Asana hält Projektarbeit organisiert, während Everhour Aufgabenzeit, Stundensätze und Status der Abrechenbarkeit für sauberere Kundenrechnungen verbindet.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Diese Seite richtet sich an Teams, die Kundenprojekte in Asana verwalten und abgeschlossene Aufgabenarbeit in abrechnungsfertige Rechnungsdaten umwandeln müssen. Das praktische Ergebnis ist eine saubere Quelle für Kundenrechnungen: freigegebene Aufgabenstunden, der richtige Projekt- oder Mitgliederstundensatz und eine Positionsstruktur, die der Kunde verstehen kann, ohne den vollständigen Projektplan zu lesen.
Ein nützlicher Rechnungsdatensatz beginnt vor dem Abrechnungstag. Jede Aufgabe sollte genug Kontext enthalten, um die Arbeit zu erklären, und jeder Zeiteintrag sollte mit dem richtigen Projekt, der richtigen Person, dem richtigen Datum und dem richtigen Abrechnungsstatus verbunden sein. Diese Struktur hält die Rechnung an die Arbeit gebunden, die Ihr Team bereits geprüft hat, statt an eine separate Tabelle, die aus dem Gedächtnis neu aufgebaut wird.
Die wichtigste Entscheidung ist, welche Arbeit auf die Kundenrechnung gehört. Abrechenbare Arbeit sollte der Kundenvereinbarung entsprechen, während interne Prüfung, Schulung, Nacharbeit außerhalb der Vereinbarung und Account-Management oft nicht abrechenbar bleiben. Die genaue Trennung ergibt sich aus Ihrem Vertrag oder Ihrer Richtlinie, nicht allein aus dem Aufgabennamen.
Eine belastbare Abrechnungsprüfung verwendet in jedem Zeitraum dieselben Kategorien. Zum Beispiel kann Entwicklung an einer freigegebenen Funktion abrechenbar bleiben, während eine Teambesprechung zur Ressourcenplanung als nicht abrechenbare Projektzeit sichtbar bleiben kann. Beide Arten im Datensatz zu behalten, schützt die Margenanalyse, ohne den kundenbezogenen fälligen Betrag aufzublähen.
Eine kundenfertige Rechnung benötigt Datumsangaben oder Zeitraumabdeckung, Projekt- oder Aufgabenbezeichnungen, abrechenbare Stunden, Stundensätze, Beträge, Steuern oder Rabatte, wenn sie gelten, und Zahlungsbedingungen. Positionen sollten auf der Ebene gruppiert werden, die der Kunde erwartet. Manche Kunden wünschen eine Projektzusammenfassung; andere wünschen Details auf Aufgaben-, Personen- oder Datumsebene.
Stundensätze benötigen dieselbe Disziplin wie Stunden. Ein Festpreisprojekt, ein stündlicher Projektstundensatz, ein mitgliederbasierter Stundensatz und ein benutzerdefinierter Aufgabenstundensatz erzeugen unterschiedliche Rechnungsdatensätze. Nicht abrechenbare Aufgabenzeit sollte aus der abrechenbaren Gesamtsumme herausbleiben, auch wenn sie zum selben Asana-Projekt gehört.
Eine einmalige Rechnungsprüfung reicht aus, wenn Sie einen Kunden, ein kurzes Projekt und eine kleine Menge an Aufgabenstunden zu prüfen haben. Die Arbeit wird riskant, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Stundensätze je nach Person oder Aufgabe variieren oder dasselbe Asana-Projekt wiederkehrende Kundenabrechnung speist.
Everhour passt in den verwalteten Workflow, indem es abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit aus Asana-Aufgabenarbeit in Administrationsberichte für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten überführt. Das gibt der für die Abrechnung verantwortlichen Person vor der Rechnungsstellung einen wiederholbaren Prüfpfad statt eines manuellen Neuaufbaus am Monatsende.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit dem Abrechnungszeitraum und prüfen Sie dann Aufgabenzeit nach Projekt, Person, Datum und Status der Abrechenbarkeit. Bestätigen Sie, dass jeder abrechenbare Eintrag der Kundenvereinbarung entspricht und dass nicht abrechenbare Arbeit für interne Berichte sichtbar bleibt. Die endgültige Rechnungsquelle sollte die ausgeführte Arbeit, den angewendeten Stundensatz und den abrechnungsfertigen Betrag zeigen.
Nützliche Rechnungsdetails umfassen den Projektnamen, den Aufgabentitel, das Arbeitsdatum oder den Abrechnungszeitraum, Person oder Rolle, wenn relevant, abrechenbare Stunden, Stundensatz und eine kurze Arbeitsbeschreibung. Die richtige Detailebene hängt von der Kundenvereinbarung ab. Zu wenig Kontext erzeugt Fragen; zu viel Rauschen auf Aufgabenebene verlangsamt die Prüfung.
Nicht abrechenbare Zeit sollte in internen Abrechnungsdatensätzen bleiben, weil sie Projektaufwand und Marge erklärt. Sie sollte den Rechnungsbetrag nicht erhöhen, es sei denn, der Vertrag besagt, dass die Arbeit abrechenbar ist. Nicht abrechenbare Zeit sichtbar zu halten, hilft Verantwortlichen außerdem, schleichende Umfangsausweitung, interne Nacharbeit und Kundenbetreuung zu erkennen, die den Gewinn mindern.
Streitigkeiten entstehen oft durch vage Aufgabennamen, fehlende Beschreibungen, verspätete manuelle Zeiteinträge, uneinheitlichen Status der Abrechenbarkeit oder Stundensatzänderungen, die nicht ab dem richtigen Datum angewendet wurden. Die für die Abrechnung verantwortliche Person sollte diese Punkte prüfen, bevor sie die Rechnung sendet, insbesondere wenn mehrere Mitwirkende am selben Projekt gearbeitet haben.
Verwenden Sie die Detailebene, die der Kunde schnell freigeben kann. Ein kleines Festpreisprojekt kann eine Zusammenfassung auf Projektebene verwenden, während ein Auftrag nach Aufwand oft Positionen auf Aufgaben-, Datums- oder Personenebene benötigt. Eine konsistente Gruppierungsmethode ist wichtiger als maximale Detailtiefe, weil Kunden jede Rechnung mit der vorherigen vergleichen.
Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit durch den Projektabrechnungsstatus, Steuerungsmöglichkeiten für nicht abrechenbare Zeit auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze und Ausnahmen bei Mitgliederstundensätzen. Administrationsberichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen, sodass die für die Abrechnung verantwortliche Person Rechnungssummen prüft, bevor sie an den Kunden gehen.
Everhour-Berichte können mit Spalten, Gruppierungen, Filtern und Datumsbereichen aufgebaut und dann als CSV-, Excel-/XLSX- oder PDF-Dateien heruntergeladen werden. Das gibt Abrechnungsteams einen exportierbaren Datensatz nach Projekt, Aufgabe, Mitglied, abrechenbarer Zeit, Kosten und rechnungsbezogenen Feldern.
Verfolgen Sie Status der Abrechenbarkeit, Stundensätze und Aufgabenzeit aus Asana-Projekten in Everhour und prüfen Sie anschließend saubere Abrechnungsberichte, bevor Kundenrechnungen versendet werden.
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