una tarea empieza a las 9:00 AM y termina a la 1:00 PM, la duración es de 4 horas. Para valores de fecha y hora transcurridos que cruzan la medianoche o abarcan varios días, Excel puede mostrar el tiempo acumulado con el formato `[h]:mm`.
Después de la duración, aplique la política de facturación. Un informe sencillo utiliza horas facturables redondeadas multiplicadas por la tarifa por hora. Por ejemplo, 24 horas de implementación aprobadas a 135 $ por hora equivalen a 3.240 $, y 16 horas de soporte aprobadas a 110 $ por hora equivalen a 1.760 $. El total del cliente antes de impuestos es de 5.000 $. En Excel, esa estructura es horas de duración, redondeo opcional con `CEILING.MATH` o `MROUND`, y después horas redondeadas multiplicadas por la columna de tarifa.
El error habitual en Excel es mezclar todas las horas trabajadas en el total de la factura. La investigación no facturable, la revisión interna, las reducciones y las correcciones sin cargo deben permanecer visibles a efectos de auditoría, pero quedar excluidas del importe facturado. Excel puede hacerlo con una estructura `IF` que devuelve cero para filas no facturables, o con `SUMIFS` que totaliza solo las filas en las que el indicador facturable, el cliente, el proyecto y el intervalo de fechas coinciden con la factura.
Para la facturación en EE. UU., no añada una línea nacional de IVA o GST. Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni una única tasa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento fiscal es estatal y local, y algunos servicios no están gravados. Si el servicio está sujeto a impuestos, use un dato fiscal específico de la jurisdicción. Por ejemplo, los servicios imponibles en Texas usan una tasa estatal del 6,25 %, y las jurisdicciones locales pueden elevar la tasa combinada hasta el 8,25 %.
Un cálculo puntual en Excel basta cuando las filas de origen son pocas, las tarifas son estables, el cliente acepta un total simple antes de impuestos y nadie necesita una pista de aprobación duradera. También resulta práctico para comprobar una sola factura antes de enviarla a través de un proceso contable separado. Excel se encarga de las matemáticas, pero el siguiente paso todavía requiere formato de factura, revisión fiscal y cualquier mapeo CSV que necesite su proceso de facturación.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas envían tiempo, los presupuestos se reinician cada mes o los límites de proyecto afectan a si se pueden facturar más horas. Everhour Project Budgeting hace seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero a medida que las personas registran trabajo, admite períodos presupuestarios recurrentes y puede enviar alertas de presupuesto en umbrales definidos. Eso da al cálculo de facturación una fuente controlada antes de revisar el total final de la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con fecha, cliente, proyecto, tarea, persona, hora de inicio, hora de finalización, estado facturable, tarifa, duración, horas redondeadas, importe de línea y estado de factura. Mantenga las filas no facturables en el libro en lugar de eliminarlas. Eso conserva el registro de trabajo mientras limita los totales facturados a las filas facturables aprobadas.
Excel almacena las horas como fracciones decimales de un día. Reste la hora de inicio de la hora de finalización y después multiplique el resultado por 24 para convertir el tiempo transcurrido en horas. Para entradas completas de fecha y hora, use una visualización de tiempo acumulado como `[h]:mm` para que las duraciones largas no se reinicien a las 24 horas.
Use la regla del acuerdo con el cliente o de la política interna de facturación. `CEILING.MATH` encaja con políticas que siempre redondean hacia arriba hasta un incremento indicado, como 0,25 horas. `MROUND` encaja con políticas que redondean al incremento más cercano. No cambie de método dentro del mismo informe de cliente salvo que el contrato tenga reglas separadas por tipo de trabajo.
Sí, cuando el servicio específico está sujeto a impuestos en el estado o la jurisdicción local aplicable. Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni una única tasa nacional de impuesto sobre ventas. Use un dato fiscal separado y específico de la jurisdicción en lugar de codificar un porcentaje nacional en cada libro de facturación de EE. UU.
El formato de importación CSV rompe los totales cuando fechas, horas o tarifas se interpretan incorrectamente. Excel abre archivos CSV con la configuración predeterminada de formato de datos salvo que controle la importación. Compruebe que las columnas de hora se comporten como valores de hora, que las columnas de tarifa se comporten como números y que los indicadores facturables coincidan con los criterios exactos usados en `IF` o `SUMIFS`.
Everhour Project Budgeting hace seguimiento de presupuestos basados en horas y en dinero a medida que se registra el tiempo, con períodos presupuestarios únicos o recurrentes. Los administradores pueden configurar alertas de presupuesto y protección de presupuesto, de modo que un proyecto que se aproxima a su límite sea visible antes de que el tiempo aprobado se convierta en un problema de facturación.
Los informes de Everhour pueden descargarse en formato CSV, Excel/XLSX o PDF. Eso le permite enviar tiempo aprobado, importes facturables, costes y detalles de proyecto a una revisión en hoja de cálculo sin reconstruir manualmente el registro de tiempo de origen.
Use Excel para cálculos rápidos de facturas y después mantenga presupuestos recurrentes, alertas y límites de facturación en Everhour para que el tiempo aprobado permanezca vinculado al control del presupuesto del proyecto.
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