Everhour verwandelt Aufgabenarbeit in Asana in abrechenbare Kundendatensätze, Rechnungen und Berichte, ohne das Team aus Asana herauszuholen.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Teams, die Kundenarbeit in Asana verwalten, brauchen saubere Zeitdatensätze für die Abrechnung. Das praktische Ziel ist einfach: Verknüpfen Sie jeden Zeiteintrag mit dem richtigen Kunden, Projekt, der richtigen Aufgabe, Person, dem Datum und dem Abrechenbarkeitsstatus, bevor die Rechnung vorbereitet wird. Eine vage Wochensumme gibt einem Kunden nicht genug Details, um die Arbeit zu prüfen.
Ein belastbarer Datensatz beginnt dort, wo die Arbeit stattfindet. Die Aufgabe enthält die Zuweisung und den Kontext der Leistungserbringung. Der Zeiteintrag erfasst die tatsächlich aufgewendete Zeit. Die Abrechnungseinrichtung entscheidet, ob diese Zeit abrechenbar wird, intern bleibt oder nur die Projektkostenberichterstattung unterstützt. Diese Trennung ist wichtig, wenn ein Kundenprojekt Anrufe, Produktionsarbeit, Prüfzeit und interne Administration umfasst.
Ein kundenorientierter Zeitdatensatz sollte Projekt, Aufgabe, Mitarbeiter, Arbeitsdatum, Dauer und Beschreibung angeben. Der Abrechenbarkeitsstatus sollte klar sein, bevor die Abrechnungsprüfung beginnt. Stundensätze brauchen dieselbe Disziplin. Ein Projektstundensatz, Mitarbeiterstundensatz oder aufgabenspezifischer Stundensatz verändert den Rechnungsbetrag, daher sollte die Quelle des Stundensatzes zur Kundenvereinbarung passen.
Beschreibungen sollten die Arbeit erklären, ohne zu einem Tagebuch zu werden. Ein nützlicher Eintrag lautet „Überarbeitungsnotizen für die Homepage entworfen“ oder „Launch-Checkliste mit dem Designteam geprüft“. Ein schwacher Eintrag lautet „Admin“ oder „Arbeit“. Kurze, konkrete Beschreibungen reduzieren Rückfragen, besonders wenn mehrere Personen im selben Abrechnungszeitraum Zeit auf dasselbe Asana-Projekt erfassen.
Kundenprojekte enthalten oft Zeit, die sichtbar bleiben sollte, aber nicht abgerechnet werden sollte. Interne Planung, Nacharbeit außerhalb der Kundenvereinbarung, Schulung und Projektadministration können für Rentabilitätsberichte trotzdem wichtig sein. Die korrekte Kennzeichnung dieser Einträge hält die Rechnung sauber und bewahrt zugleich das vollständige Bild des Arbeitsaufwands für das Team.
Der häufige Fehler besteht darin, nicht abrechenbare Arbeit zu verbergen, statt sie zu klassifizieren. Verborgene Arbeit lässt Margen besser aussehen, als sie sind, und lässt Manager rätseln, warum ein Projekt mehr Kapazität verbraucht hat als erwartet. Ein besserer Workflow hält nicht abrechenbare Zeit im Projektdatensatz, schließt sie von der Kundenrechnung aus und prüft sie später nach Aufgabe, Person oder Kategorie.
Ein Ad-hoc-Zeiterfassungstool reicht für eine kurze Kundenaufgabe, einen einzelnen Auftragnehmer oder eine schnell verfügbare Belegdatei für eine Rechnung. Er funktioniert, wenn der Abrechnungszeitraum einfach ist, der Stundensatz offensichtlich ist und eine Person die Einträge prüfen kann, ohne Genehmigungen nachzuverfolgen oder alte Zeiteinträge zu korrigieren.
Ein verwalteter Workflow passt zu wiederkehrender Kundenarbeit. Everhour kann Zeit in Asana erfassen, abrechenbare und nicht abrechenbare Einträge trennen, abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen umwandeln und Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren. Genehmigte Datensätze, Rechnungsstatus und Übergabe an die Buchhaltung werden wichtig, sobald mehrere Personen, Stundensätze, Projekte und Abrechnungszeiträume beteiligt sind.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Jeder Eintrag sollte das Kundenprojekt, die Aufgabe, die Person, das Arbeitsdatum, die Dauer, den Abrechenbarkeitsstatus und eine kurze Arbeitsbeschreibung enthalten. Fügen Sie die richtige Quelle des Stundensatzes hinzu, wenn die Rechnung von Projektpreisen, mitarbeiterbezogenen Preisen oder Aufgabenpreisen abhängt. Diese Felder ermöglichen es einem Prüfer, die Zeit mit der erbrachten Arbeit zu verbinden.
Nicht abrechenbare Zeit sollte im Kundenprojekt bleiben, wenn sie echte Arbeit widerspiegelt, die mit diesem Auftrag verbunden ist. Markieren Sie sie als nicht abrechenbar, statt sie zu löschen. Die Rechnung bleibt sauber, und das Team sieht weiterhin die Arbeitskosten, die nötig sind, um Marge, Personaleinsatz und künftige Schätzungen zu verstehen.
Kundenzeitbeschreibungen sollten die konkret abgeschlossene Arbeit benennen, nicht jede kleine Handlung. „Q2-Analysezusammenfassung vorbereitet“ gibt einem Prüfer genug Kontext. „Meeting“ oder „Projektarbeit“ wirft Fragen auf. Nutzen Sie den Aufgabentitel für Struktur und dann die Beschreibung, um die abgerechnete Tätigkeit zu verdeutlichen.
Der größte Fehler ist, abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit unter vagen Aufgabennamen zu vermischen. Ein Kunde kann eine Gebühr nicht leicht genehmigen, wenn der Eintrag nur „Updates“ oder „Support“ sagt. Klarer Aufgabenkontext, Abrechenbarkeitsstatus, Dauer und Beschreibung reduzieren Streitigkeiten, bevor die Rechnung den Kunden erreicht.
Kundenzeit sollte vor der Rechnungsstellung geprüft werden, wenn mehr als eine Person Arbeit erfasst, mehrere Stundensätze gelten oder nicht abrechenbare Arbeit im selben Projekt liegt. Die Prüfung erkennt fehlende Beschreibungen, falschen Abrechenbarkeitsstatus, doppelte Einträge und Zeit, die dem falschen Kundenprojekt zugeordnet ist.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um. Es berechnet Beträge aus Stundensätzen, Zeit und abrechenbaren Ausgaben, schließt nicht abrechenbare Arbeit aus, unterstützt Standardwerte für Kunden und exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks, wobei der Status in Everhour sichtbar ist.
Everhour synchronisiert Asana-Projekte, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder und Tags in seine Berichtsebene. Teams können Berichte mit Zeit, abrechenbarem Betrag, Kosten, Rechnungsstatus und Projektdetails erstellen und sie dann exportieren, wenn ein Kunde, Manager oder Prüfer in der Buchhaltung den Datensatz benötigt.
Erfassen Sie genehmigte Kundenarbeit in Asana, klassifizieren Sie abrechenbare Zeit und erstellen Sie Rechnungen aus den Datensätzen. Everhour verbindet Zeit auf Aufgabenebene mit der Abrechnung und reduziert manuellen Bereinigungsaufwand.
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