Everhour verbindet die in Asana erfasste Aufgabenzeit mit Abrechnungsworkflows, sodass die Rechnungsvorbereitung bei freigegebener Projektarbeit beginnt.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Die Asana-Rechnungserstellung beginnt mit der Arbeit, die bereits in Asana organisiert ist: Projekte, Aufgaben, zugewiesene Personen, Status, Tags und der gegenüber dem Kunden sichtbare Leistungsumfang. Die Aufgabe besteht darin, diesen Arbeitsnachweis in abrechenbare Positionen umzuwandeln, ohne den Aufgabenkontext zu verlieren, der den Rechnungsbetrag erklärt. Eine saubere Rechnungsspur zeigt, welche Arbeit stattgefunden hat, wer sie erledigt hat, ob sie abrechenbar war und welchem Kunden oder Projekt die Position in Rechnung gestellt werden sollte.
Für ein Dienstleistungsteam ist das praktische Ergebnis nicht nur eine Rechnungssumme. Sie brauchen ein Dokument, das der Kunde prüfen kann, ohne einen anschließenden Nachrichtenverlauf. Jeder abrechenbare Eintrag sollte mit dem richtigen Projekt, der richtigen Aufgabe, Person, dem richtigen Datum und der richtigen Abrechnungsregel verbunden sein. Interne Arbeit, Nacharbeit, Verwaltungszeit und nicht abrechenbare Besprechungen sollten in Berichten sichtbar bleiben, aber nicht in den fälligen Betrag einfließen.
Ein nützlicher Rechnungsworkflow trennt drei Ebenen: das Asana-Arbeitselement, die Zeit- oder Kostenaufzeichnung und die dem Kunden angezeigte Rechnungsposition. Das Arbeitselement erklärt die Dienstleistung. Die Zeitaufzeichnung enthält Dauer, Datum, Person und Abrechenbarkeit. Die Rechnungsposition fasst diese Aufzeichnungen in dem Format zusammen, das der Kunde erwartet, etwa nach Projekt, Aufgabe, Person oder Datum.
Ein Kunde möchte beispielsweise möglicherweise eine Position für Designüberarbeitungen und eine weitere für die Implementierung, selbst wenn beide aus demselben Asana-Projekt stammen. Ein anderer Kunde bevorzugt vielleicht eine wöchentliche Position pro Person. Die richtige Gruppierung hängt vom Vertrag ab, nicht allein von der Projektstruktur. Behalten Sie genügend Details, um die Rechnung begründen zu können, aber vermeiden Sie es, einen Aufgaben-Dump zu senden, wenn der Kunde ein zusammengefasstes Format freigegeben hat.
Rechnungsprobleme entstehen in der Regel, bevor die Rechnung erstellt wird. Eine Aufgabe mit fehlender Kennzeichnung der Abrechenbarkeit, einer unklaren Beschreibung oder Zeit, die dem falschen Projekt zugeordnet ist, führt später zu einer Abrechnungsstreitigkeit. Der Prüfschritt sollte nicht fakturierte Zeit, Ausschlüsse nicht abrechenbarer Zeiten, Stundensätze für Projekte oder Teammitglieder, abrechenbare Ausgaben, Steuern, Rabatte und Zahlungsbedingungen prüfen, bevor die Rechnung das Team verlässt.
Die stärkste Prüfgewohnheit ist ein kurzer Abschlusszyklus. Geben Sie Zeit frei, korrigieren Sie Aufgabenzuordnungen, bestätigen Sie abrechenbare Arbeit und erstellen Sie dann die Rechnung aus den geprüften Aufzeichnungen. Diese Reihenfolge schützt die Kundenbeziehung, weil die Rechnung akzeptierte Arbeit statt roher Zeiteinträge widerspiegelt. Sie verhindert außerdem, dass dieselbe Zeit auf einer späteren Rechnung erneut verwendet wird.
Ein Prozess für Einzelrechnungen reicht aus, wenn Sie ein einzelnes Projekt, eine kleine Anzahl von Einträgen und einen Kunden haben, der eine einfache Zusammenfassung akzeptiert. Eine manuelle Prüfung funktioniert weiterhin, wenn der Rechnungszeitraum kurz ist und das Team schnell bestätigen kann, was berechnet werden sollte. Das Risiko wächst, wenn mehrere Personen Zeit über Asana-Aufgaben hinweg erfassen, Stundensätze variieren oder Freigaben erst nach Abschluss des Abrechnungszeitraums stattfinden.
