Vertriebsrechnungen machen aus vereinbarten Deals Zahlungsaufforderungen. Everhour hält abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit klar getrennt, bevor die Rechnungsstellung beginnt.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Vertriebsteams stellen Rechnungen in der Regel gegen Ende des Quote-to-Cash-Prozesses. Ein Vertriebsmitarbeiter oder Operations-Verantwortlicher sendet ein Angebot oder einen Vorschlag, der Käufer stimmt über eine Bestellung oder einen Vertrag zu, der Verkäufer liefert das Produkt oder erbringt die Leistung, und die Rechnung startet die Zahlungsfrist. Die Rechnung sollte zum genehmigten Deal passen und keine neuen Bedingungen einführen, nachdem der Käufer bereits zugestimmt hat.
Für ein Vertriebsteam ist die praktische Aufgabe einfach: eine käuferfertige Rechnung erstellen, auf deren Basis Finance einziehen kann. Fügen Sie Kundennamen, Verkäuferangaben, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, PO- oder Kundenreferenz, Positionen, Steuern, soweit anwendbar, Rabatte, Gebühren, Zahlungsbedingungen und den fälligen Gesamtbetrag hinzu. Bewahren Sie das unterzeichnete Angebot, die Bestellung oder den Vertrag zusammen mit der Rechnung auf, denn eine Rechnung allein beweist nicht, dass der Käufer der Zahlung zugestimmt hat.
Zahlungsbedingungen enthalten die kommerziellen Regeln des Deals. Net 30 bedeutet üblicherweise, dass der Käufer innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum zahlen muss, aber Vertriebsteams nutzen je nach Vertrag und Liefermodell auch Vorauszahlungen, Teilzahlungen, Meilensteinrechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Schlussrechnungen. Geben Sie Verzugsgebühren und Skonti für frühzeitige Zahlung in den vereinbarten Zahlungsbedingungen an, bevor sie auf der Rechnung erscheinen.
Der Käuferprozess ist genauso wichtig wie der Verkäuferprozess. Viele Geschäftskunden benötigen eine PO-Nummer, Lieferanten-ID, Abteilungscode oder Vertragsreferenz, bevor Accounts Payable die Zahlung freigibt. Eine fehlende PO kann dazu führen, dass eine korrekte Rechnung zur Nachbearbeitung zurückgesendet wird. Zum Beispiel kann eine Software-Vertriebsrechnung eine Position für ein Jahresabonnement, eine Position für Onboarding-Services, eine Kunden-PO, Net-30-Bedingungen und eine separate erstattungsfähige Reiseposition ausweisen, wenn der Vertrag dies erlaubt.
Eine Vertriebsrechnung sollte Waren oder Dienstleistungen mit Beschreibungen, Mengen, Einzelpreisen, Positionssummen, Zwischensumme, anwendbaren Steuern, Rabatten, Gebühren und fälligem Gesamtbetrag aufschlüsseln. Vertriebsteams sollten vage Einträge wie „Professional Services" vermeiden, wenn der Käufer konkrete Arbeit genehmigt hat. Verwenden Sie Beschreibungen, die zum Angebot oder Vertrag passen, wie „Implementierungsworkshop, 4 Sitzungen" oder „Q3 Account Expansion Package".
Vertriebsrechnungen in den Vereinigten Staaten folgen keinem nationalen VAT- oder GST-Rechnungsregime. Sales-and-Use-Tax-Pflichten werden von Bundesstaaten und lokalen Jurisdiktionen auferlegt, daher hängt die Steuerzeile vom anwendbaren bundesstaatlichen und lokalen Steuersatz, Nexus, Kundenstandort und davon ab, ob das Produkt oder die Dienstleistung steuerpflichtig ist. Die Steuerpflicht von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Dienstleistungsart. Ein Vertriebsteam sollte die Steuereinrichtung bestätigen, bevor es die Rechnung sendet, insbesondere bei entfernten Käufern.
