Everhour ergänzt Asana-Aufgaben um abrechenbare Zeiterfassung, Stundensätze, Berichte und Rechnungsworkflows, damit genehmigte Arbeit in Richtung Kundenabrechnung weiterlaufen kann.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Diese Seite richtet sich an Teams, die Asana-Aufgabenaktivität in kundenbezogene abrechenbare Zeit umwandeln müssen. Die praktische Aufgabe ist einfach: erfassen, wer gearbeitet hat, wo die Arbeit stattgefunden hat, wie viel Zeit protokolliert wurde, ob diese Zeit abrechenbar ist und welcher Stundensatz sie bepreist, bevor der Kunde die Rechnung sieht.
Die Erfassung abrechenbarer Zeiten braucht auch die nicht abrechenbare Seite. Interne Prüfung, Überarbeitungen außerhalb des Umfangs, Verwaltungsarbeit und Projektmanagementzeit gehören oft in die Aufzeichnung, auch wenn sie nicht berechnet werden sollten. Wenn beide Kategorien sichtbar bleiben, erhalten Manager einen vollständigen Blick auf Aufwand, Marge und potenzielle Auswirkungen auf die Kundenabrechnung.
Ein nützlicher Asana-Abrechnungsworkflow beginnt mit einer klaren Abrechnungseinrichtung für das Projekt. Ein Projekt kann in Everhour nach Projektstundensatz, Mitgliederstundensatz oder Festpreis bepreist werden. Innerhalb eines abrechenbaren Projekts kann eine Aufgabe weiterhin als nicht abrechenbar markiert werden, sodass ihre Zeit in Berichten bleibt, ohne die abrechenbare Gesamtsumme zu erhöhen.
Die Entscheidung zum Stundensatz sollte zum Vertrag passen. Ein gemischter Projektstundensatz passt zu einfachen Dienstleistungen. Mitgliederstundensätze passen zu Teams mit unterschiedlichen Senioritätsstufen. Benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze passen zu Arbeit auf Aufwands- und Materialbasis, bei der bestimmte Aufgabentypen unterschiedliche Preise haben. Der Projektstundensatz eines Mitglieds kann auch auf 0 gesetzt werden, wenn die Arbeit dieser Person nicht abrechenbar bleiben soll.
Eine kundenbezogene Zeitaufzeichnung sollte Projekt, Aufgabe, Person, Datum, Dauer, Abrechenbarkeit und eine klare Beschreibung zeigen, wenn der Aufgabentitel allein die Arbeit nicht erklärt. Kurze Notizen helfen Prüfern, Umsetzung, Prüfung, Recherche, Besprechungen und Korrekturen zu unterscheiden, bevor die Rechnung erstellt wird.
Der häufige Fehler besteht darin, jede Asana-Aufgabenstunde als rechnungsbereit zu behandeln. Zeit braucht weiterhin eine Abrechnungsprüfung. Manager sollten fehlende Notizen, ungewöhnliche Summen, auf die falsche Aufgabe protokollierte Arbeit und Kennzeichnungen als abrechenbar vor der Genehmigung prüfen. Diese Prüfung schützt die Kundenbeziehung und hält nicht abrechenbaren Aufwand für die Rentabilitätsanalyse nützlich.
Eine informelle einmalige Zusammenzählung reicht aus, wenn eine Person schnell eine Gesamtsumme für einen kleinen Kundenauftrag braucht. Sie reicht nicht mehr aus, wenn mehrere Personen Arbeit über Asana-Projekte hinweg protokollieren, Stundensätze je nach Person oder Aufgabe unterschiedlich sind oder Rechnungen eine klare Spur von genehmigten Stunden zu abgerechneten Beträgen benötigen.