Ein verwalteter Workflow liefert Ihnen eine stärkere Aufzeichnung. Everhour kann Planung, erfasste Zeit, Freigaben, Berichte und Rechnungsstellung auf Asana-Projekte aufsetzen, sodass die Abrechnung von derselben Arbeitsstruktur ausgeht, die das Team jeden Tag verwendet. Für größere Teams hält die Ressourcenplanung außerdem Erwartungen an die Auslastung sichtbar, bevor der Abrechnungszeitraum zu einer eiligen Rechnungsprüfung wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Sie brauchen für jeden abrechenbaren Eintrag das Projekt, die Aufgabe, die Person, das Datum, die Dauer, die Abrechenbarkeit und die Grundlage für den Stundensatz. Kundendaten, Zahlungsbedingungen, Steuern, Rabatte und Ausgabenaufzeichnungen sind ebenfalls wichtig, wenn sie zutreffen. Eine klare Rechnung nutzt diese Aufzeichnungen, um Arbeit in Positionen zu gruppieren, die der Kunde erkennen und freigeben kann.
Eine Rechnung sollte den Detaillierungsgrad zeigen, den der Kunde gemäß Vertrag erwartet. Manche Kunden brauchen Details auf Aufgabenebene für die Freigabe, während andere eine Projekt- oder Phasenzusammenfassung benötigen. Behalten Sie die detaillierte Aufgabenaufzeichnung in jedem Fall intern, weil sie die Rechnung stützt, falls der Kunde zu einer Position nachfragt.
Der schwierigste Bereinigungsaufwand entsteht, wenn Rechnungen erstellt werden, bevor Zeit freigegeben und die Abrechenbarkeit geprüft wurde. Dieser Fehler kann interne Arbeit in die Rechnung aufnehmen, abrechenbare Arbeit auslassen oder Zeit dem falschen Projekt zuordnen. Prüfen Sie zuerst nicht fakturierte Zeit und erstellen Sie die Rechnung dann aus korrigierten Aufzeichnungen.
Ausgaben sollten vor der Rechnungserstellung mit Kategorie, Beschreibung, Menge, Betrag und Abrechenbarkeit erfasst werden. Abrechenbare Ausgaben können neben abrechenbarer Zeit erscheinen, wenn die Kundenvereinbarung dies erlaubt. Nicht abrechenbare Ausgaben sollten in Projektkostenberichten verbleiben, ohne den vom Kunden fälligen Betrag zu erhöhen.
Verwenden Sie einen Rechnungsworkflow, der einbezogene Zeit nach der Rechnungserstellung als fakturiert markiert. Dieser Status verhindert, dass dieselben Aufzeichnungen im nächsten Abrechnungszyklus erneut als nicht fakturierte Arbeit erscheinen. Eine separate Prüfung des Rechnungsstatus hilft außerdem, wieder geöffnete Aufgaben oder verspätete Zeiteinträge zu erkennen.
Everhour Resource Planning zeigt geplante Arbeit auf visuellen Zeitachsen mit Mitglieds- und Projektansichten, wöchentlicher Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplanter Abwesenheit und Vergleichen zwischen geplanter und tatsächlicher Zeit. Diese Planungsaufzeichnung hilft Teams, überlastete Zeiträume und nicht übereinstimmende Erwartungen zu erkennen, bevor erfasste Asana-Arbeit die Rechnungsprüfung erreicht.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um, mit Positionsgruppierung nach Strukturen wie Projekt, Aufgabe, Person oder Datum. Nachdem Zeit fakturiert wurde, markiert Everhour sie als fakturiert, sodass dieselbe Arbeit in der künftigen Rechnungsvorbereitung nicht erneut erscheint.
Planen Sie Kapazität, geben Sie Zeit frei und erstellen Sie dann die Rechnung aus derselben Asana-Projektaufzeichnung. Everhour Resource Planning hält Auslastungen sichtbar, bevor die Abrechnung zur Bereinigung wird.
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