Everhour admite el seguimiento de horas facturables y la presupuestación de proyectos, pero el cálculo empieza con una separación clara entre el tiempo de cliente y el tiempo interno.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
El seguimiento de horas facturables y no facturables responde a tres preguntas prácticas: qué debe cobrarse al cliente, qué tiempo respaldó el trabajo pero debe quedar fuera de la factura, y cuánta capacidad del equipo se destinó a generar esos ingresos. El tiempo facturable suele estar directamente relacionado con trabajo aprobado por el cliente. El tiempo no facturable incluye reuniones internas, administración, formación, actividad comercial, retrabajo fuera de alcance o tareas del proyecto excluidas por contrato.
El resultado no es solo un total de factura. También obtiene utilización, valor facturado antes de reducciones y una tarifa de facturación efectiva sobre todo el tiempo trabajado. En Estados Unidos, los totales normalmente se denominan en dólares estadounidenses. No existe un IVA/GST federal ni un único tipo nacional de impuesto sobre ventas, por lo que cualquier cálculo de servicio imponible necesita el dato fiscal estatal o local correcto.
Empiece etiquetando cada entrada de tiempo antes de multiplicarla por una tarifa. Utilice facturable para el trabajo aprobado por el cliente que debe aparecer en la factura. Utilice no facturable para el trabajo que debe seguir visible en los informes pero no cobrarse. No elimine el tiempo no facturable; quitarlo oculta el coste real de entregar el proyecto y hace que la utilización parezca mejor que la realidad.
El error habitual es mezclar el estado de facturación con la productividad. Una reunión interna de proyecto obligatoria puede ser productiva y aun así no facturable. Una llamada con el cliente solo puede ser facturable cuando el contrato, la carta de encargo o la declaración de trabajo lo permite. Para el trabajo jurídico en EE. UU., la base o tarifa de honorarios y gastos debe comunicarse por escrito en las nuevas relaciones cliente-abogado, sujeta a la excepción limitada de bajo coste de la Regla Modelo 1.5 de la ABA.
La fórmula central es horas facturables × tarifa por hora, calculada por separado para cada categoría de tarifa. Si un proyecto incluye 28 horas de estrategia aprobadas a 155 $ por hora y 19 horas de implementación aprobadas a 125 $ por hora, el valor facturable es 4.340 $ más 2.375 $, o 6.715 $ antes de impuestos, descuentos, gastos, reducciones o cobros.
Ahora compare eso con todo el tiempo trabajado. Si el equipo también registró 10 horas internas no facturables, el tiempo trabajado total es de 57 horas y el tiempo facturable es de 47 horas. La utilización de este proyecto es 47 dividido entre 57, o 82,46 %. La tarifa de facturación efectiva en todas las horas trabajadas es 6.715 $ dividido entre 57, o 117,81 $ por hora.
Un cálculo puntual basta cuando revisa una sola factura, estima un trabajo pequeño o concilia una hoja de horas breve. Una hoja de cálculo funciona cuando la estructura de tarifas es sencilla, todas las entradas ya están aprobadas y no hay un presupuesto recurrente, traspaso a facturación o límite de gasto por cliente que supervisar.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando el estado facturable afecta a presupuestos, aprobaciones, facturación y futuras decisiones de dotación de personal. Everhour Project Budgeting admite presupuestos basados en horas y en dinero, periodos de presupuesto recurrentes, alertas de presupuesto, protección de presupuesto, controles de inclusión de gastos, varios métodos de facturación y presupuestos por cliente, de modo que el tiempo facturable y no facturable registrado puede alimentar el mismo registro operativo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cree un estado facturable separado para cada entrada de tiempo antes de calcular los totales. Hágalo en el nivel de tarea o de proyecto, según cómo defina el acuerdo con el cliente el trabajo cobrable. Después agrupe las entradas por tarifa, persona, tarea o proyecto para que el total de la factura y las cifras internas de utilización procedan del mismo registro de tiempo subyacente.
Sí. Las horas no facturables deben permanecer en la hoja de horas porque muestran el coste completo de atender al cliente o ejecutar el proyecto. Eliminarlas hace que los informes de utilización, margen y carga de trabajo sean inexactos. El enfoque correcto es excluir el tiempo no facturable de los totales de factura y mantenerlo disponible para informes internos.
Multiplique cada grupo aprobado de horas facturables por su propia tarifa y después sume los subtotales. No promedie las tarifas antes del cálculo salvo que el contrato use una tarifa combinada. Si un proyecto usa tarifas específicas por persona, tarea o proyecto, la tarifa vinculada a cada entrada controla el valor facturable.
Las horas facturables son horas aprobadas aptas para cobrarse. Las horas facturadas son las horas que realmente aparecen en la factura después de reducciones, descuentos, honorarios con límite o exclusiones específicas del cliente. Un proyecto puede tener 47 horas facturables pero menos horas facturadas si reduce la factura antes de enviarla.
Calcule primero la mano de obra facturable y después aplique la regla fiscal específica de la jurisdicción solo cuando el servicio sea imponible. Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni un tipo nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado. Las normas estatales y locales determinan si un servicio es imponible y qué tipo se aplica.
Everhour Project Budgeting permite a los equipos hacer seguimiento de presupuestos basados en horas o en dinero mientras el tiempo facturable y no facturable se acumula contra los límites del proyecto. Los administradores pueden usar periodos de presupuesto recurrentes, alertas de presupuesto, protección de presupuesto, controles de inclusión de gastos, varios métodos de facturación y presupuestos por cliente para mantener visibles la entrega y la facturación.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas para clientes. Calcula los importes de factura a partir de tarifas, tiempo y gastos facturables, excluyendo el trabajo no facturable, y después puede exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Defina presupuestos en torno al trabajo aprobado por el cliente, mantenga visible el tiempo no facturable y utilice Everhour Project Budgeting para conectar las horas registradas con límites de gasto, alertas y un mejor control de facturación.
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