Kanzleien im Rechnungswesen brauchen mandantenfertige Zeitaufzeichnungen. Everhour verbindet erfasste Arbeit mit Budgets, Rechnungen und Berichten.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Zeiterfassung für Kanzleien im Rechnungswesen beginnt mit der Arbeitsstruktur, die Sie bereits nutzen: Mandant, Engagement, Aufgabe, Service Line, abrechenbarer Status und Mitarbeiterrolle. Ein Eintrag für eine Steuererklärung sollte zum Beispiel den Mandanten, das Erklärungsjahr, die Vorbereitungs- oder Prüfaufgabe, das Teammitglied, die aufgewendete Zeit und die Frage, ob die Arbeit abrechenbar ist, ausweisen. Dieser Detailgrad macht aus einem Timer-Eintrag nützliche Abrechnungs- und Managementdaten.
Dieselbe Struktur unterstützt auch Lohnabrechnungs- sowie Arbeitszeit- und Lohnaufzeichnungen für Beschäftigte. Nach der bundesrechtlichen FLSA-Grundlage müssen erfasste Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitnehmer führen, einschließlich der an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und der gesamten in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden. Erfasste nicht freigestellte Beschäftigte müssen nach 40 Stunden in einer festen Arbeitswoche von 168 Stunden Überstundenvergütung in Höhe von mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes erhalten.
Ein nützliches Zeitsystem für das Rechnungswesen folgt dem Weg von der geleisteten Arbeit über Prüfung, Abrechnung und Analyse. Mitarbeitende erfassen Zeit für den richtigen Mandanten und das richtige Engagement. Manager prüfen und genehmigen die Einträge. Genehmigte Stunden fließen dann in Mandantenrechnungen, WIP-Prüfung, Budget-Ist-Berichte und Rentabilitätsanalysen ein, ohne dass dieselben Informationen erneut in separate Tabellen eingegeben werden müssen.
Der Kontext der Service Line ist wichtig. Steuerteams erfassen Erklärungen, Prüfungen, Korrekturen und Fristverlängerungen. Buchhaltungs- und CAS-Teams erfassen wiederkehrende monatliche Abschlussarbeiten, Abstimmungen, Payroll-Unterstützung und Beratungsleistungen. Audit- und Engagement-Teams erfassen Aufwand nach Phase oder Servicetyp. Kanzleien, die diese Struktur konsistent halten, können tatsächliche Stunden mit Schätzungen vergleichen und erkennen, ob Preisgestaltung, Personaleinsatz oder Umfang angepasst werden müssen.
Auslastung hilft nur, wenn die zugrunde liegenden Zeitdaten vollständig sind. Für Kanzleien im Rechnungswesen, die nach Stunden steuern, bedeutet Auslastung abgerechnete Stunden geteilt durch insgesamt geleistete Stunden. Die 2023 AICPA PCPS/CPA.com National MAP Survey berichtete eine kanzleiweite Auslastung von 59,6 % über 1.117 teilnehmende Public-Accounting-Firms hinweg, gegenüber 62,3 % in der vorherigen Umfrage.
Realization erfordert dieselbe Sorgfalt. Dieselbe Umfrage berichtete 99 % Realization, gestiegen von 97 %, und warnte, dass eine sehr hohe Realization auf zu niedrige Abrechnungssätze oder untererfasste Zeit hinweisen kann. Eine Kanzlei, die wenig Zeit abschreibt, weil Mitarbeitende nicht abrechenbare Bereinigungsarbeit nicht mehr erfassen, erhält einen sauberer aussehenden Bericht und ein schwächeres Preissignal.
Ein einfaches Zeittool reicht aus, wenn Sie eine Wochensumme, einen Rechnungsnachweis für einen einzelnen Mandanten oder eine schnelle Prüfung abrechenbarer Stunden vor dem Versand einer kleinen Rechnung benötigen. Es funktioniert am besten, wenn die Arbeit eng begrenzt ist, das Team klein ist und niemand nach dem Versand der Rechnung Genehmigungsverlauf, Budgetwarnungen oder Berichte auf Engagement-Ebene benötigt.
