Everhour registra el tiempo aprobado y el tiempo libre mientras los equipos de nóminas calculan el salario neto a partir de salarios, retenciones y deducciones.
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Un cálculo de salario neto responde a una pregunta práctica: cuánto recibe el empleado de una nómina después de que payroll reste las retenciones obligatorias del empleado y las deducciones seleccionadas. Para la nómina de EE. UU., la base federal empieza con los salarios imponibles, el Formulario W-4 del empleado, los métodos de retención de la Publicación 15-T del IRS, el impuesto de la Seguridad Social del empleado, el impuesto de Medicare del empleado y cualquier retención adicional de Medicare una vez que el empleado supera el umbral federal.
El resultado importa cuando usted compara ofertas de empleo, revisa una nómina, estima el efecto en efectivo de las horas extra o comprueba si un cambio de deducción alterará el salario neto. El cálculo no incluye costes exclusivos del empleador, como FUTA, la parte del empleador de la Seguridad Social, la parte del empleador de Medicare o el impuesto estatal de desempleo, porque esos importes aumentan el coste de nómina del empleador en lugar de reducir el salario neto del empleado.
Los salarios brutos van primero. Para el trabajo por horas, multiplique las horas realmente trabajadas por la tarifa horaria aplicable y después añada primas por horas extra, bonus, comisiones o vacaciones pagadas cuando esos importes se paguen en el mismo periodo. Los empleados cubiertos no exentos deben recibir pago de horas extra de al menos 1,5 veces la tarifa regular por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas según la base federal de la FLSA.
Los salarios imponibles pueden diferir de los salarios brutos cuando se aplican deducciones antes de impuestos, y las normas estatales pueden añadir más retenciones más allá del cálculo federal. El pago de vacaciones que proporciona un empleador está sujeto a retención como salario regular o como salario suplementario cuando se paga como una suma adicional. Los salarios suplementarios identificados por separado pueden usar una retención federal del 22 % cuando se retuvo impuesto sobre la renta de salarios regulares, con una retención obligatoria del 37 % sobre salarios suplementarios superiores a 1 millón de $ en un año natural.
La retención federal del impuesto sobre la renta procede del Formulario W-4 del empleado y de la Publicación 15-T del IRS. Para los Formularios W-4 de 2020 y posteriores, payroll usa el estado civil para efectos de declaración, ajustes por varios empleos, créditos, otros ingresos, deducciones y retención adicional en lugar de asignaciones. Los Formularios W-4 válidos anteriores a 2020 aún pueden usar cálculos basados en asignaciones o el puente computacional opcional, por lo que dos empleados con el mismo salario bruto pueden tener una retención federal distinta.
Por ejemplo, un empleado gana 28 $ por hora y trabaja 40 horas en un periodo de pago semanal, lo que produce 1.120,00 $ en salarios brutos. Si el cálculo de payroll fija la retención federal del impuesto sobre la renta en 124,00 $, la Seguridad Social del empleado es de 69,44 $ al 6,2 %, y Medicare del empleado es de 16,24 $ al 1,45 %. Antes de retenciones estatales o locales y deducciones voluntarias, el salario neto es de 910,32 $.
Un cálculo puntual es suficiente cuando necesita una estimación rápida del salario neto para una nómina, un cambio de tarifa o un escenario de deducción. Funciona mejor cuando el empleado tiene salarios regulares, no hay ningún problema de umbral en el acumulado anual y existe un Formulario W-4 actualizado. Los empleados con ingresos altos requieren atención adicional porque el impuesto de la Seguridad Social de 2026 se detiene después de la base salarial anual de 184.500 $, mientras que Medicare continúa sin límite salarial.
Un flujo de trabajo gestionado es la mejor respuesta cuando las horas, el tiempo libre pagado, las aprobaciones y el traspaso a payroll se repiten en cada periodo de pago. Everhour Time Off registra vacaciones, bajas por enfermedad, tipos de ausencia personalizados, duraciones de días parciales, acumulación, arrastre, saldos y aprobaciones, y después añade los datos de tiempo libre a Timesheets e informes para que la revisión de payroll empiece con registros organizados en lugar de notas dispersas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con los salarios brutos del periodo de pago. Reste la retención federal del impuesto sobre la renta basada en el Formulario W-4 y la Publicación 15-T, el impuesto de la Seguridad Social del empleado, el impuesto de Medicare del empleado, la retención adicional de Medicare aplicable, las retenciones estatales o locales y las deducciones del empleado. Los impuestos exclusivos del empleador, como FUTA y la parte del empleador de FICA, no reducen el salario neto del empleado.
El Formulario W-4 indica a payroll qué datos debe usar para la retención federal del impuesto sobre la renta. Para los formularios de 2020 y posteriores, esos datos incluyen estado civil para efectos de declaración, ajustes por varios empleos, créditos, otros ingresos, deducciones y retención adicional. Un importe de crédito más alto generalmente reduce la retención, mientras que la retención adicional aumenta el importe retirado de cada nómina.
El impuesto OASDI de la Seguridad Social se aplica al 6,2 % para el empleado solo hasta la base salarial anual de 184.500 $ para salarios pagados en 2026. Payroll lo retiene hasta que los salarios cubiertos acumulados del empleado alcanzan ese límite. El impuesto de Medicare sigue aplicándose a todos los salarios cubiertos al 1,45 %, sin límite de base salarial.
Los impuestos de nómina del empleador son costes del empleador, no deducciones del empleado. La parte del empleador de la Seguridad Social y Medicare, FUTA y el impuesto estatal de desempleo afectan al gasto total de nómina, pero no salen de la nómina del empleado. El salario neto se centra únicamente en las retenciones y deducciones a cargo del empleado.
El pago de vacaciones que proporciona un empleador está sujeto a retención como salario. La FLSA no exige pago por tiempo no trabajado, como vacaciones, baja por enfermedad o festivos, pero las vacaciones pagadas se convierten en compensación de nómina imponible cuando se pagan. Payroll lo trata como salario regular o salario suplementario según cómo se realice el pago.
Everhour Time Off registra vacaciones, bajas por enfermedad, festivos y tipos de ausencia personalizados con duraciones de días parciales, acumulación, arrastre, saldos por empleado y aprobaciones de solicitudes. Las horas de tiempo libre pueden pasar a los totales de Timesheets del equipo y a los informes, lo que ofrece a los revisores de payroll un registro más claro del tiempo pagado no trabajado.
Everhour Timesheets recopila las horas semanales de proyecto y las horas trabajadas por persona, y después permite a los responsables aprobar, rechazar, aprobar parcialmente y bloquear el tiempo enviado. Las Timesheets aprobadas dan a los equipos de payroll una fuente revisada de horas antes de que los cálculos de nómina pasen al sistema de payroll.
Registre tiempo libre, aprobaciones y Timesheets semanales antes de que empiecen los cálculos de nómina. Everhour ofrece a los equipos datos de payroll más limpios mediante registros aprobados e informes de tiempo libre.
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