Everhour macht aus Asana-Aufgabenzeit abrechnungsfertige Datensätze für Buchhalter, die saubere Rechnungen und Kundenberichte benötigen.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diesen Workflow, um Buchhaltungsarbeit in Asana mit Zeitdatensätzen zu verbinden, die Abrechnung, Prüfung und Kundenberichte unterstützen. Ein nützlicher Eintrag verknüpft die Stunden mit Kunde, Projekt, Aufgabe, Person, Datum und Arbeitsbeschreibung. Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, monatliche Buchhaltung, Bereinigungsarbeiten, Beratungsgespräche, Steuervorbereitung und Verwaltungszeit zu trennen, bevor die Rechnung erstellt wird.
Für Buchhalter ist die Trennung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit wichtig. Bereinigungsarbeiten für Kunden, Abstimmung, Einrichtung der Lohnabrechnung und Beratungsaufgaben benötigen in der Regel rechnungsfertige Details. Interne Prüfung, Kanzleimanagement, Schulung und Nacharbeit müssen möglicherweise sichtbar bleiben, ohne auf einer Kundenrechnung zu erscheinen. Der Datensatz sollte beide Kategorien bewahren, damit Rentabilitäts- und Auslastungsberichte den nicht abrechenbaren Teil der Woche nicht verlieren.
Ein guter Buchhaltungszeitdatensatz beginnt auf Aufgabenebene. Die Aufgabe identifiziert die Kundenarbeit, der Zeiteintrag erfasst Dauer und Datum, und die Abrechnungseinrichtung entscheidet, ob der Eintrag zu Umsatz wird. Ein sauberer Datensatz enthält eine kurze Beschreibung wie „Bankfeed für März abgestimmt und noch nicht zugeordnete Transaktionen kategorisiert" statt einer vagen Bezeichnung wie „Kundenarbeit".
Stundensätze brauchen dieselbe Disziplin. Buchhaltungsteams verwenden häufig unterschiedliche Sätze nach Person, Leistungsbereich oder Projekttyp. Ein Buchhalter, Controller und Prüfer von Steuerarbeiten sollten nicht zu einem einzigen gemischten Stundensatz zusammengeführt werden, es sei denn, die Kundenvereinbarung verwendet einen gemischten Satz. Die Rechnung bleibt belastbar, wenn Zeitdatensatz, Status als abrechenbar oder nicht abrechenbar, Stundensatz und Gruppierung der Positionen alle zu den Auftragsbedingungen passen.
Der häufigste Fehler besteht darin, Zeit erst zu erfassen, wenn die Rechnung fällig ist. Nachträglich erstellte Einträge verlieren Aufgabenkontext, zählen kurze Kundenfragen zu niedrig und verwischen nicht abrechenbare Prüfung mit abrechenbarer Leistungserbringung. Buchhalter sollten Zeit auf die Asana-Aufgabe erfassen, die die Arbeit ausgelöst hat, und dann eine Beschreibung hinzufügen, die detailliert genug ist, damit ein Manager oder Kunde die Rechnungsposition nachvollziehen kann.
Ein weiterer Fehler ist, jede Asana-Aufgabe als abrechenbar zu behandeln, weil sie zu einem Kundenprojekt gehört. Der Status als abrechenbar oder nicht abrechenbar gehört auf eine präzisere Ebene. Ein Kundenprojekt kann abrechenbare Abstimmungsaufgaben, nicht abrechenbares Beziehungsmanagement und interne Qualitätsprüfung enthalten. Trennen Sie diese Einträge vor dem Rechnungslauf, nicht erst, nachdem der Kunde die Gesamtsumme hinterfragt.
Eine einmalige Prüfung reicht aus, wenn Sie die für einen Kunden erfasste Zeit für eine Woche summieren, ein kleines Bereinigungsprojekt prüfen oder bestätigen müssen, dass Einträge vor der Abrechnung Beschreibungen haben. Die Ausgabe sollte Ihnen einen klaren Überblick geben, wer gearbeitet hat, welchen Asana-Aufgaben die Stunden zugeordnet wurden und welche Zeit aus der Rechnung herausbleiben sollte.
