Buchhaltungsteams benötigen klare Berechnungen für abrechenbare Kapazität. Everhour erfasst Abwesenheiten und Timesheet-Daten, die Auslastungsberichte beeinflussen.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
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Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Für eine Buchhaltungskanzlei beantwortet die Auslastung eine operative Frage: Welcher Anteil der verfügbaren Personalkapazität wurde in kundenabrechenbare Stunden umgewandelt. Der Zähler sind abrechenbare Stunden, die an Kundenangelegenheiten gearbeitet wurden. Der Nenner kann eine feste Wochenkapazität, Arbeitszeit nach Abwesenheiten oder eine andere von der Kanzlei definierte Kapazitätsbasis für eine Rolle, ein Team oder eine Service Line sein.
Das Ergebnis ist wichtig für Personalplanung, Preisgestaltung, Planung der Hochsaison und Leistungsbeurteilung. Ein Staff Accountant, Tax Manager, Partner und Administrator sollten nicht dasselbe Ziel haben. Fachkräfte in der Leistungserbringung benötigen in der Regel eine separate Auslastungsverfolgung gegenüber Partnern, HR, Marketing und anderen Overhead-Rollen, da ihr erwarteter abrechenbarer Zeitanteil unterschiedlich ist.
Verwenden Sie diese Formel: abrechenbare Auslastung = abrechenbare Stunden / verfügbare Stunden × 100. Ein Nenner mit fester Kapazität verwendet eine festgelegte Arbeitswoche, zum Beispiel 40 Stunden. Wenn ein Tax Associate in einer Hochsaisonwoche 50 kundenabrechenbare Stunden gegenüber einer festen Kapazitätsbasis von 40 Stunden erfasst, beträgt die Auslastung 125 %.
Ein um Abwesenheiten bereinigter Nenner beantwortet eine andere Frage. Wenn ein Staff Accountant in einer Woche mit einem bezahlten Feiertag von 8 Stunden 24 kundenabrechenbare Stunden hat, beträgt der verfügbare Nenner 32 Stunden, wenn die Kanzlei diesen Feiertag aus der Kapazität entfernt. Der Auslastungsgrad beträgt 75 %, weil die Abwesenheit ausgeschlossen wird, statt gegen den Mitarbeiter gerechnet zu werden.
Buchhaltungskanzleien sollten den Nenner neben jedem Auslastungsgrad ausweisen. Abrechenbare Stunden geteilt durch erfasste Stunden zeigt den Anteil der protokollierten Zeit, der abrechenbar war, aber diese Rate steigt künstlich, wenn Verwaltungsarbeit, Schulungen und Kanzleibesprechungen zu wenig erfasst werden. Abrechenbare Stunden geteilt durch feste Kapazität zeigt die Belastung gegenüber einem Standardzeitplan, einschließlich Hochsaisonwochen über 100 %.
Jahresberichte erfordern dieselbe Disziplin. Eine wöchentliche Kapazitätsbasis von 40 Stunden entspricht 2.080 Bruttojahresstunden vor PTO, Feiertagen, Schulungen, Kanzleiverwaltung, unbezahlter Abwesenheit oder anderen Fehlzeiten. Bundesrecht definiert Vollzeitbeschäftigung nach dem FLSA nicht, und US-Bundesquellen legen kein gesetzliches Auslastungsziel für Professional Services fest. Ziele gehören auf Ebene von Rolle, Service Line, Saison und Preismodell.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie einen Mitarbeiter, eine Woche oder eine Kundenerbringungsgruppe vor einem Personalgespräch prüfen müssen. Sie reicht auch für einen schnellen Vergleich zwischen Bruttokapazitätsauslastung und abwesenheitsbereinigter Auslastung, bevor die Führung die Berichtsmethode auswählt.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Abwesenheiten, Feiertage, Schulungen, Abschreibungen und Überschreitungen von Festhonoraren denselben Berichtszyklus beeinflussen. Everhour Time Off verfolgt Urlaub, Krankheitstage, benutzerdefinierte Abwesenheitstypen, Teiltagsdauern, Rückstellungen, Überträge, Salden, Anfragen, Genehmigungen und Abwesenheitsdaten in Timesheets und Berichten, sodass die Auslastung genehmigte Abwesenheiten statt Spreadsheet-Bereinigung widerspiegeln kann.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Buchhaltungskanzlei sollte verfügbare Stunden als Eingabe der Kanzleirichtlinie definieren. Häufige Optionen sind feste Kapazität, zum Beispiel 40 Stunden pro Woche, oder Arbeitskapazität, nachdem PTO, Feiertage, Krankheitstage und andere Abwesenheitsstunden entfernt wurden. Der gewählte Nenner muss zur Frage passen: Zeitplandruck, Produktivität der Arbeitszeit oder abrechenbarer Anteil der erfassten Zeit.
