Everhour Reporting convierte el tiempo aprobado en informes de facturación agrupados, mientras que el cálculo empieza con horas, tarifas y redondeo.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Este cálculo responde a una pregunta práctica de facturación: cuánto trabajo aprobado por el cliente es cobrable a la tarifa acordada. El punto de partida es el tiempo facturable aprobado, no el total de horas trabajadas. Las reuniones internas, el trabajo de propuestas, la formación y el tiempo administrativo pueden seguir siendo útiles para el análisis de utilización, pero no pertenecen al total de la factura salvo que el acuerdo con el cliente los trate como facturables.
El resultado es el importe facturable antes de impuestos en dólares estadounidenses para un proyecto, asunto, cliente o periodo de factura. Para la facturación en EE. UU., no existe un IVA/GST federal ni una tasa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional. El tratamiento fiscal estatal y local controla si se debe incluir una entrada fiscal específica de la jurisdicción después del subtotal de horas facturables.
Empiece con entradas que hayan pasado la revisión y coincidan con las condiciones de facturación del cliente. Si el acuerdo usa incrementos de 6 minutos, redondee cada entrada a 0,1 horas antes de multiplicarla por la tarifa. Si usa incrementos de 15 minutos, redondee a 0,25 horas. Aplique el método de redondeo de forma coherente a nivel de entrada o de factura según el acuerdo con el cliente, porque los dos métodos pueden producir totales distintos.
Separe las horas facturables de las horas facturadas. Las horas facturables son las entradas de tiempo aprobadas elegibles para el cobro. Las horas facturadas son las horas que realmente llegan a la factura después de rebajas, descuentos o ajustes de cortesía. Una rebaja de 2 horas sobre 40 horas facturables aprobadas significa 38 horas facturadas. Esa diferencia afecta a la realización, incluso cuando los registros de tiempo subyacentes son precisos.
La fórmula básica es horas facturables multiplicadas por la tarifa horaria aplicable. Cuando una factura usa varias tarifas, calcule cada grupo de tarifas por separado y después sume los subtotales. Por ejemplo, un proyecto de implementación para un cliente incluye 24 horas aprobadas de configuración a 160 $ por hora y 16 horas aprobadas de formación a 120 $ por hora. El subtotal facturable es 3.840 $ más 1.920 $, o 5.760 $.
La misma estructura funciona para tarifas de proyecto, tarifas de miembro y tarifas de tarea. Mantenga cada tarifa en su propia línea para que la factura coincida con el contrato y con el rastro de revisión. Después del subtotal, aplique por separado los descuentos acordados, las normas de servicios gravables y las condiciones de pago. Para las facturas de proveedores de agencias federales, los plazos de Prompt Payment suelen usar la fecha del contrato, las condiciones de descuento aceptadas, una norma de pago acelerado o 30 días naturales después de recibir una factura correcta.
Un cálculo puntual es suficiente cuando tiene una lista corta de entradas aprobadas, una o dos tarifas y ningún redondeo discutido. También es suficiente para comprobar un borrador de factura antes de enviarlo. El cálculo deja de ser suficiente cuando las entradas necesitan aprobación, las tarifas difieren por persona o tarea, el trabajo no facturable debe seguir siendo visible o los informes de facturación deben coincidir más tarde con la factura.
Ahí es donde importa un flujo de trabajo gestionado. Everhour Reporting puede agrupar el tiempo registrado por proyecto, tarea, miembro, cliente, estado facturable y rango de fechas, y luego exportar el resultado para revisión de facturación. El registro duradero importa porque la siguiente pregunta rara vez es solo el subtotal; es qué horas fueron aprobadas, rebajadas, facturadas, no facturadas o excluidas de la facturación al cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El tiempo facturable es el tiempo de trabajo que el acuerdo con el cliente permite cobrar. Normalmente incluye trabajo aprobado de proyecto, asunto, implementación, consultoría, desarrollo o revisión vinculado al alcance del cliente. Excluye la administración interna, el trabajo de ventas, la formación y el retrabajo salvo que el contrato o la carta de encargo diga que esas horas son cobrables.
Use horas facturables aprobadas para el cálculo de la factura. Las horas trabajadas totales pertenecen al análisis de utilización y rentabilidad porque muestran el trabajo real dedicado. Si se trabajaron 46 horas pero solo se aprobaron 40 horas para facturación, el cálculo de horas facturables usa 40 horas. La brecha de 6 horas pertenece a una revisión de realización o rebaja.
Redondee según el acuerdo con el cliente o la política de la firma. Un incremento de 6 minutos convierte el tiempo en décimas de hora, mientras que un incremento de 15 minutos convierte el tiempo en cuartos de hora. Aplique la regla de forma coherente y mantenga disponible la entrada fuente sin redondear para auditoría. Redondear cada entrada puede producir un total de factura distinto al de redondear el total final diario o de proyecto.
Los totales de horas facturables de EE. UU. normalmente se calculan en dólares estadounidenses antes de impuestos. Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni una tasa nacional de impuesto sobre ventas. Si el servicio es gravable, añada la entrada fiscal estatal y local correcta después del subtotal facturable. Las tasas y las normas de servicios gravables varían según la jurisdicción, así que no trate el impuesto como un componente universal de la tarifa horaria.
El error común es mezclar tiempo trabajado, tiempo facturable y tiempo facturado en un solo número. El tiempo trabajado mide el trabajo. El tiempo facturable mide el trabajo cobrable aprobado. El tiempo facturado mide lo que llega a la factura después de rebajas o descuentos. Mantener esas tres cifras separadas evita facturas infladas y ofrece una visión más clara de la utilización, la realización y el cobro.
Everhour Reporting convierte el tiempo registrado, los presupuestos, los costes y los datos de proyecto en informes personalizables con más de 45 columnas, agrupación, filtros, rangos de fechas y exportaciones. Un revisor de facturación puede agrupar entradas por cliente, proyecto, miembro, tarea, tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable, estado de factura y metadatos relacionados antes de aprobar la base de la factura.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación de los proyectos, marcar tareas concretas como no facturables dentro de proyectos facturables e informar del tiempo facturable por separado del tiempo no facturable. Eso mantiene visible el trabajo cobrable al cliente sin eliminar el trabajo interno de los informes operativos.
Realice el seguimiento de horas aprobadas, agrupe datos de facturación y exporte totales listos para facturar desde Everhour Reporting para que el cálculo manual de horas facturables se convierta en un flujo de trabajo de facturación revisable.
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