Everhour ergänzt eingebettete Zeiterfassung, Stundensätze, Budgets und Berichte, um Asana-Projektarbeit in rechnungsreife Datensätze zu verwandeln.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, wenn Ihr Team Kundenarbeit in Asana verwaltet und einen Abrechnungsablauf benötigt, der mit Aufgaben, Projekten, zugewiesenen Personen und Status verknüpft ist. Die praktische Aufgabe besteht darin, Arbeitsaktivität in nutzbare Abrechnungsdatensätze zu verwandeln: Zeiteinträge, Abrechenbarkeit, Stundensätze, Budgetfortschritt und einen sauberen Export zur Prüfung.
Ein nutzbarer Abrechnungsdatensatz beginnt vor der Rechnungsstellung. Jeder Eintrag braucht eine Aufgabe, ein Projekt, eine Person, ein Datum, eine Dauer und eine Beschreibung, die die Arbeit klar genug für die Genehmigung erklärt. Die Person, die die Abrechnung prüft, muss außerdem sehen, ob die Zeit abrechenbar, nicht abrechenbar oder mit einem Festpreisbudget verknüpft ist.
Ein Abrechnungsablauf braucht drei miteinander verknüpfte Entscheidungen: welche Arbeit erfasst wird, welche erfasste Arbeit abrechenbar wird und welcher Stundensatz oder welches Budget gilt. Aufgabentitel und Projektnamen geben dem Eintrag Kontext. Die Abrechenbarkeit steuert, ob die Arbeit in der kundenseitigen Summe erscheint. Stundensätze verwandeln genehmigte Zeit in Geld.
Budgets verhindern, dass die Abrechnung am Monatsende zur Überraschung wird. Ein Projekt kann nach Stunden oder Geld überwacht werden, je nachdem, ob die Kundenvereinbarung einen Festpreis, eine Abrechnung nach Stunden oder keine Abrechnung vorsieht. Gute Abrechnungsdatensätze zeigen tatsächliche Zeit, verbleibendes Budget, abrechenbare im Vergleich zu nicht abrechenbaren Stunden und die der Summe zugrunde liegenden Einträge.
Der häufige Fehler besteht darin, den Projektstatus als ausreichenden Abrechnungsnachweis zu behandeln. Eine abgeschlossene Asana-Aufgabe sagt der prüfenden Person nicht, welche Person daran gearbeitet hat, wie lange die Arbeit gedauert hat, ob die Zeit abrechenbar war oder welcher Stundensatz gilt. Die Abrechnung braucht den Arbeitsdatensatz, nicht nur den Leistungsnachweis.
Teilen Sie Einträge auf, wenn eine Aufgabe sowohl kundenseitige Arbeit als auch interne Aktivität umfasst. Zum Beispiel sollten abrechenbare Implementierungszeit und interne Zeit für die Umfangsbestimmung nicht im selben Eintrag stehen, wenn nur eine davon auf die Rechnung gehört. Eine sauberere Trennung verhindert Überabrechnung, Unterabrechnung und manuelle Bereinigung, bevor die Finanzabteilung den Bericht exportiert.
Eine einmalige Abrechnungsprüfung reicht für ein kleines Projekt aus, wenn Sie vor dem Versand einer Rechnung nur erfasste Stunden, Abrechenbarkeit und eine Summe bestätigen müssen. Eine Tabelle kann eine eng begrenzte Prüfung bewältigen, wenn das Team klein ist, die Kundenregeln einfach sind und der Abrechnungszeitraum wenige Korrekturen hat.
Ein gesteuerter Ablauf wird notwendig, wenn erfasste Zeit wiederkehrende Rechnungen, Projektbudgets, Genehmigungen, Buchhaltungsexporte oder Berichte zur Kundenrentabilität speist. Everhour bettet Zeiterfassungsfunktionen in Asana ein, synchronisiert Projekt- und Aufgabenmetadaten und gibt Teams einen zentralen Ort für Timesheets, Budgets, abrechenbare Ansichten und exportierbare Berichte.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein Abrechnungsablauf sollte Zeit auf Aufgabenebene, Projektkontext, zugewiesene Person, Datum, Dauer, Beschreibung, Abrechenbarkeit, Stundensatz und Budgetbeziehung erfassen. Die prüfende Person braucht genügend Details, um die geleistete Arbeit mit der Kundenvereinbarung und der Rechnungssumme zu verbinden. Fehlender Aufgabenkontext oder unklare Beschreibungen führen während der Genehmigung zu vermeidbaren Fragen.
Stundensätze sollten zuerst der Abrechnungsvereinbarung folgen. Stundenbasierte Projekte verwenden Projekt-, Mitglieder- oder Aufgabenstundensätze. Festpreisprojekte brauchen dennoch erfasste Zeit, damit das Team den Aufwand für die Projektabwicklung mit dem vereinbarten Budget vergleichen kann. Interne Kostenstundensätze gehören in die Rentabilitätsprüfung, während abrechenbare Stundensätze in die kundenseitige Umsatzberechnung gehören.
Prüfen Sie Einträge mit fehlenden Beschreibungen, ungewöhnlich langen Dauern, späten manuellen Änderungen, nicht abrechenbarem Status bei Kundenarbeit und abrechenbarem Status bei interner Arbeit. Die prüfende Person sollte außerdem kontrollieren, ob in Rechnung gestellte Zeit bereits in einem früheren Abrechnungszeitraum verwendet wurde. Die doppelte Wiederverwendung von Zeiteinträgen ist ein Versagen der Abrechnungskontrolle.
Budgets geben der prüfenden Person in der Abrechnung eine Grenze, mit der sie die tatsächliche Arbeit vergleichen kann. Ein Projekt kann in Stunden oder Geld überwacht werden, und der Bericht sollte das verbleibende Budget neben erfasster Zeit und abrechenbaren Summen zeigen. Die Budgetprüfung ist am stärksten, wenn dieselbe Aufgaben- und Projektstruktur sowohl die Projektarbeit als auch die Abrechnungsdatensätze speist.
Gemischte Eintragstypen verursachen die meiste Bereinigung. Eine Aufgabe oder ein Zeiteintrag sollte abrechenbare Arbeit, nicht abrechenbare Arbeit und interne Verwaltung nicht kombinieren, wenn diese Kategorien auf der Rechnung unterschiedlich behandelt werden müssen. Separate Einträge beschleunigen Genehmigungen und halten exportierte Berichte leichter abstimmbar.
Everhour bettet Zeiterfassungsfunktionen in Asana-Aufgaben und -Projekte ein und synchronisiert dann Projektnamen, Aufgabentitel, benutzerdefinierte Felder und Tags in Berichte. So können Teams Aufgabenarbeit in Asana belassen, während Everhour erfasste Zeit, Abrechenbarkeit, Budgets und exportierbare Abrechnungsdatensätze in einer Ebene organisiert.
Everhour-Berichte können zur Tabellenprüfung exportiert werden, und Rechnungsabläufe können Rechnungsentwürfe an QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks senden. Exportierte Abrechnungsdatensätze können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag, Kosten, Rechnungsstatus und Projektdetails für die Übergabe an die Finanzabteilung enthalten.
Erfassen Sie genehmigte Stunden in Asana, prüfen Sie Abrechenbarkeit und Budgets und exportieren Sie dann Abrechnungsdatensätze über Everhour für sauberere Kundenrechnungen und die Übergabe an die Finanzabteilung.
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