Excel puede calcular el precio de filas de tiempo aprobadas en USD; Everhour añade presupuestación de proyectos para trabajos de clientes de mayor duración.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
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Medición
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Una hoja de facturación de clientes en Excel responde a una pregunta práctica de facturación: cuánto trabajo aprobado para clientes debe facturarse a partir de las filas de tiempo que tiene. Las columnas habituales son fecha, persona, tarea, hora de inicio, hora de finalización, estado facturable, tarifa de facturación, horas facturables redondeadas e importe de línea. Excel gestiona esto bien cuando la exportación de origen es coherente y cada fila se asigna a un cliente, proyecto o periodo de factura.
Excel importa exportaciones de tiempo .csv y .txt como datos de hoja de cálculo, pero el análisis de fechas y horas sigue la configuración de formato predeterminada actual salvo que utilice los controles de importación. Eso importa porque Excel almacena las horas como fracciones decimales de un día. Un valor de inicio y un valor de fin pueden restarse, pero el resultado debe multiplicarse por 24 para convertirse en horas facturables.
El cálculo básico de facturación consiste en multiplicar las horas facturables aprobadas por la tarifa por hora y, después, sumarlas por cliente, proyecto o factura. En Excel, las horas transcurridas siguen la forma `(end_time - start_time) * 24`. Si una fila no es facturable, una fórmula `IF` puede devolver cero para el importe facturable, o `SUMIFS` puede totalizar solo las filas donde la marca facturable coincide con los criterios de la factura.
Por ejemplo, un proyecto de informes para clientes incluye 17 horas de análisis aprobadas a 185 $ por hora y 29 horas de producción aprobadas a 120 $ por hora. La línea de análisis es de 3.145 $, la línea de producción es de 3.480 $ y el importe facturable antes de impuestos es de 6.625 $. Si un estado o localidad de EE. UU. grava ese servicio, añada la entrada de impuestos específica de la jurisdicción por separado; Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni un tipo nacional de impuesto sobre las ventas.
Las hojas de facturación de Excel fallan cuando hay supuestos ocultos dentro de fórmulas copiadas. Si su política redondea cada entrada hacia arriba, utilice una regla con la forma `CEILING.MATH(hours, increment)`, como 0,25 horas para la facturación en tramos de 15 minutos. Si su política redondea al incremento más cercano, utilice `MROUND(hours, increment)`. No mezcle ambos métodos en el mismo periodo de factura salvo que el contrato del cliente lo indique.
La hoja también necesita un límite para exportaciones largas. Una sola hoja de cálculo de Excel está limitada a 1.048.576 filas y 16.384 columnas, por lo que los archivos de entradas de tiempo muy grandes requieren división, filtrado o un proceso de informes diferente. Para el tiempo transcurrido entre fechas y horas completas, utilice una visualización de horas acumuladas como `[h]:mm` para que los totales superiores a 24 horas no vuelvan a mostrarse como hora de reloj.
Una hoja de Excel puntual es suficiente cuando las filas de origen están limpias, la tabla de tarifas es corta, el cliente acepta la política de redondeo y una persona revisa la factura. Guarde el archivo de importación, conserve el libro utilizado para el cálculo y documente la tarifa y el incremento de facturación. Eso le proporciona un rastro de auditoría práctico para un ciclo de facturación simple.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando los presupuestos, las aprobaciones, los periodos recurrentes o los límites a nivel de cliente determinan la factura. Everhour Project Budgeting realiza un seguimiento de los presupuestos de tiempo y dinero a medida que se registra el trabajo, admite periodos presupuestarios recurrentes y puede enviar alertas de umbral antes de que un proyecto alcance su límite. Eso reduce la necesidad de reconstruir comprobaciones de presupuesto a partir de archivos de Excel separados después de que el trabajo ya esté hecho.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Use una fila por entrada de tiempo o línea de facturación, con columnas para fecha, cliente, proyecto, tarea, persona, hora de inicio, hora de finalización, estado facturable, tarifa de facturación, horas facturables redondeadas e importe de línea. Añada impuestos solo cuando el servicio esté sujeto a impuestos en el estado o localidad específicos. Mantenga visibles en el libro las notas de tarifas y la política de redondeo.
Excel almacena las horas como fracciones decimales de un día, por lo que la fórmula de duración sigue `(end_time - start_time) * 24`. Para valores completos de fecha y hora, reste el inicio del fin y muestre los totales transcurridos con `[h]:mm`. Eso evita que los totales de varios días o muchas horas aparezcan como una hora de reloj ordinaria.
Mantenga las filas no facturables cuando necesite visibilidad sobre utilización, reducción de facturación o rentabilidad del proyecto. Márquelas con una marca facturable y devuelva cero en el importe de la factura, o exclúyalas de los totales de factura con `SUMIFS`. Eliminarlas hace que la factura sea más limpia, pero elimina contexto para la revisión interna.
La decisión de redondeo más importante es redondear hacia arriba frente a redondear al incremento más cercano. `CEILING.MATH(hours, 0.25)` siempre redondea una entrada de tiempo hacia arriba hasta la siguiente unidad de 15 minutos, mientras que `MROUND(hours, 0.25)` redondea a la unidad de 15 minutos más cercana. La elección correcta es la indicada en el acuerdo con el cliente o en la política de facturación.
No. Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni un tipo nacional de impuesto sobre las ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento del impuesto sobre las ventas es estatal y local, y los servicios se gravan de forma diferente según la jurisdicción. Use una entrada de impuestos específica solo cuando el servicio esté sujeto a impuestos para esa ubicación del cliente y escenario de facturación.
Everhour Project Budgeting realiza un seguimiento de presupuestos basados en horas y en dinero mientras las personas registran tiempo, con periodos presupuestarios recurrentes y alertas por correo electrónico de umbral. Los equipos pueden supervisar el uso del presupuesto a nivel de cliente o proyecto antes de preparar la factura, en lugar de descubrir excesos después de exportar filas de tiempo a Excel.
Use Excel para cálculos de factura puntuales y después realice el seguimiento de los límites continuos del cliente allí donde se realiza el trabajo. Everhour Project Budgeting mantiene visible el progreso del presupuesto a medida que se registra el tiempo.
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