Die Auslastung in der Hochsaison überschreitet 100 %, wenn abrechenbare Stunden durch einen Nenner mit fester Kapazität geteilt werden und der Mitarbeiter mehr abrechenbare Stunden arbeitet als diese Basis. Zum Beispiel ergeben 50 kundenabrechenbare Stunden gegenüber einem festen Kapazitätsnenner von 40 Stunden 125 %. Dieses Ergebnis signalisiert Arbeitsbelastungsintensität, keinen Rechenfehler.
Partner und Staff Accountants sollten nicht dasselbe Auslastungsziel haben. Staff Accountants sind in der Regel näher an der Kundenerbringung, während Partner ihre Zeit häufig auf Kundenservice, Prüfung, Geschäftsentwicklung, Management und Kanzleiführung aufteilen. Ziele von Buchhaltungskanzleien sind operative Benchmarks, die nach Rolle, Service Line, Saison und Preismodell festgelegt werden.
Realisierung sollte von Auslastung getrennt bleiben. Auslastung misst, wie viel Kapazität zu abrechenbarer Arbeit wurde. Realisierung misst den abgerechneten Wert geteilt durch den Standardwert der erfassten abrechenbaren Arbeit nach Rabatten, Abschreibungen und Überschreitungen von Festhonoraren. Eine Kanzlei kann eine hohe Auslastung und schwache Realisierung haben, wenn zu viele Kundenstunden nicht in abgerechneten Wert umgewandelt werden.
PTO, bezahlte Feiertage, Krankheitstage, unbezahlte Abwesenheit und ähnliche Abwesenheitsstunden sollten die Kapazität reduzieren, wenn die Kanzlei einen Nenner mit Nettoarbeitsstunden verwendet. Der FLSA verlangt keine Bezahlung für nicht gearbeitete Zeit, einschließlich Urlaub, Krankheitstage oder bundesweite oder andere Feiertage, daher ergibt sich die Behandlung von Abwesenheiten im privaten Sektor aus Richtlinie, Vertrag oder einer anderen anwendbaren Regel.
Everhour Time Off verfolgt Urlaub, Krankheitstage und benutzerdefinierte Abwesenheitstypen mit Teiltagsdauern, Rückstellungen, Überträgen, Mitarbeitersalden, Schutz vor Überbuchung und Genehmigungsabläufen. Abwesenheitsdaten fließen in Timesheets und Berichte ein, sodass genehmigte Abwesenheiten aus der verfügbaren Kapazität entfernt werden können, wenn die Kanzlei einen abwesenheitsbereinigten Auslastungsnenner verwendet.
Everhour Reporting wandelt erfasste Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in anpassbare Berichte mit Spalten für Projekt, Kunde, Mitglied, abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Gewinn und Rechnungsstatus um. Buchhaltungskanzleien können Berichte nach Person, Kunde, Projekt oder Datumsbereich gruppieren und filtern, bevor sie CSV-, Excel/XLSX- oder PDF-Dateien exportieren.
Verwenden Sie Everhour Time Off, um Urlaub, Krankheitstage, Feiertage und genehmigte Abwesenheiten im selben Timesheet-Ablauf zu halten, der genaue Auslastungsberichte unterstützt.
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