Everhour gibt diesem Prozess einen verwalteten Workflow: eingebettete Asana-Erfassungskontrollen, Timesheet-Genehmigung, Berichte zu abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten, rechnungsrelevante Beträge auf Basis von Stundensätzen und Schutz davor, bereits in Rechnung gestellte Zeit erneut zu verwenden. Genehmigte, mit Stundensätzen bepreiste Stunden können in die Abrechnung übergehen, ohne dieselbe Aufzeichnung in einer Tabelle neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Zeit ist erfasste Arbeit, für die der Kunde gemäß Projektvereinbarung zahlen sollte. In einem Asana-Workflow mit Everhour legen Administratoren die Projektabrechnungsmethode fest, anschließend kann bestimmte Aufgabenzeit in abrechenbare Gesamtsummen einbezogen oder daraus ausgeschlossen werden. Nicht abrechenbare Arbeit bleibt in Berichten weiterhin für die Prüfung von Marge und Auslastung sichtbar.
Stundensätze sollten der Vertragsstruktur folgen. Verwenden Sie einen Projektstundensatz, wenn alle genehmigten Arbeiten denselben Stundenpreis haben, Mitgliederstundensätze, wenn Personen zu unterschiedlichen Preisen abrechnen, und benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze, wenn bestimmte Arbeitsarten ihren eigenen Preis benötigen. Everhour trennt außerdem abrechenbare Stundensätze von internen Kostensätzen für Berichte zu Umsatz, Kosten und Gewinn.
Interne Koordination, Prüfung außerhalb des Umfangs, administrative Bereinigung und Arbeit, die dem Kunden nicht berechnet wird, sollten in der Aufzeichnung bleiben, wenn sie Projektkosten oder Kapazität beeinflussen. Diese Zeit zu verbergen, lässt die Rentabilität besser aussehen, als sie ist. Markieren Sie sie stattdessen als nicht abrechenbar und prüfen Sie sie dann neben abrechenbarer Zeit.
Ein bereiter Eintrag hat das richtige Projekt, die richtige Aufgabe, Person, Datum, Dauer, Abrechenbarkeit und genug Beschreibung, damit ein Prüfer den Rechnungsposten versteht. Genehmigte Zeit sollte vor der Rechnungsstellung geprüft werden, besonders wenn mehrere Personen am selben Kundenprojekt gearbeitet haben oder wenn Stundensätze je nach Mitglied oder Aufgabe unterschiedlich sind.
Die Kundenabrechnung kann abrechenbare Ausgaben neben abrechenbarer Zeit enthalten, wenn die Beauftragung Erstattung oder durchlaufende Kosten erlaubt. Die Ausgabenaufzeichnung sollte bei Bedarf Projekt, Kategorie, Beschreibung, Menge oder Betrag und Belegnachweis ausweisen. Ausgaben sollten geprüft werden, bevor sie auf einer Rechnung erscheinen.
Everhour Expenses verfolgt Projektkosten neben abrechenbaren Stunden, einschließlich Belegbildern oder PDFs und einheitenbasierter Kategorien wie Fahrstrecke oder Druck. Abrechenbare Ausgaben können mit Details zu Kategorie, Beschreibung, Menge und Betrag zu Rechnungen hinzugefügt werden, wodurch die Abrechnungsaufzeichnung mehr als nur Arbeitszeit enthält.
Everhour Billing & Invoicing markiert Zeit als in Rechnung gestellt, nachdem sie in eine Rechnung aufgenommen wurde, sodass dieselben genehmigten Stunden nicht erneut als nicht in Rechnung gestellte Zeit erscheinen. Teams können Rechnungen aus ausgewählter nicht in Rechnung gestellter Zeit und Ausgaben erstellen, die Aufschlüsselung in der Vorschau prüfen und den Rechnungsstatus in Everhour sichtbar halten.
Erfassen Sie genehmigte Stunden und abrechenbare Ausgaben, bevor sie den Kunden erreichen. Everhour verbindet Asana-Aufgabenarbeit mit Stundensätzen, Ausgabenaufzeichnungen, Rechnungserstellung und Übergabe an die Buchhaltung.
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