Ein kostenloses Rechnungstool reicht aus, wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine klare Zahlungsaufforderung für einen abgeschlossenen Verkauf, eine einzelne PO oder eine einfache Verlängerung benötigt. Es funktioniert am besten, wenn die Deal-Details bereits genehmigt sind, die steuerliche Behandlung bekannt ist und die Rechnung nur Käufer, Verkäufer, Positionen, Zahlungsbedingungen und fälligen Betrag klar darstellen muss.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn die Rechnung von erfasster Arbeit, durchlaufenden Auslagen, abrechenbaren Rollen und interner Prüfung abhängt. Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit über den Abrechnungsstatus auf Projektebene, Nicht-abrechenbar-Steuerung auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabensätze, Ausnahmen bei Mitgliedersätzen und Admin-Berichte für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten. Diese Struktur hilft Vertrieb, Delivery und Finance, sich darauf zu einigen, was auf die Rechnung gehört.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung eines Vertriebsteams sollte Verkäufer- und Kundendaten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, PO- oder Vertragsreferenz, aufgeschlüsselte Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Einzelpreise, Zwischensumme, anwendbare Steuern, Rabatte, Gebühren, Zahlungsbedingungen und den fälligen Gesamtbetrag enthalten. Die Rechnung sollte zum unterzeichneten Angebot, zur Bestellung oder zum Vertrag passen, damit der Käufer die Zahlungsaufforderung dem genehmigten Verkauf zuordnen kann.
Ein Unternehmen sendet eine Rechnung im Allgemeinen nach der Lieferung eines Produkts oder dem Abschluss einer Dienstleistung, sodass die Rechnung die Zahlungsfrist für abgeschlossene Arbeit oder erfüllte Bestellungen startet. Einige Vertriebsverträge verwenden stattdessen Vorauszahlungen, Meilensteinrechnungen, wiederkehrende Abrechnung oder Schlussrechnungen. Der richtige Zeitpunkt ergibt sich aus den vereinbarten Vertragsbedingungen, nicht aus der Rechnungsvorlage.
Eine Vertriebsrechnung in den Vereinigten Staaten benötigt keine nationale VAT- oder GST-Zeile, weil die Vereinigten Staaten kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime verwenden. Sales and Use Tax wird von Bundesstaaten und lokalen Jurisdiktionen auferlegt und verwaltet. Die Steuerzeile der Rechnung hängt von bundesstaatlichen und lokalen Pflichten, Nexus, Kundenstandort und dem steuerpflichtigen Produkt oder der steuerpflichtigen Dienstleistung ab.
Eine PO-Nummer verbindet die interne Genehmigung des Käufers mit der Zahlungsaufforderung des Verkäufers. Käufer stellen Purchase Orders aus, und Verkäufer stellen Rechnungen aus, daher benötigt Accounts Payable oft die PO- oder Kundenreferenz, bevor die Zahlung freigegeben wird. Eine fehlende PO kann die Zahlung verzögern, selbst wenn Betrag, Steuerzeile und Fälligkeitsdatum korrekt sind.
Eine Rechnung allein beweist nicht, dass der Kunde der Zahlung zu den aufgeführten Bedingungen zugestimmt hat. Vertriebsteams bewahren das unterzeichnete Angebot, die Bestellung oder den Vertrag üblicherweise zusammen mit der Rechnung auf, weil diese Dokumente die Zustimmung des Käufers zeigen. Die Rechnung fordert Zahlung an; der genehmigte Deal erklärt, warum der Käufer sie schuldet.
Everhour ermöglicht Admins, den Abrechnungsstatus auf Projektebene festzulegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar zu markieren, benutzerdefinierte Aufgabensätze zu verwenden und Admin-Berichte mit abrechenbarer Zeit, nicht abrechenbarer Zeit, abrechenbarem Betrag und Kosten zu erstellen. Vertriebs- und Delivery-Teams können interne Arbeit sichtbar halten, ohne sie auf die Kundenrechnung zu übertragen.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Kundenrechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen und abrechenbaren Auslagen und schließt nicht abrechenbare Arbeit aus. Rechnungspositionen können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder einer anderen verfügbaren Aufschlüsselung gruppiert werden, um dem erwarteten Format des Käufers zu entsprechen.
Erfassen Sie genehmigte abrechenbare Arbeit, bevor die Zahlungsaufforderung erstellt wird. Everhour hält Abrechnungsstatus, Aufgabensätze und Admin-Abrechnungsberichte verbunden und gibt Vertrieb und Finance sauberere Rechnungseingaben.
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