Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien benötigen mandantenfertige Zeitaufzeichnungen, und Everhour verbindet erfasste Stunden mit Budgets, Abrechnung und Reporting.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien nutzen Zeiterfassung, um tägliche Arbeit in Aufzeichnungen umzuwandeln, die Abrechnung, Payroll-Prüfung und interne Planung unterstützen. Ein nützlicher Eintrag nennt Mandant, Projekt oder Engagement, Aufgabe, Person, Datum, aufgewendete Zeit und Abrechnungsstatus. Zum Beispiel sollte ein Eintrag zur Steuererklärungsvorbereitung die Mandantenkommunikation von der Erklärungsvorbereitung trennen, wenn die Kanzlei diese Tätigkeiten unterschiedlich bepreist oder prüft.
Für US-Payroll-Aufzeichnungen müssen erfasste Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen für Mitarbeitende führen, die unter die Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA fallen, einschließlich der an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und der insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden. Der FLSA verlangt kein bestimmtes Zeiterfassungsformular oder -system. Eine Tabelle, ein Timer, eine App oder eine Zeitkarte kann funktionieren, wenn die Aufzeichnung vollständig und genau ist.
Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien benötigen eine klare Trennung zwischen mandantenabrechenbarer Arbeit und interner Arbeit. Abrechenbare Einträge sind in der Regel einem Mandanten-Engagement zugeordnet, etwa Buchhaltung, Beratung, Prüfungsunterstützung, Payroll-Verarbeitung oder Steuererklärungsvorbereitung. Interne Einträge umfassen Schulungen, Verwaltung, Einstellungen, nicht abrechenbare Meetings und Kanzleibetrieb. Diese Trennung hält Rechnungen sauberer und macht Auslastungsberichte leichter lesbar.
Eine gute wöchentliche Aufzeichnung bewahrt außerdem die Payroll-Sicht. Sofern nicht ausgenommen, müssen erfasste Mitarbeitende Überstundenvergütung für Stunden erhalten, die über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche hinaus gearbeitet wurden, und zwar mit mindestens dem Eineinhalbfachen des regulären Vergütungssatzes. Stunden dürfen für FLSA-Überstundenzwecke nicht über zwei oder mehr Arbeitswochen gemittelt werden. Wochenend- oder Feiertagsarbeit löst für sich genommen keinen bundesrechtlichen Zuschlag aus.
Mandantenorientierte Zeitaufzeichnungen benötigen genügend Details, um die Arbeit zu erklären, ohne unnötige interne Notizen offenzulegen. Verwenden Sie Aufgabenbezeichnungen, die zum Umfang des Engagements passen, wenden Sie Abrechnungssätze in USD für US-Mandanten an und halten Sie Beschreibungen sachlich. Eine Zeile wie „Monatsabschluss, Betriebskonto abgestimmt und Ausnahmeposten geprüft" liest sich besser als „Verwaltungsarbeit" und gibt dem Mandanten einen Grund, die Belastung zu genehmigen.
Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien benötigen außerdem Disziplin bei der Aufbewahrung. Arbeitgeber müssen Payroll-Aufzeichnungen mindestens drei Jahre und grundlegende Zeit- und Verdienstaufzeichnungen, wie tägliche Start- und Stopp-Zeitkarten oder -bögen, mindestens zwei Jahre aufbewahren. Zeitaufzeichnungen enthalten häufig personenbezogene Informationen von Mitarbeitenden, daher sollten US-Unternehmen nur die benötigten Informationen erheben, sie sicher aufbewahren und sie gemäß den Datenschutz- und Datensicherheitsleitlinien der FTC sicher entsorgen.
Eine einmalige Wochensumme reicht für einen Freelancer, der eine kleine Mandantenrechnung abstimmt, oder für einen Partner, der ein einzelnes Engagement prüft. Sie reicht nicht mehr aus, wenn die Kanzlei Budgetkontrolle, Genehmigungshistorie, wiederkehrende Mandantenlimits oder eine zuverlässige Übergabe an Abrechnung und Payroll benötigt. An diesem Punkt müssen Zeiteinträge in einem verwalteten Workflow liegen.