Ein gesteuerter Workflow ist wichtig, wenn mehrere Buchhalter Zeit einreichen, Manager Einträge freigeben und Rechnungen Stundensätze, Ausgaben, Rabatte, Steuern und Zahlungsbedingungen abbilden müssen. Everhour kann erfasste abrechenbare Zeit und abrechenbare Ausgaben in Rechnungen umwandeln, nicht abrechenbare Aufgaben ausschließen, Positionen nach der vom Kunden erwarteten Struktur gruppieren und Rechnungsentwürfe nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit dem Kundenprojekt und erfassen Sie dann Zeit auf der konkreten Aufgabe, die die Arbeit ausgelöst hat. Fügen Sie Datum, Dauer, Person, Status als abrechenbar oder nicht abrechenbar und eine Beschreibung hinzu, die die Buchhaltungsaktivität erklärt. Nützliche Beschreibungen nennen die ausgeführte Arbeit, etwa Abstimmung, Lohnabrechnungsprüfung, Bereinigung, Beratungsvorbereitung oder Prüfung von Steuerunterlagen.
Interne Prüfung, Schulung, Kanzleiverwaltung, Verkaufsgespräche und Nacharbeit außerhalb der Kundenvereinbarung sollten in der Regel nicht abrechenbar bleiben. Kundenbezogene Leistungserbringung sollte den Auftragsbedingungen folgen. Behalten Sie nicht abrechenbare Zeit in Berichten, statt sie zu löschen, weil sie Auslastung, Marge, Personaleinsatzdruck und die tatsächlichen Kosten der Betreuung jedes Kunden erklärt.
Eine Zeitnotiz sollte konkret genug für Freigabe und Kundenprüfung sein, ohne zu einem Journaleintrag zu werden. „Nicht kategorisierte Ausgaben geprüft und Korrekturen für den April-Abschluss gebucht" ist nützlich. „Buchhaltungsarbeit" ist zu allgemein. Die Notiz sollte die Buchhaltungsaktivität, den betreffenden Zeitraum oder die Datei und jedes kundenbezogene Arbeitsergebnis identifizieren.
Das größte Streitrisiko besteht darin, Rechnungspositionen zu senden, die sich nicht mit wiedererkennbarer Kundenarbeit verknüpfen lassen. Eine Summe wie „15 Stunden Buchhaltung" gibt dem Kunden wenig Kontext. Positionen, die nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder Leistungskategorie gruppiert sind, machen die Gebühr leichter prüfbar und reduzieren Rückfragen vor der Zahlung.
Ja, kurze Kundenfragen sollten erfasst werden, wenn der Auftrag Beratung, Support oder Kommunikation als abrechenbare Arbeit behandelt. Kleine Einträge zeigen außerdem, welche Kunden außerhalb geplanter Arbeitsergebnisse wiederkehrende Aufmerksamkeit beanspruchen. Markieren Sie die Zeit als nicht abrechenbar, wenn die Vereinbarung den Support einschließt oder die Kanzlei entscheidet, ihn nicht zu berechnen.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um, berechnet Rechnungsbeträge aus Stundensätzen und schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus. Buchhaltungsteams können Kundenvoreinstellungen nutzen, Rechnungsbedingungen anpassen und Rechnungsentwürfe nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren, wobei Statusdetails zurück zu Everhour synchronisiert werden.
Everhour synchronisiert Asana-Projekt- und Aufgabendetails in eine Berichtsebene, einschließlich Projektnamen, Aufgabentiteln, benutzerdefinierten Feldern und Tags. Buchhalter können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, verbleibendes Budget und detaillierte Berichtsspalten prüfen und Berichte dann für Kundenprüfung oder interne Analyse nach Excel exportieren.
Erfassen Sie freigegebene Buchhaltungsarbeit auf Asana-Aufgaben und lassen Sie Everhour dann abrechenbare Stunden und Ausgaben in Kundenrechnungen mit saubererer Übergabe an die Abrechnung umwandeln.
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