Ein verwalteter Workflow passt zu Kanzleien, die mehrere Mandanten, wiederkehrende CAS-Engagements, Festpreisarbeit oder Mitarbeiterbudgets steuern. Everhour Project Budgeting verfolgt Zeit- und Geldbudgets, während Mitarbeitende Arbeit protokollieren, unterstützt wiederkehrende Budgetzeiträume und kann Schwellenwertwarnungen bei 75 %, 90 %, 100 % oder benutzerdefinierten Werten senden. Das gibt Partnern einen Live-Blick auf den Fortschritt des Engagements, bevor Überschreitungen die Mandantenrechnung erreichen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Jeder Eintrag sollte Mandant, Engagement, Aufgabe, Service Line, abrechenbaren Status, Teammitglied, Datum und aufgewendete Zeit ausweisen. Rollenbasierte Abrechnungssätze sind ebenfalls wichtig, wenn die Kanzlei nach Mitarbeiterebene abrechnet. Diese Struktur unterstützt Rechnungen, WIP-Prüfung, Budget-Ist-Tracking, Auslastungsanalyse und Rentabilitätsberichte nach Mandant oder Service Line.
Ja. CPA.com und AICPA PCPS berichten, dass CAS-Practices sich von reiner Time-and-Materials-Abrechnung hin zu Festpreisstrategien bewegen, aber Zeitdaten unterstützen weiterhin richtige Preisgestaltung, Personaleinsatz, Ressourcenallokation und Rentabilitätsmanagement. Festpreise entfernen die stündliche Rechnungsposition; sie entfernen nicht die Notwendigkeit, den Aufwand nach Mandant und wiederkehrender Aufgabe zu kennen.
Die Untererfassung nicht abrechenbarer Arbeit erzeugt irreführende Auslastungs-, Realization- und Rentabilitätsberichte. Bereinigung, Prüfung, Nacharbeit, Mandantennachverfolgung und interne Koordination verbrauchen weiterhin Kapazität. Eine Kanzlei, die nur abrechenbare mandantenbezogene Arbeit erfasst, verliert die Daten, die nötig sind, um Engagements zu bepreisen, die Arbeitslast der Mitarbeitenden neu auszubalancieren und zu erklären, warum ein Festpreis-Mandant weniger profitabel ist als erwartet.
Keine Bundesregel verlangt ein bestimmtes Zeiterfassungsformular oder -system. Nach der bundesrechtlichen FLSA-Grundlage müssen erfasste Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitnehmer führen, einschließlich der täglich geleisteten Stunden und der insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden. Die Methode kann digital, manuell oder integriert sein, solange die Aufzeichnungen vollständig und korrekt sind.
Kanzleien sollten beides erfassen, wenn sie nützliche Abrechnungs- und Managementberichte benötigen. Tracking auf Mandantenebene zeigt den gesamten Beziehungsaufwand, während Tracking auf Engagement-Ebene Steuer-, Buchhaltungs-/CAS-, Beratungs-, Audit- oder andere Arbeit trennt. Aufgabendetails erklären dann, wohin die Zeit innerhalb des Engagements geflossen ist, etwa Vorbereitung, Prüfung, Korrekturen, Abstimmung oder Mandantenkommunikation.
Everhour Project Budgeting lässt Kanzleien Zeit- oder Geldbudgets für Mandantenarbeit festlegen, einschließlich einmaliger oder wiederkehrender Budgetzeiträume. Budgetwarnungen können ausgewählte Admins bei 75 %, 90 %, 100 % oder benutzerdefinierten Schwellenwerten benachrichtigen und Partnern helfen, Überschreitungen zu erkennen, bevor ein Festpreis- oder Time-and-Materials-Engagement Marge verliert.
Everhour kann genehmigte erfasste Stunden in Rechnungserstellung umwandeln, sodass geprüfte Zeiteinträge zur Grundlage für die Mandantenabrechnung werden. Kanzleien können Mitarbeitende Arbeit nach Aufgabe und Projekt erfassen lassen und dann genehmigte Zeit für Rechnungen verwenden, ohne dieselben Mandanten-, Engagement- und Abrechnungsdetails manuell neu aufzubauen.
Erfassen Sie Mandanten-, Engagement- und Aufgabenzeit kontinuierlich. Everhour verbindet protokollierte Arbeit mit Budgets, Warnungen, Genehmigungen und Rechnungen, damit Kanzleien im Rechnungswesen ihre Marge schützen, bevor die Abrechnung beginnt.
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