Everhour Project Budgeting unterstützt diesen Workflow mit stundenbasierten und geldbasierten Budgets, wiederkehrenden Budgetzeiträumen, E-Mail-Benachrichtigungen bei Schwellenwerten und Budgetschutz, der Timer stoppen oder zusätzliche Protokollierung verhindern kann, nachdem ein Budget überschritten wurde. Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien können Budgets auf Mandantenebene über mehrere Projekte hinweg verwenden, was zu Retainern und laufenden Beratungsbeziehungen passt, bei denen die gesamten Mandantenausgaben wichtiger sind als die Summe einer einzelnen Aufgabe.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Jeder Eintrag sollte den Mandanten, das Projekt oder Engagement, die Aufgabe, die Person, das Datum, die aufgewendete Zeit und ob die Arbeit abrechenbar ist, identifizieren. Die Payroll-Prüfung benötigt außerdem die täglich geleisteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden für Mitarbeitende, die unter die Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA fallen. Notizen sollten die erbrachte Leistung erklären, ohne private oder unnötige Mitarbeitendendaten hinzuzufügen.
Manuelle Zeiterfassung funktioniert, wenn Mitarbeitende Aufzeichnungen täglich aktualisieren und Manager sie vor Rechnungen oder Payroll prüfen. Eine Rekonstruktion am Ende der Woche erzeugt schwächere Aufzeichnungen, weil Menschen kurze Mandantenanrufe, interne Prüfungen und Aufgabenwechsel vergessen. Timer reduzieren Erinnerungslücken, aber die Kanzlei benötigt weiterhin klare Aufgabennamen, Abrechnungsregeln und Genehmigungsschritte.
Zeiterfassung zeichnet Arbeitszeit gegen Mandanten, Projekte, Aufgaben und Vergütungszeiträume auf. Mitarbeiterüberwachung bedeutet normalerweise, Mitarbeiteraktivität über die Zeitaufzeichnung hinaus zu beobachten. US-Datenschutzpflichten sind sektoral und bundesstaatlich abhängig, und kalifornische Datenschutzrechte erstrecken sich nach dem Auslaufen der Ausnahmen für Beschäftigtendaten am 31. Dezember 2022 gemäß CCPA auf erfasste Unternehmen, die Daten von Mitarbeitenden und Bewerbern verarbeiten.
Für nicht freigestellte Mitarbeitende, die vom FLSA erfasst sind, müssen Arbeitgeberaufzeichnungen die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden ausweisen. Sofern nicht ausgenommen, müssen erfasste Mitarbeitende Überstundenvergütung für Stunden erhalten, die über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche hinaus gearbeitet wurden, und zwar mindestens zum 1,5-Fachen des regulären Vergütungssatzes. Bundesstaatliche Lohn- und Überstundenregeln können Anforderungen hinzufügen.
Der größte Abrechnungsfehler besteht darin, abrechenbare Mandantenarbeit mit interner Kanzleiarbeit unter vagen Aufgabennamen zu vermischen. Das erzeugt Rechnungen, die Mandanten hinterfragen, und Berichte, die Partner nicht nutzen können. Trennen Sie Mandanten-Engagements, nicht abrechenbare Verwaltung und Payroll-relevante Arbeitsstunden auf Eintragsebene, und prüfen Sie dann die Woche, bevor Abrechnungsdaten in eine Rechnung übergehen.
Everhour Project Budgeting ermöglicht es Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien, stundenbasierte oder geldbasierte Budgets zu verfolgen, während Zeit protokolliert wird. Teams können wiederkehrende Budgetzeiträume für laufende Arbeit festlegen, E-Mail-Benachrichtigungen bei Schwellenwerten nutzen und Budgets auf Mandantenebene über mehrere Projekte hinweg für Retainer oder Beratungsbeziehungen verwalten.
Everhour funktioniert eigenständig oder innerhalb von Projekttools wie Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello und Basecamp. Mitarbeitende können Live-Timer oder manuelle Einträge auf Aufgaben verwenden; anschließend fließt die erfasste Zeit in Berichte, Timesheets, Budgets, Abrechnung und Rechnungsworkflows.
Verfolgen Sie genehmigte Stunden gegen Mandantenbudgets, prüfen Sie Zeit vor Rechnungen und halten Sie wiederkehrende Engagements mit Everhour Project Budgeting unter Kontrolle.
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