Everhour mantiene conectadas las tarifas facturables y el tiempo registrado, pero una facturación precisa empieza con reglas claras de captura.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La pregunta práctica es sencilla: ¿cuánto trabajo aprobado para el cliente debe cobrarse a la tarifa acordada? La respuesta empieza con las entradas de tiempo, no con los totales de factura. Usted necesita la tarea, el cliente o proyecto, la persona trabajadora, la fecha, el estado facturable, la tarifa y cualquier incremento de facturación utilizado por el encargo. El trabajo administrativo no facturable, las llamadas de ventas, las reuniones internas y las reducciones siguen siendo visibles, pero no aumentan el subtotal facturable.
Para la facturación en EE. UU., los importes normalmente se indican en dólares estadounidenses. Estados Unidos no tiene un IVA/GST federal ni una única tarifa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado, por lo que el impuesto es una entrada separada específica de cada jurisdicción cuando un servicio es imponible. El cálculo de horas facturables en sí responde al valor laboral antes de impuestos, salvo que su contrato o plantilla de factura requiera que los impuestos, gastos, descuentos o anticipos se muestren en el mismo resumen.
La fórmula principal es horas facturables multiplicadas por la tarifa facturable aplicable. Si un asunto usa más de una tarifa, calcule cada grupo de tarifas por separado y después sume los subtotales. Por ejemplo, un asunto de investigación para un cliente incluye 28 horas de estrategia aprobadas a 155 $ por hora y 19 horas de producción aprobadas a 120 $ por hora. El valor del trabajo facturable es 4.340 $ más 2.280 $, para un total de 6.620 $ antes de impuestos, gastos, descuentos o problemas de cobro.
El redondeo debe ocurrir antes del total final de la factura cuando su acuerdo usa incrementos de facturación. Un incremento de seis minutos equivale a 0,1 horas, mientras que un incremento de 15 minutos equivale a 0,25 horas. Registre primero el tiempo real y después redondee según la regla del encargo. Reconstruir el tiempo al final de la semana provoca entradas omitidas, entradas duplicadas y totales redondeados que no coinciden con el registro de trabajo.
Registrar horas facturables no es lo mismo que facturar cada hora trabajada. Un buen registro separa el tiempo facturable, el tiempo no facturable, el tiempo reducido, los gastos y el tiempo facturado. Esta distinción protege los informes de utilización, realización, cobro y tarifa de facturación efectiva. La utilización compara el tiempo facturable con el tiempo total de trabajo. La realización compara el valor facturado con el valor facturable estándar. El cobro compara los importes pagados con los importes facturados.
El error habitual es usar una columna de hoja de cálculo llamada "horas" para todos los fines. Eso oculta si el tiempo no era facturable, no estaba aprobado, se redujo, ya se facturó o sigue impagado. Registre cada entrada con una marca de facturable y una fuente de tarifa. Para abogados de EE. UU., la Regla Modelo 1.5 de la ABA exige que el alcance de la representación y la base o tarifa de los honorarios y gastos se comuniquen por escrito en nuevas relaciones cliente-abogado, sujeta a la excepción limitada de bajo coste de la regla.
Un cálculo puntual es suficiente cuando usted necesita una estimación rápida de factura, una comprobación de presupuesto o un subtotal de un solo proyecto. No es suficiente cuando varias personas registran tiempo, se aplican tarifas diferentes, las entradas necesitan aprobación, los clientes esperan respaldo detallado de la factura o la dirección necesita informes de realización y rentabilidad. En ese punto, el registro importa tanto como la aritmética.
Un flujo de trabajo gestionado mantiene conectadas la tabla de tarifas, la marca facturable, el estado de aprobación y el traspaso a factura. Everhour admite tarifas de coste y tarifas facturables por separado, con valores predeterminados por persona, anulaciones por proyecto, cambios de tarifa con fecha y precios por proyecto, miembro o tarea. Esa estructura mantiene precisas las facturas actuales y conserva los cálculos anteriores después de un cambio de tarifa.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cada entrada debe incluir la fecha, el cliente o proyecto, la tarea o asunto, la persona, el tiempo trabajado, el estado facturable, la fuente de tarifa y la descripción del trabajo. Añada el estado de aprobación cuando otra persona revise el tiempo antes de la facturación. Si su contrato usa un incremento de facturación, conserve el registro de tiempo original y aplique la regla de redondeo de forma coherente antes de facturar.
Agrupe las entradas facturables aprobadas por tarifa, multiplique cada grupo por su tarifa y después sume los subtotales. No promedie las tarifas antes de multiplicar salvo que el contrato use una tarifa combinada. Por ejemplo, el tiempo de socio, gerente y analista debe permanecer en grupos de tarifas separados cuando cada rol tiene su propia tarifa de facturación acordada.
Las horas facturables son entradas de trabajo aprobadas que pueden cobrarse al cliente según el acuerdo. Las horas facturadas son la parte que realmente se coloca en una factura. Pueden diferir por reducciones, límites de tarifa fija, descuentos de cortesía, entradas disputadas o el momento en que parte del trabajo aprobado aún no se ha facturado.
Registre el trabajo no facturable por separado en lugar de eliminarlo. Las entradas no facturables muestran el coste completo de atender al cliente, respaldan los informes de utilización y explican por qué el tiempo total trabajado es superior al tiempo facturado. Las categorías no facturables habituales incluyen administración interna, formación, desarrollo de negocio, retrabajo fuera del acuerdo con el cliente y tareas de proyecto excluidas.
Registre el trabajo facturable antes de impuestos y después aplique el impuesto solo cuando el servicio y la jurisdicción lo requieran. Estados Unidos no tiene un IVA/GST federal ni una tarifa nacional de impuesto sobre ventas. El tratamiento estatal y local controla, y algunos servicios son imponibles en algunos lugares pero no en otros. Mantenga la entrada de impuesto separada de las horas y las tarifas.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente, para que los informes puedan calcular el coste laboral, los ingresos y el beneficio. Los equipos pueden establecer valores predeterminados por persona, anular tarifas por proyecto, conservar el historial de tarifas con fecha y fijar precios del trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea.
Everhour puede convertir el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, con importes calculados a partir de tarifas, tiempo y gastos facturables mientras excluye el trabajo no facturable. Los datos de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible antes de exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Mantenga las tarifas, aprobaciones y totales de factura alineados desde la primera entrada de tiempo. Everhour conecta la configuración de tarifas facturables con el trabajo registrado, los informes y la facturación para una facturación a clientes más limpia.
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